Kto składa formularz ZUS RSA? Imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek – jak go wypełnić?

Formularz RSA to jeden z dokumentów stosowanych w sprawozdawczości w zakresie ubezpieczeń społecznych. Przedsiębiorcy i pracodawcy, którzy płacą składki, używają tego dokumentu, aby systematycznie rozliczać się z płatności wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Dokumenty te należy składać za okresy miesięczne.

W tym tekście przyjrzymy się takim kwestiom jak np. sposób wypełnienia formularza RSA oraz to, jakie podmioty są zobowiązane do jego składania.

Kto składa raport ZUS RSA?

Raport ZUS RSA dotyczy osób zatrudniających pracowników. Nie składają go osoby prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze. Przedsiębiorcy prowadzący JDG składają wyłącznie deklarację ZUS DRA, bez załączników ZUS RSA i ZUS RCA.

Formularz ZUS RSA – co to takiego jest? Podstawowe informacje

Formularz RSA, czyli „Raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek”, jest jednym z elementów sprawozdawczości ZUS w Polsce. Ten dokument jest niezbędny podczas rozliczania różnych rodzajów zobowiązań wobec ZUS, w tym składek na:

  • ubezpieczenia społeczne,
  • ubezpieczenie zdrowotne,
  • Fundusz Pracy (FP),
  • Solidarnościowy Fundusz Wsparcia Osób Niepełnosprawnych,
  • Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP),
  • Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP).

W praktyce, formularz RSA jest narzędziem, które pozwala na śledzenie, jakie świadczenia przewidziane przez przepisy dotyczące funkcjonowania ZUS są wpłacane, a także identyfikowanie okresów, w których składki nie zostały regularnie opłacone przez płatnika.

Osoby prawne i fizyczne, które prowadzą działalność gospodarczą lub zatrudniają pracowników, i są obowiązane do płacenia składek społecznych, muszą wypełniać i składać ten dokument co miesiąc. Dotyczy to zarówno dużych firm, małych przedsiębiorstw, jak i samozatrudnionych osób. Formularz ZUS RSA jest niezbędny do regularnego rozliczania się z obowiązkowymi składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Należy podkreślić, że formularz RSA służy nie tylko do rozliczania wpłacanych zobowiązań, ale również do poprawiania i aktualizacji danych.

Jak wypełnić raport imienny ZUS RSA?

zus rsa

Pobierz raport imienny ZUS RSA:

Podobnie jak ma to miejsce w przypadku innych dokumentów rozliczeniowych, formularz ZUS RSA powinien zostać odpowiednio wypełniony. Poniżej przedstawiamy, jakie informacje należy wprowadzić w poszczególnych polach:

I. DANE ORGANIZACYJNE

  • pole 01 – wpisz numer raportu dla danego miesiąca rozliczeniowego, dla którego płacisz składkę. Numer ten powinien być taki sam jak numer deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA. Na przykład: 01 03 2016;

II. DANE IDENTYFIKACYJNE PŁATNIKA SKŁADEK

  • pole 1 – podaj Numer Identyfikacji Podatkowej;
  • pole 2 – podaj numer REGON;
  • pole 03 – podaj numer PESEL;
  • pola 04 i 05 – wypełnij je tylko wtedy, gdy nie masz numeru PESEL, wpisując dane w:
    • polu 04. 1 – jeśli korzystasz z dowodu osobistego,
    • polu 04. 2 – jeśli korzystasz z paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość;
  • pole 05 – należy wpisać serię i numer zgodnie z kodem wpisanym w polu 04, czyli dowodu osobistego, paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość płatnika składek;
  • pole 06 – w tym miejscu trzeba wpisać skróconą nazwę podmiotu, którą podano w zgłoszeniu płatnika składek/ we wniosku CEIDG-1/formularzu NIP-8 złożonym w urzędzie skarbowym;
  • pola 07-09 – wypełnij, jeśli jesteś osobą fizyczną, która płaci składki:
    • pole 07 – podaj nazwisko płatnika składek (jeśli jest dwuczłonowe, oddziel poszczególne części myślnikiem),
    • pole 08 – podaj imię płatnika składek,
    • pole 09 – podaj datę urodzenia płatnika składek (dzień/miesiąc/rok).

III.A. DANE IDENTYFIKACYJNE OSOBY UBEZPIECZONEJ

Trzeba uzupełnić ten blok danych według informacji podanych w zgłoszeniu do ubezpieczeń ZUS ZUA lub ZUS ZZA.

  • pole 01 – proszę wpisać nazwisko osoby, tak jak jest podane w dokumencie zgłoszenia do ubezpieczeń ZUS ZUA/ZUS ZZA lub w bloku IV dokumentu zmiany danych identyfikacyjnych ubezpieczonego ZUS ZIUA;
  • pole 02 – proszę wpisać pierwsze imię tej osoby;
  • pole 03 – proszę wpisać typ identyfikatora:
    • P – PESEL,
    • jeśli nie ma PESEL: 1 – dowód osobisty, 2 – paszport lub inny dokument potwierdzający tożsamość;
  • pole 04 – proszę wpisać numer podanego identyfikatora.

III.B. RODZAJE I OKRESY PRZERW W OPŁACANIU SKŁADEK I ZESTAWIENIE WYPŁACONYCH ŚWIADCZEŃ / WYNAGRODZEŃ ZA CZAS ABSENCJI CHOROBOWEJ

Jako płatnik składek masz obowiązek podać informacje o wysokości wypłaconych świadczeń oraz okresach przerw w opłacaniu składek dla osób ubezpieczonych na ubezpieczenia społeczne.

