Obowiązek dekretacji dokumentów księgowych w świetle ustawy o rachunkowości

Dekretacja to jeden obowiązków spoczywających na przedsiębiorcach i wynikający z zapisów ustawy o rachunkowości. Na czym polega wspomniana dekretacja i po co się ja przeprowadza? Sprawdziliśmy to!

Zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości dokumenty księgowe powinny zostać sprawdzone oraz zakwalifikowane do ujęcia w księgach rachunkowych. Proces ten nazywany jest „dekretacją”. W praktyce dekret księgowy jest to adnotacja pozostawiona na dokumencie i wskazująca czas, miejsce i charakterystykę operacji gospodarczej oraz na komórkę w przedsiębiorstwie, która jest odpowiedzialna za zajęcie się określoną sprawą. W poniższym artykule omawiamy istotę dekretacji, jej cel oraz instrukcję jej wykonywania.

Na czym polega dekretowanie dokumentów?

Dekretacja to sposób na zarządzanie dokumentacją wpływającą do przedsiębiorstwa. Obieg dokumentacji w instytucji powinien być zgodny z przyjętymi zasadami postępowania oraz obowiązującym prawem rachunkowym. Wszystkie dokumenty wpływające do przedsiębiorstwa powinny zostać zarejestrowane i przekazane do odpowiedniej jednostki organizacyjnej w celu przeprowadzenia kontroli.

Obowiązek dekretacji w Ustawie o rachunkowości

Obowiązek dekretacji dokumentacji księgowej wynika z pkt. 6. ust. 1. art. 21. Ustawy o rachunkowości. Ta wprost wskazuje na konieczność sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych:

„Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej (…) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania”.

Dekretację w księgowości można ująć jako weryfikację, czy wszystkie faktury, paragony oraz pozostałe dokumenty księgowe zostały odpowiednio opisane i przyporządkowane.

CZYTAJ TAKŻE:

1. Archiwizowanie dokumentów księgowych – jak prawidłowo przechowywać dokumenty? Terminy przechowywania dokumentacji księgowej
2. Konta księgowe w zakładowym planie kont
3. Pusta faktura – kto odpowiada za jej wystawienie?
4. Co zrobić, gdy zostanie zniszczony lub zagubiony oryginał faktury?
5. Faktura korygująca – jak ją wystawić?

W jaki sposób odbywa się dekretowanie faktur i dowodów księgowych?

Dekretacja, czyli opisanie ujęcia dokumentu w księgach handlowych oznacza wskazanie co najmniej:

1. daty zaewidencjonowania dokumentu w księgach rachunkowych;
2. kont, na których dokonamy zapisu oraz stron na tych kontach (Wn i Ma);
3. ewentualnie prowadzonej ewidencji analitycznej;
4. wartości operacji gospodarczej.

Aby potwierdzić sposób i okres księgowania, osoba dokonująca dekretacji powinna złożyć pod nią swój podpis.

Dekretację można zapisać na dokumencie ręcznie, ale można również skorzystać z gotowych pieczątek, na których znajduje się wzór informacji do uzupełnienia oraz miejsce na podpis. Ostatnio coraz popularniejszą formą dekretacji jest przeprowadzenie jej w sposób elektroniczny przy wykorzystaniu dedykowanych aplikacji i programów komputerowych.

Przebieg procesu dekretacji jest indywidualny dla każdego z przedsiębiorstw. Zależy on więc od stosowanej praktyki oraz ustalonych wewnętrznych zasad.

Aby przeprowadzić dekretację, należy sprawdzić przede wszystkim, czy udokumentowane zdarzenie gospodarcze rzeczywiście miało miejsce. Należy też sprawdzić, czy zgadzają się obliczenia, wskazujące sumy i kwoty na danym dokumencie. Sporządzoną dekretację potwierdza podpis osoby dekretującej. Jeśli wykryje się błędy rachunkowe lub merytoryczne, należy wykonać odpowiednie korekty. Częścią dekretacji jest również kontrola magazynowa, w trakcie której sprawdza się, czy udokumentowany stan rzeczy odpowiada rzeczywistemu.

Po co przeprowadza się dekretację dokumentów księgowych?

Dekretacja potwierdza przeprowadzenie kontroli dokumentów księgowych. Robi się to głównie po to, aby sprawdzić rzetelność i kompletność dokumentów. Kolejnym celem dekretacji może być chęć kontroli dokumentacji pod względem poprawności rachunkowej i formalnej.

Literatura wskazuje na trzy zakresy kontroli dokumentacji księgowej:

1. zakres merytoryczny – kontroli dokonuje kierownik działu, który wygenerował wydatek. Dotyczy ona tego, czy operacja faktycznie miała miejsce oraz, czy kwota na dokumencie księgowym jest zgodna z rzeczywistą;
2. zakres rachunkowy – kontrola dokonywana przez dział księgowy, którego pracownicy sprawdzają, czy wyliczenia na dokumencie są prawdziwe, a więc, czy na przykład przeliczenia wartości brutto i netto są zgodne z obowiązującym prawem;
3. zakres formalny – kontrola kompletności w zakresie poszczególnych dokumentów, a więc sprawdzenie, czy na dokumencie znajdują się wszystkie wymagane przez prawo elementy.

Dekretacja elektroniczna

Coraz popularniejsza jest dekretacja elektroniczna. Zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości dekrety księgowe nie muszą być umieszczane bezpośrednio na oryginalnym dokumencie księgowym, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

W powyżej wskazanej sytuacji stosowana aplikacja lub oprogramowanie do dekretacji powinno dawać możliwość wydruku zeskanowanej wcześniej do systemu dokumentacji z naniesioną dekretacją. Jeśli jest to możliwe, to na dokumentacji papierowej nie ma konieczności dublowania informacji w formie ręcznej. Konieczne jednak będzie dołączenie dokumentu elektronicznego do dowodu źródłowego.

Dekretacja w księgowości – podsumowanie

Podsumowując, dekretacja jest to obowiązkowa procedura dla wszystkich jednostek, w których prowadzona jest ewidencja księgowa. 

Sposób jej przeprowadzania zależy w dużej mierze od zasad ustalonych przez kierownika danej organizacji. Zgodnie z zasadami ustawy o rachunkowości dekretację można nanieść ręcznie. Nie ma też przeciwwskazań ku temu, aby użyć do tego oprogramowania czy aplikacji komputerowej.

Program Mała Księgowość

Program Mała Księgowość ma wszystkie funkcje potrzebne do prowadzenia księgowości małej lub średniej firmy. Możesz skorzystać z niego niezależnie od wybranej formy opodatkowania. Wystawisz dzięki niemu faktury, zapłacisz podatek dochodowy i VAT, będziesz mógł zarządzać listą płac, kontrolować zobowiązania, amortyzować środki trwałe i korzystać z wielu, wielu innych funkcjonalności, których pełną listę znajdziesz na mk.rp.pl.

Więcej takich artykułów znajdziesz w kategorii Księgowość.