Jeśli chodzi o KSeF, ustawa wprowadzająca ten system to ta o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Poniżej zapoznasz się z jej tekstem.

„Ustawa o KSeF” reguluje sposób działania tej bazy faktur, i ustrukturyzowanych faktur elektronicznych w ogóle. Nie jest ona jednak odrębnych aktem prawnym, a nowelizacją ustawy z 29 października 2021 roku. Sprawdź, co z niej wynika.

KSeF – ustawa. Co to jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (w skrócie KSeF) to system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów umożliwiający wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Ta wprowadzona na drodze administracyjnej rewolucyjna zmiana w zakresie fakturowania, nakłada nowe obowiązki zarówno na wystawców jak i odbiorców faktur.

Uzyskaj dostęp do KSeF z elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną.

Zasady funkcjonowania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych (tzw. e-faktur) i Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) z dniem 1 stycznia 2022 r. wprowadziła do polskiego systemu prawa podatkowego nowelizacja ustawy o VAT z 29 października 2021 r. Publikujemy tu pełną treść tej nowelizacji, a także całość dokumentu do pobrania w pliku PDF – link pod treścią ustawy.

KSeF – ustawa

Dz. U. 2021 poz. 2076
ustawa
z dnia 29 października 2021 r.
o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw

Art. 1. W ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685, z późn. zm.[2])) wprowadza się następujące zmiany:

1) w art. 2 po pkt 32 dodaje się pkt 32a w brzmieniu:

„32a) fakturze ustrukturyzowanej – rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie;”;

2) w art. 29a w ust. 15 w pkt 3 kropkę zastępuje się średnikiem i dodaje się pkt 5 w brzmieniu:

„5) wystawienia faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej.”;

3) w art. 42 ust. 6 otrzymuje brzmienie:

„6. Podatnik wystawia dokument wywozu w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 13 ust. 2 pkt 4.”;

4) w art. 86:

a) w ust. 19a zdania pierwsze i drugie otrzymują brzmienie:

„W przypadku obniżenia podstawy opodatkowania, o którym mowa w art. 29a ust. 13, lub stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze, o którym mowa w art. 29a ust. 14, nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług lub kwoty podatku wykazanego na fakturze zostały uzgodnione z dostawcą towarów lub usługodawcą, jeżeli przed upływem tego okresu rozliczeniowego te warunki zostały spełnione. W przypadku gdy warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług lub kwoty podatku wykazanego na fakturze zostały spełnione po upływie okresu rozliczeniowego, w którym te warunki zostały uzgodnione, nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym te warunki zostały spełnione.”,

b) po ust. 19c dodaje się ust. 19d w brzmieniu:

„19d. W przypadku, o którym mowa w art. 29a ust. 15 pkt 5, nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur fakturę korygującą w postaci faktury ustrukturyzowanej. Przepis ust. 19a zdanie trzecie stosuje się odpowiednio.”;

5) w art. 87:

a) w ust. 2 wyrazy „ust. 6” zastępuje się wyrazami „ust. 5b, 6”,

b) w ust. 2c wyrazy „ust. 2, 5a” zastępuje się wyrazami „ust. 2, 5a, 5b”,

c) po ust. 5a dodaje się ust. 5b–5d w brzmieniu:

„5b. Urząd skarbowy jest obowiązany dokonać zwrotu różnicy podatku, o której mowa w ust. 2, w terminie 40 dni, licząc od dnia złożenia rozliczenia, w przypadku gdy łącznie są spełnione następujące warunki:

1) w związku z wykonywaniem czynności, dla których występował obowiązek wystawienia faktur na podstawie art. 106b ust. 1:

a) pkt 1 lub

b) pkt 3, lub

c) pkt 4 – w zakresie, w jakim dotyczy otrzymania całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 1, uwzględnionych w rozliczeniu podatnika za dany okres rozliczeniowy