  • pole 01 – wpisz kod tytułu ubezpieczenia składający się z sześciu znaków, który został podany w zgłoszeniu do ubezpieczeń;
  • pole 02 – wpisz trzyznakowy kod świadczenia lub kod przerwy, które znajdziesz w wyżej wymienionym poradniku;
  • pole 03 i 04 – wprowadź daty początku i zakończenia przerw w opłacaniu składek lub okresów wypłaconych świadczeń/wynagrodzeń za czas absencji chorobowej, uwzględniając zakres miesiąca, dla którego sporządzany jest raport;
  • pole 05 – proszę wpisać liczbę dni uprawniających do zasiłku lub liczbę otrzymanych płatności;
  • pole 06 – w tym miejscu wpisuje się kwotę wypłaconych świadczeń lub wynagrodzenia za okres nieobecności z powodu choroby.

IV.-X. Bloki IV-X

Te bloki służą do zamieszczenia informacji o wypłaconych świadczeniach/wynagrodzeniach i/lub przerwach w opłacaniu składek. Wypełnij je zgodnie z instrukcjami zawartymi w bloku III (III.A i III.B).

XI. OŚWIADCZENIE PŁATNIKA SKŁADEK

  • pole 01 – wpisz datę wypełnienia formularza (dzień/miesiąc/rok).
  • pole 02 – podpisz formularz, aby potwierdzić wiarygodność danych jako płatnik składek lub poproś upoważnioną osobę o podpisanie.
  • pole 03 – umieść swoją pieczątkę (jeśli ją posiadasz; obecnie posiadanie pieczątki nie jest już obowiązkowe).

Kiedy złożyć raport ZUS RSA?

Raport imienny ZUS RSA należy składać co miesiąc jeśli:

  • opłacasz składki na własne ubezpieczenia lub osoby z tobą współpracujące;
  • korzystasz z ulg w opłaceniu składek;
  • zawieszasz lub wznawiasz działalność gospodarczą.

Składamy go:

  • do 5. dnia następnego miesiąca – dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych;
  • do 15. dnia następnego miesiąca – dla płatników składek posiadających osobowość prawną;
  • do 20. dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników składek.

Jak przesłać dokument ZUS RSA?

To, jak prześlesz druk ZUS RSA, zależy od liczby osób (pracowników, zleceniobiorców itp.), dla których rozliczasz składki. Jeśli jest to 5 lub mniej osób, możesz przekazywać dokumenty ubezpieczeniowe w formie papierowej lub elektronicznej. Jeśli chcesz dostarczyć dokumenty w formie papierowej, możesz złożyć je bezpośrednio w placówce ZUS, za pośrednictwem pełnomocnika lub pocztą.

Jeśli rozliczasz składki dla większej liczby niż 5 osób, musisz dostarczać dokumenty ubezpieczeniowe w formie elektronicznej. W wyjątkowych sytuacjach, za zgodą dyrektora oddziału ZUS obsługującego twoją firmę, możesz również dostarczać je w formie papierowej lub na nośnikach danych, takich jak płyta CD, przy użyciu aktualnej wersji programu Płatnik lub innego odpowiedniego oprogramowania interfejsowego.

Czym się różni raport ZUS RCA od raportu ZUS RSA?

Zarówno ZUS RCA jak i ZUS RSA są raportami imiennymi, które przedsiębiorca opłacający składki za inne osoby musi składać co miesiąc. Raport ZUS RCA informuje o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach, natomiast w ZUS RSA wskazujemy wypłacone świadczenia i przerwy w opłacaniu składek.

Jak skorygować raport ZUS RSA?

Aby skorygować raport miesięczny ZUS RSA, należy złożyć komplet dokumentów za dany miesiąc, tzw. deklarację rozliczeniową ZUS DRA za wszystkich pracowników oraz raporty imienne za osoby, których dotyczy korekta.

Składając korektę, w polu 01 w punkcie I. DANE ORGANIZACYJNE należy oznaczyć raport jako kolejny w danym miesiącu.

Emil Zelma
Emil Zelma
Ekonomista, wykładowca, autor wielu artykułów, znający w teorii i w praktyce zasady działalności przedsiębiorstw. Do jego zainteresowań należy szeroko pojęty biznes, w tym szczególnie obszary związane z zarządzaniem finansami firmy oraz księgowością.

Czytaj również

Najchętniej czytane

Jaki jest podatek od darowizny w 2024 roku? Czy zapłacisz podatek za darowiznę od rodziców?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Stawka CIT (9%) dla małych podatników od stycznia 2024

Kto może zapłacić preferencyjny podatek CIT 9%? Jakie warunki należy spełnić w 2024 roku? Kto straci prawo do tej preferencji i będzie musiał zapłacić...

Stawki CIT

Jakie są stawki podatku dochodowego od osób prawnych, kto może z nich korzystać i jakie czynniki wziąć pod uwagę przy wyborze optymalnej opcji? Jesteś...

Informacja CIT-ST – co to jest i kto musi ją złożyć? Instrukcja wypełniania

Złożenie CIT-ST jest obowiązkowe dla podatników posiadających zakłady (oddziały) w innych gminach niż siedziba firmy. Oto przewodnik z najważniejszymi informacji dla podmiotów, które muszą...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!