Podpis elektroniczny to narzędzie, które zrewolucjonizowało świat administracji i biznesu. Pozwala ono na w pełni zdalny obieg dokumentów, co znacznie usprawnia i ułatwia ten proces. Sprawdziliśmy, czym jest e-podpis, kiedy się go wykorzystuje i jak go używać!
Podpis elektroniczny jeszcze kilka lat temu utożsamiany był z luksusem. Przebyta pandemia koronawirusa sprawiła jednak, że dzisiaj zna go niemal każdy. Stało się tak, ponieważ zaczął on być powszechnie akceptowany przez organy administracji państwowej.
Ale urzędy to nie jedyne miejsca, gdzie dokumenty podpisuje się zdalnie. Takie rozwiązanie jest powszechnie wykorzystywane przez działy kadrowe i handlowe w przedsiębiorstwach. To narzędzie uwielbiane również przez wszystkich pracowników zdalnych. Czym właściwie jest podpis elektroniczny? Kiedy można go wykorzystać oraz jak za jego pomocą podpisać dokument w formacie PDF? Sprawdź to! Zapraszamy do lektury!
Spis treści
Podpis elektroniczny
Definicja podpisu elektronicznego znalazła się w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady Europejskiej o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Rozporządzenie eIDAS). Akt ten został zaimplementowany do ustawodawstwa każdego z krajów członkowskich Unii Europejskiej.
Zgodnie z zapisami powyższego wyróżnić można trzy rodzaje podpisów elektronicznych: podpis zwykły, zaawansowany oraz kwalifikowany, gdzie jedynie ten ostatni wywiera skutek prawny identyczny z podpisem składanym odręcznie.
Zwykły podpis elektroniczny to dane zapisane w postaci elektronicznej, które po dołączeniu lub logicznym powiązaniu z innymi danymi w postaci elektronicznej, można zastosować jako podpis.
Podpis zaawansowany posiada identyczną definicję, jak podpis zwykły, ale dodatkowo charakteryzuje się czterema cechami:
- jest przyporządkowany do osoby podpisującej w unikalny sposób;
- umożliwia bezbłędne ustalenie tożsamości osoby składającej ten podpis;
- osoba podpisująca dokument może mieć dużą pewność, że wykorzystywane przez nią dane znajdują się pod jej wyłączną kontrolą;
- podpis ten powiązany jest z danymi znajdującymi się w dokumencie w taki sposób, że każda zmiana, która zachodzi w dokumencie po złożeniu podpisu, jest możliwa do natychmiastowego rozpoznania.
Elektroniczny podpis kwalifikowany to najbezpieczniejszy i najbardziej zaawansowany pod względem technologicznym rodzaj podpisu elektronicznego. Taki podpis może być złożony wyłącznie przy wykorzystaniu urządzenia kwalifikowanego oraz aktualnego certyfikatu kwalifikowanego. Taki certyfikat wydawany jest na określony czas przez autoryzowanych dostawców usług zaufania.
Jak użyć podpisu elektronicznego w dokumencie PDF?
Na rynku istnieje wiele narzędzi do składania podpisów elektronicznych na dokumentach w rozszerzeniu PDF. Zapewne najbardziej znanym będzie aplikacja komputerowa Acrobat lub Reader. Umożliwia ona wstawienie podpisu w formie obrazu, użycie podpisu odręcznego lub podpisanie dokumentu za pomocą klawiatury. Podpis wstawia się tutaj za pomocą opcji: 'Podpisz’, która znajduje się na pasku narzędzi. Podobną funkcję posiada również szereg innych aplikacji.
Dokumenty administracyjne mogą być podpisywane podpisem zaufanym. Aby taki złożyć, należy posiadać profil zaufany. Ten z łatwością można założyć: online, w bankach i u innych autoryzowanych dostawców oraz za pośrednictwem e-dowodu.
Aby złożyć na dokumencie podpis kwalifikowany, konieczne jest nawiązanie współpracy z jednym z autoryzowanych dostawców usług zaufania. Posiadając kwalifikowany podpis elektroniczny, możemy skorzystać z niego bezpośrednio z narzędzia Adobe Acrobat Reader.
Aby to zrobić, w pierwszej kolejności należy skonfigurować swój podpis z Adobe Reader. Następnie otwórz plik PDF i w bocznym menu 'Wszystkie narzędzia’ wybierz 'Pokaż więcej’, a następnie: 'Użyj certyfikatu’. Kliknij 'Podpis cyfrowo’. Następnie za pomocą myszy wybierz obszar, na którym złożysz swój podpis cyfrowy. Ostatnim etapem będzie potwierdzenie swojej tożsamości.
| Potrzebujesz usług zaufania? Wykup niezawodną kwalifikowaną pieczęć elektroniczną na pieczeckwalifikowana.pl. |
Kiedy wykorzystywać podpis elektroniczny?
Jak już wcześniej zostało wspomniane, wyróżnia się trzy rodzaje podpisów elektronicznych. Charakteryzują się one odmiennym poziomem zaawansowania, a co za tym idzie – bezpieczeństwem i możliwościami zastosowania.
Zwykły podpis elektroniczny będzie wystarczającym do podpisania na przykład:
- listów intencyjnych,
- umów o dzieło bez przeniesienia praw autorskich,
- umowy ubezpieczenia,
- protokołów zdawczo-odbiorczych,
- umów najmu lokali,
- potwierdzenia sald,
- korekt faktur,
- przyjęcia ofert handlowych.
Poniższe dokumenty będą natomiast wymagały zastosowania podpisu kwalifikowanego:
- umowa o pracę,
- umowa o dzieło z przeniesieniem praw autorskich,
- umowa o zakazie konkurencji,
- świadectwo pracy,
- wypowiedzenie umowy o pracę,
- umowa leasingu,
- tłumaczenie przysięgłe.
Istnieje również szereg dokumentów administracyjnych, które bez problemu można podpisać podpisem zaufanym. Wśród nich znajdują się wszystkie druki możliwe do złożenia zdalnego za pośrednictwem internetowych portali administracji państwowej.
Podsumowując, podpis elektroniczny to pożyteczne i wszechstronne narzędzie. Niemalże wszystkie rodzaje dokumentów mogą zostać podpisane odpowiednim rodzajem podpisu elektronicznego. Najczęściej jest to podpis kwalifikowany, który jest równoznaczny z odręcznym.
