Coraz częściej wysyłane się wiadomości SMS bądź emaile z firm i instytucji, ostrzegające przed fałszywymi fakturami, fałszywymi umowami, czy fałszywą korespondencją podszywającą się pod dostawców usług z różnych branż.
Pomysłowość przestępców w tym zakresie rośnie wraz ze wzrostem popularności wszelkich płatności oraz usług realizowanych online. Czym są fałszywe faktury? Jak się przed nimi ochronić?
Fałszywa faktura. Jak można się zabezpieczyć?
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna uwiarygadnia pochodzenia dokumentu, faktury, a także gwarantuje, że ich treść nie zostanie zmieniona. Nie da się jej podrobić, a każda ingerencja w treść dokumentu elektronicznego (np. faktury czy zamówienia) powoduje u odbiorcy wyświetlenie ostrzeżenia, że dokument został zmodyfikowany.
Przykład 1
Firma Adama współpracuje z firmą Bożeny. Fałszerze podszywają się pod firmę Adama i wysyłają firmie Bożeny fałszywą fakturę, podając na niej fałszywy numer konta. Firma Bożeny opłaca fakturę. Ofiarami fałszerstwa są obie strony. Do firmy Adama zgłasza się Urząd Skarbowy z roszczeniem zapłaty podatku od dochodów. Do firmy Bożeny zgłasza się Urząd Skarbowy z roszczeniem wynikającym z błędnego zaksięgowania kosztu.
Przykład 2
Firma Celiny świadczy usługi księgowe dla 100 klientów i zwykle na koniec miesiąca wysyła im faktury. Podszywając się pod firmę oszuści/hakerzy rozsyłają faktury z innym numerem konta do klientów Celiny. Ilu klientów zorientuje się, że to fałszywa faktura? Wystarczy przecież dodać na niej dopisek UWAGA ZMIANA KONTA.
W obu tych przypadkach oznaczenie faktury pieczęcią elektroniczną zabezpieczyłoby firmy przed ryzykiem i związanymi z nim stratami. Dlatego też wprowadzając pieczęć elektroniczną, warto poinformować dostawców/odbiorców, żeby akceptowali tylko i wyłącznie opieczętowane elektronicznie dokumenty.
Fałszywe faktury. Czy zagrożenie jest realne?
Choć nie ma dokładnych danych, jaka jest skala tego procederu, to prawdopodobieństwo oszustwa dynamicznie się zwiększa z każdym rokiem. Zgodnie z „Raportem o stanie bezpieczeństwa cyberprzestrzeni RP” autorstwa Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, w 2019 roku odnotowano ponad 226 tysięcy zgłoszeń „incydentów teleinformatycznych” wobec niespełna 32 tysięcy w roku 2018. To ponad siedmiokrotny wzrost aktywności hakerów wobec instytucji objętych kontrolą w ciągu roku. Na tej podstawie można przyjąć, w jakim tempie rozwija się zjawisko przestępczości online, do której zaliczają się wyłudzenia od firm.
Zainteresowanych ofertą i możliwością nabycia Pieczęci Elektronicznej w najniższej cenie zachęcamy do pozostawienia danych kontaktowych.
Mała Księgowość Rzeczpospolitej przeprowadziła pierwszą ankietę wśród swoich użytkowników. Dotyczyła pieczęci elektronicznej. Poznaj wyniki poniżej.
Mała Księgowość może dodać do oferty nowy produkt. Zobacz, co myślą o tym jej użytkownicy. Zobacz, jakie pytania zadaliśmy i co odpowiedzieliście.
Spis treści
Mała Księgowość – ankieta
W dniach 21-28 czerwca 2021 zaproponowaliśmy udział w ankiecie dotyczącej możliwości rozszerzenia oferty Małej Księgowości o nowy produkt – pieczęć elektroniczną. Z uwagi na duże zainteresowanie udziałem w badaniu i zebranie w ciągu tygodnia około 4 tys. ankiet, w ramach ponownych podziękowań za tak okazane zaangażowanie, niżej dzielimy się z Państwem wynikami tej akcji.
