Dokumentacja księgowa stanowi dowód na wypadek kontroli urzędu skarbowego. Z tego względu po zamknięciu roku obrotowego, należy ją archiwizować i przechowywać w prawidłowy i bezpieczny sposób. Jak to zrobić? Sprawdziliśmy!
Przedsiębiorcy mają obowiązek bieżącego aktualizowania swoich informacji w tym zakresie, a więc zapoznawania się ze wszelkimi nowelizacjami prawa, ponieważ jego nieznajomość będąca przyczyną powstałych naruszeń nie stanowi usprawiedliwienia i nie jest podstawą dla uniknięcia ewentualnych kar. W niniejszym poradniku przedstawiamy wszelkie informacje, jakie powinieneś znać, aby poprawnie przechowywać i archiwizować firmową dokumentację księgową. Zapraszamy do lektury!
Spis treści
Prawidłowe archiwizowanie dokumentów księgowych
Dokumentacja księgowa przedsiębiorstwa stanowi główny dowód w razie przeprowadzania ewentualnej kontroli skarbowej. Z tego względu niezmiernie istotne jest, aby była właściwie przechowywana i archiwizowana.
Które dokumenty należy archiwizować?
Wśród najistotniejszych dokumentów, które należy wziąć pod uwagę, znajdują się:
- księgi podatkowe – mowa tutaj o księgach rachunkowych oraz księgach przychodów i rozchodów;
- ewidencje podatkowe;
- rejestry VAT sprzedaży i zakupów;
- dowody księgowe – na przykład: faktury, ich korekty i duplikaty, paragony z NIP-em;
- dokumenty inwentaryzacyjne – na przykład spis z natury;
- sprawozdania finansowe.
Warto również archiwizować deklaracje VAT oraz wydane dla nich Urzędowe Poświadczenia Odbioru (UPO), chociaż aktualnie nie jest to już obowiązkowe.
Jak archiwizować dokumenty księgowe?
Ustawodawca postanowił uregulować sposób archiwizowania dokumentacji księgowej, aby w ten sposób uniknąć chaosu oraz zagrożeń bezpieczeństwa przechowywanych danych. Archiwum powinno zostać tak zorganizowane, aby ułatwiło szybkie odszukanie konkretnych danych oraz aby dostęp do nich nie był utrudniony.
Dokumenty powinny być przechowywane w oryginalnej postaci. Zasada ta obowiązuje w szczególności księgi rachunkowe oraz sprawozdania finansowe, ale warto jej przestrzegać również w przypadku innych papierów księgowych.
Dokumentacja powinna zostać uporządkowana zgodnie ze sposobem prowadzenia ksiąg. Powinna zostać podzielona zgodnie z konkretnymi okresami rozliczeniowymi. Warto oznaczyć ją symbolem co do rodzaju pisma, końcowych lat oraz oznaczeniem konkretnego zbioru.
Gdzie przechowywać dokumenty?
Punkt archiwizacji dokumentacji przedsiębiorstwa powinien zostać zgłoszony do urzędu skarbowego. Może nim być: siedziba przedsiębiorstwa, jego oddział, miejsce, gdzie wykonywana jest działalność gospodarcza lub każde inne miejsce, które jest powiązane z konkretnym przedsiębiorstwem.
Archiwum powinno zostać we właściwy sposób zabezpieczone przed czynnikami zewnętrznymi, na przykład: wilgocią, pożarem, czy promieniowaniem UV oraz przed dostępem osób nieupoważnionych. Jednocześnie jednak zbiór powinien być łatwo dostępny dla uprawnionych pracowników i inspektorów przeprowadzających kontrolę skarbową.
Nie ma żadnych przeciwwskazań, aby archiwizacją dokumentacji zajęły się biura księgowe, czy uprawnione do tego podmioty świadczące usługi outsourcingu. Każdorazowo, kiedy miejsce archiwizowania dokumentacji ulega zmianie, należy o tym poinformować właściwy urząd skarbowy. Takiego zgłoszenia należy dokonać maksymalnie w terminie 15 dni od wydania dokumentacji podmiotowi zewnętrznemu. Pamiętaj jednak, że dostęp do dokumentacji nie może być utrudniony dla organów kontroli skarbowej.
Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej
Coraz powszechniejszą opcją jest przechowywanie dokumentacji księgowej w formie elektronicznej. W takim przypadku dowody księgowe należy dobrze chronić przed dostępem osób niepowołanych, a nośniki, na których utrzymywane są dane, powinny wykazywać odporność na zagrożenia zewnętrzne.
Dane elektroniczne uznawane są za nietrwałe, dlatego ustawodawca nakazuje systematyczne tworzenie ich kopii zapasowych. Ten nakaz należy traktować szczególnie poważne, jeśli korzysta się z rozwiązań chmurowych, które są zależne od połączenia z siecią Internet.
Zaleca się, aby przedsiębiorcy stosowali jedynie profesjonalne systemy do archiwizacji dokumentów księgowych oraz korzystali z zaawansowanego oprogramowania zapewniającego ochronę danych.
W przypadku rezygnacji z dokumentacji papierowej konieczne jest posiadanie dostępu do akceptowanego przez urzędy podpisu elektronicznego. Mowa tutaj najczęściej o elektronicznym podpisie kwalifikowanym lub podpisie elektronicznym potwierdzonym podpisem zaufanym (ePUAP).
Cały czas nie ma możliwości cyfryzacji wszystkich rodzajów dokumentów. Przykładowo karty pracownicze muszą być archiwizowane w formie papierowej.
Warto wiedzieć, że zgodnie z obowiązującym prawem, dokumenty księgowe mogą być przechowywane na elektronicznych nośnikach danych jedynie w sytuacji, kiedy w przedsiębiorstwie znajdują się sprawne urządzenia, za pomocą których możliwe jest wydrukowanie tych dokumentów.
Okres przechowywania dokumentów
Zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości większość dokumentów księgowych powinna być przechowywana przez okres minimum 5 lat, licząc od końca roku następującego po zakończonym roku obrotowym. Zasada ta ma zastosowanie między innymi w stosunku do:
- ksiąg rachunkowych;
- dokumentów inwentaryzacyjnych;
- pozostałych dowodów księgowych i sprawozdań.
Dokumenty związane ze sprzedażą detaliczną należy przechowywać do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za konkretny rok obrotowy, a dokumenty dotyczące archiwizacji i reklamacji – przez minimum rok po upływie terminu rękojmi lub po rozliczeniu reklamacji.
Co ciekawe ustawa nie reguluje, co należy zrobić z dokumentami, w przypadku których upłynął obowiązek ich przechowywania. Uznaje się jednak, że obowiązek ich utylizacji spoczywa na osobie kierującej przedsiębiorstwem.
Podsumowując, właściwe przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji księgowej należy do obowiązków każdego przedsiębiorcy. Ustawa o rachunkowości dokładnie określa zasady, w jaki sposób należy to robić oraz przez jaki czas dokumenty powinny znajdować się w archiwach.
