Dekretacja to jeden obowiązków spoczywających na przedsiębiorcach i wynikający z zapisów ustawy o rachunkowości. Na czym polega wspomniana dekretacja i po co się ja przeprowadza? Sprawdziliśmy to!
Zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości dokumenty księgowe powinny zostać sprawdzone oraz zakwalifikowane do ujęcia w księgach rachunkowych. Proces ten nazywany jest „dekretacją”. W praktyce dekret księgowy jest to adnotacja pozostawiona na dokumencie i wskazująca czas, miejsce i charakterystykę operacji gospodarczej oraz na komórkę w przedsiębiorstwie, która jest odpowiedzialna za zajęcie się określoną sprawą. W poniższym artykule omawiamy istotę dekretacji, jej cel oraz instrukcję jej wykonywania.
Spis treści
Na czym polega dekretowanie dokumentów?
Dekretacja to sposób na zarządzanie dokumentacją wpływającą do przedsiębiorstwa. Obieg dokumentacji w instytucji powinien być zgodny z przyjętymi zasadami postępowania oraz obowiązującym prawem rachunkowym. Wszystkie dokumenty wpływające do przedsiębiorstwa powinny zostać zarejestrowane i przekazane do odpowiedniej jednostki organizacyjnej w celu przeprowadzenia kontroli.
Obowiązek dekretacji w Ustawie o rachunkowości
Obowiązek dekretacji dokumentacji księgowej wynika z pkt. 6. ust. 1. art. 21. Ustawy o rachunkowości. Ta wprost wskazuje na konieczność sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych:
„Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej (…) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania”.
Dekretację w księgowości można ująć jako weryfikację, czy wszystkie faktury, paragony oraz pozostałe dokumenty księgowe zostały odpowiednio opisane i przyporządkowane.
W jaki sposób odbywa się dekretowanie faktur i dowodów księgowych?
Dekretacja, czyli opisanie ujęcia dokumentu w księgach handlowych oznacza wskazanie co najmniej:
- daty zaewidencjonowania dokumentu w księgach rachunkowych;
- kont, na których zapis zostanie dokonany oraz stron na tych kontach (Wn i Ma);
- ewentualnie prowadzonej ewidencji analitycznej;
- wartości operacji gospodarczej.
Aby potwierdzić sposób i okres księgowania, osoba dokonująca dekretacji powinna złożyć pod nią swój podpis.
Dekretację można zapisać na dokumencie ręcznie, ale można również skorzystać z gotowych pieczątek, na których znajduje się wzór informacji do uzupełnienia oraz miejsce na podpis. Ostatnio coraz popularniejszą formą dekretacji jest przeprowadzenie jej w sposób elektroniczny przy wykorzystaniu dedykowanych aplikacji i programów komputerowych.
Przebieg procesu dekretacji jest indywidualny dla każdego z przedsiębiorstw. Zależy on więc od stosowanej praktyki oraz ustalonych wewnętrznych zasad.
Aby przeprowadzić dekretację, należy sprawdzić przede wszystkim, czy udokumentowane zdarzenie gospodarcze rzeczywiście miało miejsce. Należy też sprawdzić, czy zgadzają się obliczenia, wskazujące sumy i kwoty na danym dokumencie. Sporządzoną dekretację potwierdza podpis osoby dekretującej. W przypadku wykrycia w danej sprawie błędów rachunkowych lub merytorycznych wykonywane są odpowiednie korekty. Częścią dekretacji jest również kontrola magazynowa, w trakcie której sprawdza się, czy udokumentowany stan rzeczy odpowiada rzeczywistemu.
Po co przeprowadza się dekretację dokumentów księgowych?
Dekretacja potwierdza przeprowadzenie kontroli dokumentów księgowych. Robi się to głównie po to, aby sprawdzić rzetelność i kompletność dokumentów. Kolejnym celem dekretacji może być chęć kontroli dokumentacji pod względem poprawności rachunkowej i formalnej.
Literatura wskazuje na trzy zakresy kontroli dokumentacji księgowej:
- zakres merytoryczny – kontrola dokonywana przez kierownika działu, w którym został wygenerowany wydatek; dotyczy ona faktu, czy operacja faktycznie miała miejsce oraz, czy kwota na dokumencie księgowym jest zgodna z rzeczywistą;
- zakres rachunkowy – kontrola dokonywana przez dział księgowy, którego pracownicy sprawdzają, czy wyliczenia na dokumencie są prawdziwe, a więc, czy na przykład przeliczenia wartości brutto i netto są zgodne z obowiązującym prawem;
- zakres formalny – kontrola kompletności w zakresie poszczególnych dokumentów, a więc sprawdzenie, czy na dokumencie znajdują się wszystkie wymagane przez prawo elementy.
Dekretacja elektroniczna
Coraz popularniejszą formą dekretacji jest ta przeprowadzana w formie elektronicznej. Zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości dekrety księgowe nie muszą być umieszczane bezpośrednio na oryginalnym dokumencie księgowym, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
W powyżej wskazanej sytuacji stosowana aplikacja lub oprogramowanie do dekretacji powinno dawać możliwość wydruku zeskanowanej wcześniej do systemu dokumentacji z naniesioną dekretacją. Jeśli jest to możliwe, to na dokumentacji papierowej nie ma konieczności dublowania informacji w formie ręcznej. Konieczne jednak będzie dołączenie dokumentu elektronicznego do dowodu źródłowego.
Dekretacja w księgowości – podsumowanie
Podsumowując, dekretacja jest to obowiązkowa procedura dla wszystkich jednostek, w których prowadzona jest ewidencja księgowa. Sposób jej przeprowadzania jest jednak w dużej mierze uzależniony od zasad ustalonych przez kierownika danej organizacji. Zgodnie z zasadami ustawy o rachunkowości dekretacja może zostać naniesiona ręcznie, ale nie ma też przeciwwskazań ku temu, aby została naniesiona przy pomocy stosowanego oprogramowania czy aplikacji komputerowej.
Więcej takich artykułów znajdziesz w kategorii Księgowość.