– podatnik wystawiał wyłącznie faktury ustrukturyzowane,

2) kwota podatku naliczonego lub różnicy podatku, o której mowa w ust. 1, nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji, nie przekracza 3000 zł,

3) podatnik przez kolejne 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w rozliczeniu za który występuje z wnioskiem o zwrot:

a) był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny,

b) składał za każdy okres rozliczeniowy deklaracje, o których mowa w art. 99 ust. 1–3,

b) posiadał rachunek rozliczeniowy lub imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, zawarty w wykazie, o którym mowa w art. 96b ust. 1

– przy czym przepisy ust. 2 zdanie drugie i trzecie, ust. 2a–2c oraz ust. 4a–4f stosuje się odpowiednio

5c. Przepis ust. 5b stosuje się również w przypadku, gdy w danym okresie rozliczeniowym podatnik oprócz faktur ustrukturyzowanych wystawiał faktury:

1) których nie wystawia się w postaci faktury ustrukturyzowanej z powodu braku zgodności z wzorem faktury ustrukturyzowanej, udostępnionym na elektronicznej platformie usług administracji publicznej zgodnie z art. 106nc ust. 3, lub

2) o których mowa w art. 106e ust. 5 pkt 3 – w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

5d. Spełnienie warunków, o których mowa w ust. 5b, jest weryfikowane z wykorzystaniem zasobów teleinformatycznych Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.”;

6) w art. 88 w ust. 3b po wyrazach „do duplikatów faktur” dodaje się wyrazy „oraz kolejnych egzemplarzy faktur”;

7) w art. 106f w ust. 1 w pkt 4 skreśla się wyrazy „cenę jednostkową netto,”;

8) w art. 106g:

a) po ust. 3 dodaje się ust. 3a–3c w brzmieniu:

„3a. Faktura ustrukturyzowana jest udostępniana i otrzymywana za pomocą oprogramowania interfejsowego, o którym mowa w art. 106nc ust. 1.

3b. Jeżeli odbiorca faktury nie wyraził akceptacji, o której mowa w art. 106na ust. 2, faktura ustrukturyzowana może być przesłana temu podmiotowi w postaci z nim uzgodnionej. Przepisy ust. 1–3 stosuje się odpowiednio.

3c. Dostęp do faktury ustrukturyzowanej jest możliwy przez podanie danych tej faktury określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106r pkt 4.”,

b) w ust. 4 dodaje się zdanie drugie w brzmieniu:

„Przepisu nie stosuje się do faktur ustrukturyzowanych.”;

9) w art. 106i w ust. 7 we wprowadzeniu do wyliczenia wyrazy „30. dnia” zastępuje się wyrazami „60. dnia”;

10) w art. 106j:

a) w ust. 1:

– pkt 1 otrzymuje brzmienie:

„1) podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,”,

– uchyla się pkt 2,

– pkt 5 otrzymuje brzmienie:

„5) stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury”,

b) w ust. 2:

– uchyla się pkt 1,

– po pkt 2 dodaje się pkt 2a w brzmieniu:

„2a) numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca – w przypadku faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej;”,

– w pkt 3 lit. a otrzymuje brzmienie:

„a) określone w art. 106e ust. 1 pkt 1–5,”,

– uchyla się pkt 4,

c) po ust. 2 dodaje się ust. 2a w brzmieniu:

„2a. Faktura korygująca może zawierać:

1) wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo „KOREKTA”;

2) przyczynę korekty.”,

d) ust. 3 otrzymuje brzmienie:

„3. W przypadku gdy podatnik udziela opustu lub obniżki ceny, może wystawić fakturę korygującą dotyczącą dostaw towarów lub świadczenia usług na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie, która:

1) zawiera dodatkowo wskazanie okresu, do którego odnoszą się udzielany opust lub udzielana obniżka;

2) może nie zawierać nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą – w przypadku gdy korekta dotyczy wszystkich dostaw towarów i świadczonych usług.”,

e) dodaje się ust. 4 w brzmieniu:

