Chociaż w zdecydowanej większości przypadków prowadzenie pełnej księgowości w jednoosobowej działalności nie jest obowiązkowe, to niektórzy przedsiębiorcy decydują się na taki wybór. Dlaczego? Czym w ogóle jest pełna księgowość i na czym polega jej prowadzenie? Sprawdź!
Czym jest pełna księgowość? Na czym polega jej prowadzenie? Czy prowadzenie pełnej księgowości w działalności jednoosobowej i spółce się czymś różni? Czy pełna księgowość jest lepsza od uproszczonej? Na te i szereg innych pytań znajdziesz odpowiedź w poniższym tekście! Zapraszamy do lektury!
Spis treści
Czym jest pełna księgowość?
Właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych mogą prowadzić księgowość na różne sposoby. Najczęściej wybierają księgę przychodów i rozchodów (KPiR) lub ryczałt ewidencjonowany, ale zdarzają się i tacy, którzy decydują się na pełne księgi podatkowe. To bardzo rozbudowana i najbardziej szczegółowa forma rozliczania osiągniętych zysków i poniesionych strat, a co za tym idzie – najbardziej czaso- i kosztochłonna. Z tego też względu to obowiązkowy rodzaj księgowości jedynie dla najbardziej skomplikowanych i bardzo dużych podmiotów.
Pełna księgowość to najbardziej skomplikowana i zaawansowana forma prowadzenia ksiąg handlowych. Ważne jest tutaj, aby wszystkie operacje handlowe zostały dokładnie zaewidencjonowane. Z prowadzeniem pełnych ksiąg rachunkowych nie poradzi sobie każdy przedsiębiorca.
Jedynie ci, którzy posiadają wykształcenie lub dobre przeszkolenie ekonomiczno-rachunkowe będą w stanie samodzielnie podołać temu zadaniu. Stale zmieniające się przepisy i wymagania w tym zakresie wcale nie ułatwiają zadania. Z tego też względu w zdecydowanej większości przypadków właściciele firm nie prowadzą samodzielnie pełnych ksiąg rachunkowych. Zatrudniają w tym celu profesjonalnych i doświadczonych księgowych.
Kto jest zobowiązany do prowadzenia księgowości pełnej?
Do prowadzenia ksiąg handlowych w formie pełnej księgowości zobowiązani są:
- spółki prawa handlowego – spółki akcyjne i spółki z ograniczoną odpowiedzialnością;
- jednostki działające na zasadach prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o funduszach inwestycyjnych, przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, przepisów o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, bez względu na wielkość przychodów;
- gminy, powiaty, województwa i ich związki;
- jednostki i zakłady budżetowe;
- fundusze celowe;
- osoby zagraniczne, oddziały i przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych;
- jednostki działające dzięki otrzymanym subwencjom i dotacjom.
W innych rodzajach działalności gospodarczych w tym również w przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej pełną księgowość trzeba prowadzić, kiedy roczny przychód przekroczy równowartość 2 milionów euro.
Na czym polega prowadzenie pełnej księgowości?
W skład pełnych ksiąg rachunkowych wchodzi 5 podstawowych elementów:
- dzienniki;
- główna księga handlowa;
- księgi pomocnicze;
- zestawienia obrotów i sald w księdze głównej i księgach pomocniczych;
- inwentarz przedsiębiorstwa – wykaz składników składających się na jego aktywa i pasywa.
Jeśli jesteś właścicielem jednoosobowej działalności gospodarczej i zdecydujesz się lub będziesz zmuszony do prowadzenia ksiąg handlowych w postaci pełnej księgowości, będziesz musiał regularnie przygotowywać następujące dokumenty:
- bilans handlowy;
- rachunek zysków i strat;
- informację wprowadzającą do sprawozdania finansowego;
- dodatkowe informacje i objaśnienia.
