Dekretacja dokumentów księgowych w świetle ustawy o rachunkowości

Dekretacja to jeden obowiązków spoczywających na przedsiębiorcach i wynikający z zapisów ustawy o rachunkowości. Na czym polega wspomniana dekretacja i po co się ja przeprowadza? Sprawdziliśmy to!

Zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości dokumenty księgowe powinny zostać sprawdzone oraz zakwalifikowane do ujęcia w księgach rachunkowych. Proces ten nazywany jest „dekretacją”. W praktyce dekret księgowy jest to adnotacja pozostawiona na dokumencie i wskazująca czas, miejsce i charakterystykę operacji gospodarczej oraz na komórkę w przedsiębiorstwie, która jest odpowiedzialna za zajęcie się określoną sprawą. W poniższym artykule omawiamy istotę dekretacji, jej cel oraz instrukcję jej wykonywania.

Na czym polega dekretowanie dokumentów?

Dekretacja to sposób na zarządzanie dokumentacją wpływającą do przedsiębiorstwa. Obieg dokumentacji w instytucji powinien być zgodny z przyjętymi zasadami postępowania oraz obowiązującym prawem rachunkowym. Wszystkie dokumenty wpływające do przedsiębiorstwa powinny zostać zarejestrowane i przekazane do odpowiedniej jednostki organizacyjnej w celu przeprowadzenia kontroli.

Obowiązek dekretacji dokumentacji księgowej wynika z pkt. 6. ust. 1. art. 21. ustawy o rachunkowości. Ta wprost wskazuje na konieczność sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych:

„Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej (…) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania”.

Dekretację w księgowości można ująć jako weryfikację, czy wszystkie faktury, paragony oraz pozostałe dokumenty księgowe zostały odpowiednio opisane i przyporządkowane.

W jaki sposób odbywa się dekretowanie faktur?

Dekretacja, czyli opisanie ujęcia dokumentu w księgach handlowych oznacza wskazanie co najmniej:

  1. daty zaewidencjonowania dokumentu w księgach rachunkowych;
  2. kont, na których zapis zostanie dokonany oraz stron na tych kontach (Wn i Ma);
  3. ewentualnie prowadzonej ewidencji analitycznej;
  4. wartości operacji gospodarczej.

Aby potwierdzić sposób i okres księgowania, osoba dokonująca dekretacji powinna złożyć pod nią swój podpis.

Dekretację można zapisać na dokumencie ręcznie, ale można również skorzystać z gotowych pieczątek, na których znajduje się szablon informacji do uzupełnienia oraz miejsce na podpis. Ostatnio coraz popularniejszą formą dekretacji jest przeprowadzenie jej w sposób elektroniczny przy wykorzystaniu dedykowanych aplikacji i programów komputerowych.

Przebieg procesu dekretacji jest indywidualny dla każdego z przedsiębiorstw. Zależy on więc od stosowanej praktyki oraz ustalonych wewnętrznych zasad.

Po co przeprowadza się dekretację?

Dekretacja potwierdza przeprowadzenie kontroli dokumentów księgowych. Robi się to głównie po to, aby sprawdzić rzetelność i kompletność dokumentów. Kolejnym celem dekretacji może być chęć kontroli dokumentacji pod względem poprawności rachunkowej i formalnej.

Literatura wskazuje na trzy zakresy kontroli dokumentacji księgowej:

  1. zakres merytoryczny – kontrola dokonywana przez kierownika działu, w którym został wygenerowany wydatek; dotyczy ona faktu, czy operacja faktycznie miała miejsce oraz, czy kwota na dokumencie księgowym jest zgodna z rzeczywistą;
  2. zakres rachunkowy – kontrola dokonywana przez dział księgowy, którego pracownicy sprawdzają, czy wyliczenia na dokumencie są prawdziwe, a więc, czy na przykład przeliczenia wartości brutto i netto są zgodne z obowiązującym prawem;
  3. zakres formalny – kontrola kompletności w zakresie poszczególnych dokumentów, a więc sprawdzenie, czy na dokumencie znajdują się wszystkie wymagane przez prawo elementy.

Papierowe faktury i ręczna dekretacja – czy to naprawdę konieczne?

Coraz popularniejszą formą dekretacji jest ta przeprowadzana w formie elektronicznej. Zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości dekrety księgowe nie muszą być umieszczane bezpośrednio na oryginalnym dokumencie księgowym, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

W powyżej wskazanej sytuacji stosowana aplikacja lub oprogramowanie do dekretacji powinno dawać możliwość wydruku zeskanowanej wcześniej do systemu dokumentacji z naniesioną dekretacją. Jeśli jest to możliwe, to na dokumentacji papierowej nie ma konieczności dublowania informacji w formie ręcznej. Konieczne jednak będzie dołączenie dokumentu elektronicznego do dowodu źródłowego.

Podsumowując, dekretacja jest to obowiązkowa procedura dla wszystkich jednostek, w których prowadzona jest ewidencja księgowa. Sposób jej przeprowadzania jest jednak w dużej mierze uzależniony od zasad ustalonych przez kierownika danej organizacji. Zgodnie z zasadami ustawy o rachunkowości dekretacja może zostać naniesiona ręcznie, ale nie ma też przeciwwskazań ku temu, aby została naniesiona przy pomocy stosowanego oprogramowania czy aplikacji komputerowej.

Czytaj również

Najchętniej czytane

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Kolejny wzrost płacy minimalnej w 2023 roku. Ile wyniesie najniższa krajowa w lipcu?

Ile wynosi płaca minimalna w Polsce w 2023 roku? O ile jest wyższa w porównaniu z 2022 rokiem? Jaka będzie podwyżka najniższej krajowej w...

Jak wygląda przejście w etatu na B2B? O czym trzeba pamiętać, szykując się na taką zmianę?

Przejście z etatu na B2B wybierają zwykle osoby bardzo dobrze zarabiające. To przede wszystkim chęć optymalizacji podatkowej i większej swobody w pracy. Wysokiej klasy specjaliści,...
Mała Księgowość

Najnowsze

Kiedy należy złożyć PCC-3A?

Formularz PCC-3A stosowany jest w niektórych przypadkach podczas zapłaty podatku od czynności cywilnoprawnych. Sprawdź, kiedy używa się go zamiast druku PCC-3. Jak go złożyć?...

Czym są niskocenne środki trwałe? Definicja, ewidencja i amortyzacja niskocennych składników majątku

W naszym artykule szczegółowo opiszemy, czym są tzw. niskocenne środki trwałe. Dowiesz się, jakie kryteria muszą spełnić, abyśmy mogli zaklasyfikować je do tej kategorii....

Jak rozliczyć darowiznę z budżetu firmy? Odliczenie darowizny od podatku

Darowiznę może przekazać nie tylko osoba fizyczna, takie prawo mają również przedsiębiorstwa. Sprawdzamy, o czym trzeba pamiętać, robiąc lub przyjmując darowiznę od firmy. Kto...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!