„4. Fakturę korygującą fakturę ustrukturyzowaną wystawia się w postaci faktury ustrukturyzowanej.”;

11) w art. 106l ust. 2 otrzymuje brzmienie:

„2. Faktura wystawiona ponownie:

1) zawiera datę wystawienia;

2) może zawierać wyraz „DUPLIKAT”.”;

12) w art. 106m w ust. 5:

a) w pkt 2 wyrazy „jej danych.” zastępuje się wyrazami „jej danych, lub”,

b) dodaje się pkt 3 w brzmieniu:

„3) Krajowego Systemu e-Faktur – w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.”;

13) po art. 106n dodaje się art. 106na–106ne w brzmieniu:

„Art. 106na. 1. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

2. Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e Faktur wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

3. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

Art. 106nb. Z Krajowego Systemu e-Faktur mogą korzystać:

1) podatnik,

2) podmioty wskazane przez podatnika,

3) podmioty, o których mowa w art. 106c,

4) osoby fizyczne wskazane przez podmioty, o których mowa w art. 106c,

5) osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, którym podatnik lub podmioty, o których mowa w art. 106c, nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu,

6) podmioty inne, niż wymienione w pkt 1–5, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym

– uwierzytelnieni w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 106r pkt 3.

Art. 106nc. 1. Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

2. Oprogramowanie interfejsowe, o którym mowa w ust. 1, jest dostępne na stronie, której adres jest podany w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

3. Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.

Art. 106nd. 1. Szef Krajowej Administracji Skarbowej prowadzi Krajowy System e Faktur i jest administratorem danych w nim zawartych.

2. Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym służącym do:

1) nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;

2) powiadamiania podmiotów, o których mowa w art. 106nb, o nadanych uprawnieniach do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur lub ich odebraniu;

3) uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, posiadanych przez podmioty, o których mowa w art. 106nb;

4) wystawiania faktur ustrukturyzowanych;

5) dostępu do faktur ustrukturyzowanych;

6) otrzymywania faktur ustrukturyzowanych;

7) przechowywania faktur ustrukturyzowanych;

8) oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur;

9) analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych;

10) powiadamiania podmiotów, o których mowa w art. 106nb, o:

a) dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur oraz dacie i czasie jego przydzielenia,

b) dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z wzorem, o którym mowa w art. 106nc ust. 3,

c) braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur;

11) powiadamiania podmiotów innych niż określone w art. 106nb o braku uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Art. 106ne. Minister właściwy do spraw finansów publicznych zamieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego tego ministra komunikaty dotyczące niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur.”;

14) po art. 106q dodaje się art. 106r w brzmieniu:

„Art. 106r. Minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia:

1) rodzaje uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur,

2) sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur oraz wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu tych uprawnień,

3) sposoby uwierzytelnienia podmiotów korzystających z Krajowego Systemu e Faktur,

4) dane faktury ustrukturyzowanej, których podanie umożliwia dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur

– uwzględniając konieczność zapewnienia prawidłowej identyfikacji i weryfikacji podmiotów, o których mowa w art. 106nb, oraz zapewnienia dostępu do faktur ustrukturyzowanych i możliwości zapoznania się z ich treścią.”;

15) po art. 112a dodaje się art. 112aa w brzmieniu:

„Art. 112aa. 1. Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i art. 112a nie stosuje się.

2. Po upływie okresu przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, podatnik przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art. 112a stosuje się odpowiednio.”.

Art. 2. W ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 i 1598) w art. 193a po § 1 dodaje się § 1a w brzmieniu:

„§ 1a. Przepisu § 1 nie stosuje się do faktur ustrukturyzowanych w rozumieniu art. 2 pkt 32a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.”.