Zgodnie z artykułem 23 ustawy o rachunkowości każda operacja finansowa księgowana na zasadach pełnej księgowości powinna zostać opisana co najmniej poprzez podanie:
- daty jej dokonania;
- rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę dokonywanego zapisu;
- kwoty i daty zapisu;
- oznaczenia kont, których dotyczy.
Precyzyjne rozliczenie wszelkich podejmowanych przez przedsiębiorstwo transakcji finansowych daje możliwość przeprowadzenie szybkiej weryfikacji kondycji firmy. Są to informacje bardzo istotne z punktu widzenia kadry zarządzającej, ewentualnych udziałowców i organów kontroli skarbowej. Na ich podstawie można też dokładnie określić ilość i rodzaj zasobów należących do przedsiębiorstwa, zaplanować przyszłe inwestycje i oszacować zyski.
Prowadzenie pełnej księgowości jest istotne w przypadku bardzo dużych i skomplikowanych podmiotów, ponieważ na jej podstawie można odkryć ewentualne nadużycia podatkowo-skarbowe.
Prowadzenie pełnej księgowości w jednoosobowej działalności gospodarczej a w spółce
Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą posiada możliwość wyboru, jaką formą księgowości będzie się posługiwał. Wybór ten pozostaje jego przywilejem, dopóki ten nie będzie osiągał dochodów rocznych o równowartości przynajmniej 2 milionów euro. Taka sama zasada obowiązuje w spółkach cywilnych osób fizycznych, spółkach jawnych osób fizycznych oraz spółkach partnerskich.
Właściciele spółek prawa handlowego nie mają takiej możliwości. Spółki akcyjne oraz spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie mają wyboru pomiędzy księgami uproszczonymi i pełnymi – prawo nakazuje im prowadzić pełne księgi handlowe.
Co lepsze: pełna czy uproszczona księgowość?
Pełna księgowość daje możliwość zachowania pełnej kontroli nad wydatkami i przychodami. Na jej podstawie z łatwością można przeprowadzać rozbudowane analizy źródeł zysków i kosztów. W księgach handlowych znajdują się szczegółowe informacje na temat każdej przeprowadzonej operacji, jaka miała miejsce w firmie. Tak szczegółowe zestawienia pozwalają na zachowanie pełnej transparentności danych.
Podstawową wadą pełnej księgowości jest jej złożoność i konieczność spełniania rygorystycznych wymogów ustawowych. Z tym typem rachunkowości nie poradzi sobie samodzielnie większość przedsiębiorców, co wygeneruje koszty w postaci konieczności zatrudnienia doświadczonego księgowego lub korzystania z usług biura rachunkowego.
Księgowość uproszczona jest przede wszystkim zdecydowanie prostsza w prowadzeniu od księgowości pełnej. Nie wymaga przeprowadzania skomplikowanych procedur, a wielu przedsiębiorców decyduje się na jej samodzielne prowadzenie i robi to z sukcesem. Jeśli natomiast decyzja padnie na skorzystanie z usług profesjonalnych firm rachunkowych, to koszt prowadzenia księgowości uproszczonej jest znacznie niższy niż księgowości pełnej.
Niestety księgowość uproszczona może nie dostarczyć dostatecznie szerokiego spektrum informacji, aby wyłącznie na ich podstawie podejmować decyzje finansowe i inwestycyjne. Ciężko też na jej podstawie przeprowadzić dokładną analizę kondycji ekonomicznej przedsiębiorstwa. Należy jednak jasno wskazać, że to forma wystarczająca dla niewielkich i nieskomplikowanych działalności gospodarczych.
Podsumowując, prowadzenie pełnej księgowości jest skomplikowanym zadaniem, którego wykonanie wymaga posiadania odpowiedniej wiedzy z zakresu rachunkowości. Właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych z powodzeniem mogą prowadzić księgowość uproszczoną, dopóki przychody z ich rocznej działalności nie przekroczą równowartości 2 milionów euro.
Poznaj pozostałe artykuły z kategorii Działalność gospodarcza.
