Dekretacja to jeden obowiązków spoczywających na przedsiębiorcach i wynikający z zapisów ustawy o rachunkowości. Na czym polega wspomniana dekretacja i po co się ja przeprowadza? Sprawdziliśmy to!
Zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości dokumenty księgowe powinny zostać sprawdzone oraz zakwalifikowane do ujęcia w księgach rachunkowych. Proces ten nazywany jest „dekretacją”. W praktyce dekret księgowy jest to adnotacja pozostawiona na dokumencie i wskazująca czas, miejsce i charakterystykę operacji gospodarczej oraz na komórkę w przedsiębiorstwie, która jest odpowiedzialna za zajęcie się określoną sprawą. W poniższym artykule omawiamy istotę dekretacji, jej cel oraz instrukcję jej wykonywania.
Spis treści
Na czym polega dekretowanie dokumentów?
Dekretacja to sposób na zarządzanie dokumentacją wpływającą do przedsiębiorstwa. Obieg dokumentacji w instytucji powinien być zgodny z przyjętymi zasadami postępowania oraz obowiązującym prawem rachunkowym. Wszystkie dokumenty wpływające do przedsiębiorstwa powinny zostać zarejestrowane i przekazane do odpowiedniej jednostki organizacyjnej w celu przeprowadzenia kontroli.
Obowiązek dekretacji dokumentacji księgowej wynika z pkt. 6. ust. 1. art. 21. ustawy o rachunkowości. Ta wprost wskazuje na konieczność sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych:
„Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej (…) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania”.
Dekretację w księgowości można ująć jako weryfikację, czy wszystkie faktury, paragony oraz pozostałe dokumenty księgowe zostały odpowiednio opisane i przyporządkowane.
W jaki sposób odbywa się dekretowanie faktur?
Dekretacja, czyli opisanie ujęcia dokumentu w księgach handlowych oznacza wskazanie co najmniej:
- daty zaewidencjonowania dokumentu w księgach rachunkowych;
- kont, na których zapis zostanie dokonany oraz stron na tych kontach (Wn i Ma);
- ewentualnie prowadzonej ewidencji analitycznej;
- wartości operacji gospodarczej.
Aby potwierdzić sposób i okres księgowania, osoba dokonująca dekretacji powinna złożyć pod nią swój podpis.
Dekretację można zapisać na dokumencie ręcznie, ale można również skorzystać z gotowych pieczątek, na których znajduje się szablon informacji do uzupełnienia oraz miejsce na podpis. Ostatnio coraz popularniejszą formą dekretacji jest przeprowadzenie jej w sposób elektroniczny przy wykorzystaniu dedykowanych aplikacji i programów komputerowych.
Przebieg procesu dekretacji jest indywidualny dla każdego z przedsiębiorstw. Zależy on więc od stosowanej praktyki oraz ustalonych wewnętrznych zasad.
Po co przeprowadza się dekretację?
Dekretacja potwierdza przeprowadzenie kontroli dokumentów księgowych. Robi się to głównie po to, aby sprawdzić rzetelność i kompletność dokumentów. Kolejnym celem dekretacji może być chęć kontroli dokumentacji pod względem poprawności rachunkowej i formalnej.
Literatura wskazuje na trzy zakresy kontroli dokumentacji księgowej:
- zakres merytoryczny – kontrola dokonywana przez kierownika działu, w którym został wygenerowany wydatek; dotyczy ona faktu, czy operacja faktycznie miała miejsce oraz, czy kwota na dokumencie księgowym jest zgodna z rzeczywistą;
- zakres rachunkowy – kontrola dokonywana przez dział księgowy, którego pracownicy sprawdzają, czy wyliczenia na dokumencie są prawdziwe, a więc, czy na przykład przeliczenia wartości brutto i netto są zgodne z obowiązującym prawem;
- zakres formalny – kontrola kompletności w zakresie poszczególnych dokumentów, a więc sprawdzenie, czy na dokumencie znajdują się wszystkie wymagane przez prawo elementy.
Papierowe faktury i ręczna dekretacja – czy to naprawdę konieczne?
Coraz popularniejszą formą dekretacji jest ta przeprowadzana w formie elektronicznej. Zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości dekrety księgowe nie muszą być umieszczane bezpośrednio na oryginalnym dokumencie księgowym, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
W powyżej wskazanej sytuacji stosowana aplikacja lub oprogramowanie do dekretacji powinno dawać możliwość wydruku zeskanowanej wcześniej do systemu dokumentacji z naniesioną dekretacją. Jeśli jest to możliwe, to na dokumentacji papierowej nie ma konieczności dublowania informacji w formie ręcznej. Konieczne jednak będzie dołączenie dokumentu elektronicznego do dowodu źródłowego.
Podsumowując, dekretacja jest to obowiązkowa procedura dla wszystkich jednostek, w których prowadzona jest ewidencja księgowa. Sposób jej przeprowadzania jest jednak w dużej mierze uzależniony od zasad ustalonych przez kierownika danej organizacji. Zgodnie z zasadami ustawy o rachunkowości dekretacja może zostać naniesiona ręcznie, ale nie ma też przeciwwskazań ku temu, aby została naniesiona przy pomocy stosowanego oprogramowania czy aplikacji komputerowej.