Art. 3. W ustawie z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2021 r. poz. 422, z późn. zm.[3])) w art. 35:

1) w ust. 3 w pkt 1 w lit. e średnik zastępuje się przecinkiem i dodaje się lit. f w brzmieniu:

„f) Krajowego Systemu e-Faktur, o którym mowa w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;”;

2) w ust. 4 skreśla się wyrazy „zawarte w dokumentach i informacjach”.

Art. 4. Tworzy się Krajowy System e-Faktur.

Art. 5. Czynności, o których mowa w art. 106a ustawy zmienianej w art. 1, dokonane przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, w stosunku do których termin wystawienia faktury upływa po dniu 31 grudnia 2021 r., mogą być udokumentowane fakturą ustrukturyzowaną, o której mowa w art. 2 pkt 32a ustawy zmienianej w art. 1.

Art. 6. Przepisy art. 87 ust. 2, 2c i 5b–5d ustawy zmienianej w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, stosuje się do okresów rozliczeniowych przypadających począwszy od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy.

Art. 7. 1. W latach 2022–2031 maksymalny limit wydatków budżetu państwa będących skutkiem finansowym niniejszej ustawy wynosi 229 528 837 zł, w tym w:

1) 2022 r. – 30 112 255 zł;

2) 2023 r. – 29 796 170 zł;

3) 2024 r. – 27 003 419 zł;

4) 2025 r. – 29 809 867 zł;

5) 2026 r. – 24 345 604 zł;

6) 2027 r. – 19 658 116 zł;

7) 2028 r. – 19 658 116 zł;

8) 2029 r. – 19 658 116 zł;

9) 2030 r. – 19 658 116 zł;

10) 2031 r. – 9 829 058 zł.

2. W przypadku przekroczenia lub zagrożenia przekroczeniem przyjętego na dany rok budżetowy maksymalnego limitu wydatków, o którym mowa w ust. 1, zostanie zastosowany mechanizm korygujący polegający na obniżeniu wydatków związanych z realizacją zadań wynikających z regulacji wprowadzanych niniejszą ustawą.

3. Organem właściwym, który monitoruje wykorzystanie limitu wydatków, o którym mowa w ust. 1, oraz wdraża mechanizm korygujący, o którym mowa w ust. 2, jest minister właściwy do spraw finansów publicznych.

Art. 8. Ustawa wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2022 r.

Prezydent Rzeczypospolitej Polskiej: A. Duda

Specjaliści z branży bezpieczeństwa do weryfikacji w systemie KSeF rekomendują zastosowanie rozwiązań z certyfikatem kwalifikowanym, czyli odpowiednio podpisów kwalifikowanych dla osób fizycznych i pieczęci kwalifikowanych dla osób prawnych. Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów już w 2023 roku ustandaryzowane faktury mają być obowiązkowe dla wszystkich podmiotów wystawiających faktury i podlegających polskim przepisom podatkowym.

Pieczęć elektroniczna do nabycia najtaniej w sklepie dziennika „Rzeczpospolita” na sklep.rp.pl

POBIERZ PLIK Z TREŚCIĄ USTAWY PDF

CZYTAJ TAKŻE: ROZPORZĄDZENIE MINISTRA FINANSÓW z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur

Zainteresowanych szerszą informacją o zastosowaniu pieczęci elektronicznej w KSeF zachęcamy do pozostawienia danych kontaktowych.

Krajowy System Faktur stanie się obowiązkowy dla wszystkich prawdopodobnie w połowie 2025 roku. Można korzystać z niego już obecnie i warto skorzystać z tej szansy, by go poznać. Dowiedz się wszystkiego, co ważne o KSeF i wypróbuj tę wiedzę w praktyce.

Krajowy System e-Faktur działa już od 1 stycznia 2022 roku. Dotychczas przedsiębiorcy korzystają z niego dobrowolnie, jednak niedługo stanie się to obowiązkiem. Zobacz, na jakiej podstawie KSeF wszedł w życie i o czym trzeba pamiętać, żeby z niego korzystać.

