Jednolity Plik Kontrolny dla faktur VAT – JPK_FA

JPK_FA bez tajemnic: czym jest, z jakich elementów się składa, kto go musi generować i w jakich sytuacjach, a którzy przedsiębiorcy są zwolnieni z tego obowiązku. Przedstawiamy najważniejsze informacje o Jednolitym Pliku Kontrolnym dla faktur.

Co to jest JPK_FA?

JPK_FA, czyli Jednolity Plik Kontrolny dla faktur wystawianych przy użyciu programów komputerowych, służy do przesyłania informacji o transakcjach gospodarczych do urzędu skarbowego lub odpowiedniego organu skarbowego. Taka elektroniczna forma ewidencji umożliwia sprawną i szybką kontrolę danych podatkowych. JPK_FA jest generowany i przesyłany tylko na żądanie organów podatkowych. 

Podatnik ma na jego wysyłkę przynajmniej 3 dni. W uzasadnionych przypadkach (do takich należy m.in. duża liczba danych) może zwrócić się do organu podatkowego o wydłużenie terminu, który jest wyznaczony w wezwaniu.

Co zawiera JPK_FA?

JPK_FA zawiera szczegółowe informacje dotyczące faktur sprzedaży wystawionych w określonym czasie:

• rodzaj faktury (m.in. zwykła faktura VAT, faktura VAT korygująca, faktura VAT zaliczkowa);
• szczegółowe pozycje faktury (kod waluty, data wystawienia, dane nabywcy i sprzedawcy, numer faktury, cena jednostkowa towaru lub usługi netto, wartość sprzedaży netto, stawka podatku);
• informacje dodatkowe na temat faktur korygujących, w tym przyczynę jej wystawienia i numer.

Struktura pliku JPK_FA

Struktura pliku kontrolnego dla faktur obejmuje wyłącznie faktury sprzedaży i składa się z sekcji:

1. Nagłówek – zawiera dane dotyczące Jednolitego Pliku Kontrolnego.
2. Podmiot1 – dane identyfikujące podmiot przekazujący JPK (NIP, REGON, nazwa podmiotu, dane adresowe).
3. Faktura – dane syntetyczne dotyczące faktury.
4. FakturaCtrl – sumy kontrolne dla danych syntetycznych faktur z sekcji Faktura.
5. FakturaWiersz — dane analityczne z poziomu pojedynczego wiersza faktury.
6. FakturaWierszCtrl — sumy kontrolne dla danych analitycznych poszczególnych wierszy faktur z sekcji FakturaWiersz.

Od kiedy JPK_FA jest obowiązkowy?

Obowiązek generowania JPK_FA wszedł w życie 1 lipca 2018 roku.

Kogo obowiązuje JPK_FA?

JPK_FA obowiązuje wszystkich podatników prowadzących ewidencję księgową w formie elektronicznej. Do tej grupy należą podmioty zarejestrowane do VAT w Polsce, które nie mają w naszym kraju stałego miejsca prowadzenia działalności.

Organy podatkowe mogą żądać przekazania plików JPK – w czasie czynności sprawdzających, postępowania podatkowego, kontroli podatkowej lub celno-skarbowej.

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:

1. Do kiedy JPK?
2. Wysyłka JPK – instrukcja
3. Korekta JPK, czyli jak skorygować Jednolity Plik Kontrolny?
4. JPK_V7 – Jednolity Plik Kontrolny
5. JPK_KR, czyli Jednolity Plik Kontrolny dla Ksiąg Rachunkowych

Kogo nie dotyczy JPK_FA?

Warto pamiętać, że nie ma obowiązku prowadzenia ksiąg przy użyciu aplikacji komputerowych. Przedsiębiorcy mogą zatem wystawiać faktury i prowadzić ewidencję w formie papierowej. Takie podmioty wezwane przez organy skarbowe przedstawiają dokumenty papierowe, czyli nie muszą tworzyć pliku JPK FA (oraz innych struktur na żądanie).

JPK_FA nie muszą przesyłać na żądanie organu podatkowego przedsiębiorcy, którzy wystawiają faktury ustrukturyzowane. Dostęp do takich dokumentów zapewnia Krajowy System e-Faktur.

Jak generować JPK FA?

JPK_FA można wygenerować i wysłać za pomocą programu do fakturowania używanego w danej firmie oraz bezpłatnych aplikacji Klient JPK WEB (podatki.gov.pl) i e-mikrofirma (opcja dla podatników prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą). Jeżeli powyższe sposoby na dostarczenie JPK_VAT są niedostępne, to dopuszczalne jest przekazanie dokumentu na informatycznym nośniku danych (np. karcie pamięci czy pendrive’a).

Warto wspomnieć, jak działa konwerter JPK FA do JPK VAT, czyli narzędzie udostępniane w wielu programach księgowych. Użytkownik wskazuje w konwerterze plik JPK_FA, a następnie wybiera przycisk zatwierdzający polecenie „Konwertuj do JPK_VAT” (to ogólny schemat, który może się nieco różnić w konkretnych aplikacjach).

Wygeneruj JPK_FA w Małej Księgowości

W programie księgowym Mała Księgowość możesz również wygenerować Jednolity Plik Kontrolny dla faktur JPK_FA. Wygląda to tak samo, jak tworzenie każdego innego JPK.

Aby zrobić, najpierw wejdź w 'Księgowość’ > 'Zestawienia’ > 'Jednolity Plik Kontrolny’. Następnie:

1. utwórz nowy plik – wprowadź wszystkie potrzebne dane, wykorzystaj opcję sprawdzenia jego poprawności ze strukturą XSD;
2. kliknij 'Podpisz i wyślij’ – plik możesz podpisać profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym;
3. możesz również sprawdzić stan wysyłki, wybierając taką opcję.