Krajowy System Faktur – podstawa prawna

Nowelizacja ustawy o VAT z 29 października 2021 r. (Dz. U. z 2021 r., poz. 2076) wprowadza (od 1 stycznia 2022 r.) do polskiego systemu prawa podatkowego i określa zasady funkcjonowania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych (e-faktur) i Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Drugim dokumentem określającym działanie KSeF jest Rozporządzenie Ministra Finansów z 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. 2021, poz. 2481).

Krajowy System Faktur – terminy

Uwaga! Data wejścia w życie została po raz kolejny przesunięta podczas konferencji Ministerstwa Finansów z dnia 19 stycznia 2024 roku. Obecnie nie ma informacji na temat tego, kiedy system KSeF stanie się obowiązkowy. Wiemy tylko, że będzie to najszybciej w przyszłym roku. Możliwym terminem jest połowa 2025 roku.

W 2022 roku korzystanie z e-faktur ustrukturyzowanych jest dla podatników dobrowolne, natomiast od 2023 roku Ministerstwo Finansów zamierza wdrożyć obowiązkowe stosowanie e-faktur dla wszystkich przedsiębiorców. KSeF miał stać się obligatoryjny od 2024 roku. Początkowo miał to być II kwartału 2023 r. (najwcześniejszym możliwym terminem był 1 kwietnia).

Dostęp do systemu e-Faktur

Są dwie możliwości, by wystawić e-fakturę za pośrednictwem systemu.

Darmowe aplikacje

Pierwsza to skorzystanie z darmowych aplikacji, które udostępni Ministerstwo Finansów. Jest polecana zwłaszcza dla mniejszych firm, które nie wystawiają wielu faktur i nie mają potrzeby korzystania z bardziej rozbudowanego oprogramowania.

Komercyjne narzędzia

Możliwość druga to skorzystanie z komercyjnych narzędzi do rozliczeń podatkowo-księgowych, które będą zintegrowane z KSeF dzięki interfejsowi API. Podatnik najpierw wygeneruje plik w formacie xml za pomocą oprogramowania, z którego korzysta, a następnie prześle ją do bazy KSeF. Gdy system nada przesłanemu plikowi unikalny numer, stanie się on fakturą.

Niezależnie od przyjętych rozwiązań korzystanie z KSeF wymaga uwierzytelniania.

Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów planowana jest aktualizacja oprogramowania e-Mikrofirma w sposób, który umożliwi wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Aplikacja ta została udostępniona w II kwartale 2022 roku. Warto jednak zaznaczyć, że jest to oprogramowanie służące do obsługi niewielkich spółek. Duzi przedsiębiorcy, czy spółki z sektora SME będą zobowiązani do samodzielnego dostosowania swoich systemów podatkowych i księgowych do nowego obowiązku.

Pieczęć elektroniczna a Krajowy System Faktur

Wykorzystanie pieczęci elektronicznej w procesie KSeF zostało wskazane jako jedna z możliwych metod uwierzytelnienia podatnika [Rozporządzenie ministra finansów z 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. 2021, poz. 2481)].
Zgodnie z treścią § 5. tego rozporządzenia:

1. Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga uwierzytelnienia:

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo
• kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, albo
• podpisem zaufanym, albo
• wygenerowanym przez Krajowy System e-Faktur, po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego w sposób, o którym mowa w pkt 1-3, ciągiem znaków alfanumerycznych, z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych, przypisanym do podatnika lub podmiotu uprawnionego i jego uprawnień

– oraz weryfikacji posiadanych uprawnień.

2. W przypadku kwalifikowanych podpisów elektronicznych niezawierających numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL podatnika będącego osobą fizyczną, uwierzytelnienie oraz weryfikacja posiadanych uprawnień są możliwe również po zgłoszeniu danych unikalnych identyfikujących ten podpis, do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, w zawiadomieniu, o którym mowa w § 4.

Podmioty zobowiązane

Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów ustandaryzowane faktury docelowo mają być obowiązkowe dla wszystkich podmiotów wystawiających faktury i podlegających polskim przepisom podatkowym.

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur – od kiedy będzie obowiązkowy? To ważne pytanie, które zadają sobie wszyscy przedsiębiorcy. Na razie używają go tylko ci, którzy tak zdecydują, jednak już nie długo będzie inaczej. Poznaj datę i sposób działania KSeF.

Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy prawdopodobnie od połowy 2025 roku. Poznaj Rozporządzenie Ministra Finansów, na podstawie którego ten system działa już od początku 2022 roku. Sprawdź, co trzeba o nim wiedzieć.

Krajowy System e-Faktur – od kiedy będzie obowiązkowy? Co to jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur – w skrócie KSeF – to system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów umożliwiający wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Ta wprowadzona na drodze administracyjnej rewolucyjna zmiana w zakresie fakturowania, nakłada nowe obowiązki zarówno na wystawców, jak i odbiorców faktur. Z uwagi na zakres danych dostarczanych do KSeF, kluczowym elementem tego procesu jest bezpieczeństwo.

Uzyskaj dostęp do KSeF z elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną.

Do tego celu ustawodawca zobowiązał uczestników obrotu gospodarczego do weryfikacji uprawnień do systemu w ściśle określony sposób. Regulacje w tym zakresie wyznacza Rozporządzenie ministra finansów z 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. 2021, poz. 2481). Publikujemy tu pełną treść rozporządzenia, a także całość dokumentu do pobrania w pliku PDF (link pod treścią rozporządzenia).

Krajowy System e-Faktur – od kiedy będzie obowiązkowy?

Data wejścia w życie KSeF-u została po raz kolejny przesunięta podczas konferencji Ministerstwa Finansów 19 stycznia 2024 roku. Obecnie nie ma informacji na temat tego, kiedy system KSeF stanie się obowiązkowy. Wiemy tylko, że będzie to najszybciej w przyszłym roku. Możliwym terminem jest połowa 2025 roku.

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie KSeF

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA FINANSÓW z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur

Na podstawie art. 106r ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685, z późn. zm.2)) zarządza się, co następuje:

§ 1

Rozporządzenie określa:

1) rodzaje uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
2) sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur oraz wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu tych uprawnień;
3) sposoby uwierzytelnienia podmiotów korzystających z Krajowego Systemu e-Faktur;
4) dane faktury ustrukturyzowanej, których podanie umożliwia dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.

§ 2

1. Uprawnieniami do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur są uprawnienia do:

1) nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
2) wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
3) wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej „ustawą”, będących fakturami ustrukturyzowanymi.

2. Uprawnienie, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, posiada:

1) podatnik;
2) osoba fizyczna wskazana przez podatnika;
3) podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy;
4) osoba fizyczna wskazana przez podmiot, o którym mowa w art. 106c pkt 1 ustawy.

3. Uprawnienia, o których mowa w ust. 1 pkt 2, posiada:

1) podatnik;
2) osoba fizyczna wskazana przez podatnika;
3) podmiot wskazany przez podatnika;
4) osoba fizyczna wskazana przez podmiot, który został wskazany przez podatnika;
5) podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy;
6) osoba fizyczna wskazana przez podmiot, o którym mowa w art. 106c ustawy.

4. Uprawnienia, o których mowa ust. 1 pkt 2, posiadane przez podmiot wskazany przez podatnika są również uprawnie- niami osób fizycznych wskazanych przez ten podmiot.

5. Uprawnienie, o którym mowa w ust. 1 pkt 3, posiada wskazany przez podatnika nabywca towarów lub usług oraz podmioty uprawnione przez tego nabywcę do wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

§ 3

1. Nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur jest dokonywane za pomocą oprogramowania interfejsowego, o którym mowa w art. 106nc ust. 1 ustawy, dostępnego na stronie, której adres jest podany w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych, i następuje z zastosowaniem specyfikacji tego oprogramowania interfejsowego, po weryfika- cji posiadanych uprawnień.

2. Nadanie, zmiana lub odebranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga podania:

1) numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika;
2) danych podmiotu lub danych osoby fizycznej, którym jest nadawane, zmieniane lub odbierane uprawnienie:

a) numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podmiotu albo numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub numeru PESEL osoby fizycznej,
b) imienia i nazwiska osoby fizycznej albo nazwy podmiotu,
c) daty urodzenia osoby fizycznej, w przypadku niepodania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL,
d) numeru i serii dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość osoby fizycznej wraz z krajem jego wydania, w przypadku nieposiadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL,
e) danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny uprawnionej osoby fizycznej, w przypadku gdy podpis ten nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL;

3) rodzaju uprawnienia;
4) informacji, czy podmiot lub osoba fizyczna, którym jest nadawane, zmieniane lub odbierane uprawnienie, jest przed- stawicielem podatkowym, o którym mowa w art. 18a ustawy.

3. Nadanie, zmiana lub odebranie uprawnienia do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez osobę fizyczną uprawnioną przez podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy, wymaga podania:

1) numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podmiotu, o którym mowa w art. 106c pkt 2 ustawy, lub urzędu obsługującego podmiot, o którym mowa w art. 106c pkt 1 ustawy, oraz
2) danych, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b–e.

§ 4

1. W przypadku podatników lub podmiotów niebędących osobami fizycznymi, nieposiadających możliwości uwierzytelnienia się w sposób, o którym mowa w § 5 ust. 1, nadawanie lub odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur jest dokonywane przez złożenie w postaci papierowej do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

2. Wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur określa za- łącznik do rozporządzenia.

§ 5

1. Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga uwierzytelnienia:

1) kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo
2) kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, albo
3) podpisem zaufanym, albo
4) wygenerowanym przez Krajowy System e-Faktur, po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego w sposób, o którym mowa w pkt 1–3, ciągiem znaków alfanumerycznych, z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych, przypisanym do podatnika lub podmiotu uprawnionego i jego uprawnień
– oraz weryfikacji posiadanych uprawnień.

2. W przypadku kwalifikowanych podpisów elektronicznych niezawierających numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL podatnika będącego osobą fizyczną, uwierzytelnienie oraz weryfikacja posiadanych uprawnień są możli- we również po zgłoszeniu danych unikalnych identyfikujących ten podpis, do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, w zawiadomieniu, o którym mowa w § 4.

§ 6

Dostęp do faktury ustrukturyzowanej jest możliwy poprzez podanie:

1) numeru identyfikującego daną fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, o którym mowa w art. 106nd ust. 2 pkt 8 ustawy;
2) numeru faktury, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy;
3) numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub innego identyfikatora nabywcy towarów lub usług albo informacji o braku identyfikatora;
4) imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy towarów lub usług albo informacji o braku tych danych;
5) kwoty należności ogółem.

§ 7

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2022 r.

Minister Finansów: wz. S. Skuza

Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów od 2025 roku ustandaryzowane faktury mają być obowiązkowe dla wszystkich podmiotów wystawiających faktury podlegające polskim przepisom podatkowym. Specjaliści z branży bezpieczeństwa do weryfikacji w systemie KSeF rekomendują zastosowanie rozwiązań z certyfikatem kwalifikowanym, czyli odpowiednio podpisów kwalifikowanych dla osób fizycznych i pieczęci kwalifikowanych dla osób prawnych.

Pieczęć elektroniczna do nabycia najtaniej w sklepie dziennika „Rzeczpospolita” na sklep.rp.pl

POBIERZ PLIK Z TREŚCIĄ ROZPORZĄDZENIA PDF

CZYTAJ TAKŻE: Ustawa o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw

Zainteresowanych szerszą informacją o zastosowaniu pieczęci elektronicznej w KSeF zachęcamy do pozostawienia danych kontaktowych.