Otrzymaliśmy także wiele telefonów i wiadomości, w których powtarzały się pytania o zastosowanie pieczęci elektronicznej, zasady jej wykorzystania, a także czym różni się pieczęć od podpisu elektronicznego.
Stąd też pod wynikami ankiety znajdują się linki do informacji, z których można dowiedzieć się więcej o pieczęci elektronicznej, jej zastosowaniach, w tym w różnych branżach, a także znaleźć odpowiedzi na kilka najczęściej pojawiających się pytań (tzw. FAQ).
Pieczęć elektroniczna w Małej Księgowości – pytania
Ankieta zawierała trzy pytania:
1. Czy w prowadzonej działalności wolisz kontaktować się z urzędami online, czy fizycznie?
2. Czy w Państwa działalności/firmie korzystacie z kwalifikowanych usług zaufania – takich jak pieczęć elektroniczna bądź podpis elektroniczny?
3. Czy chcesz się dowiedzieć, jak działa pieczęć elektroniczna i gdzie można ją zastosować?
Chętni mieli też możliwość pozostawienia adresu email, na który otrzymali zwrotnie link do sklepu „Rzeczpospolitej”, gdzie pieczęć elektroniczna w promocyjnej cenie dostępna jest online.
Ankietę otworzono 5553 razy, w tym 3967 osób ją wypełniło, co stanowi 71,4%. 83,8% użytkowników udzieliło odpowiedzi w czasie krótszym niż 2 minuty. Poszczególne odpowiedzi kształtowały się następująco.
Zdecydowana większość, bo aż 82,8% respondentów woli kontakt z urzędami w formie online. Niespełna 10% preferuje osobistą wizytę.
Ponad połowa użytkowników Małej Księgowości, którzy wzięli udział w ankiecie, korzysta z rozwiązań kwalifikowanych usług zaufania, w tym w większości z podpisu elektronicznego. Osoby deklarujące stosowanie pieczęci elektronicznej stanowią 2,4%. Co warte odnotowania 14,1% respondentów rozważa wprowadzenie tego typu produktów do swojej działalności.
Pytanie trzecie sprawdzało zainteresowanie pieczęcią elektroniczną. Odpowiedzi ukazały, że wśród 3967 respondentów – użytkowników MK – ponad 73% chętnie sprawdzi działanie pieczęci elektronicznej. 17,5% uznało, że nie jest im potrzebna, natomiast znajomość tego rozwiązania zadeklarowało 8,8%.
Podsumowanie
Wyniki tej krótkiej ankiety wskazują na wyraźną przewagę osób wykorzystujących rozwiązania usług zaufania w bieżącej działalności biznesowej oraz wysoki odsetek zainteresowanych ich potencjalnym wprowadzeniem, w tym zastosowanie pieczęci elektronicznej.
W związku z ograniczeniami wynikającymi z pandemii Covid-19, na uczelniach wyższych tak jak i w wielu innych firmach i instytucjach powstała konieczność wydawania różnego rodzaju dokumentów, zaświadczeń, wniosków w formie elektronicznej – czyli bez konieczności osobistego stawiennictwa np. w dziekanacie. Dzięki nowelizacji Kodeksu postępowania administracyjnego już od 1 lipca 2021 roku studenci będą mogli otrzymać potrzebne dokumenty w prostszy sposób, bez wychodzenia z domu. Możliwe będzie to dzięki kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, z której coraz częściej korzysta szkolnictwo wyższe.
Spis treści
Pieczęć elektroniczna a nowelizacja KPA 2021
Nowelizacja Kodeksu postępowania administracyjnego w 2021 pozwala na usprawnienie obsługi studentów w dziekanatach. Przepisy, które obowiązują od 1 lipca 2021 roku, umożliwiają wydawanie cyfrowych zaświadczeń opatrzonych m.in. pieczęcią elektroniczną kwalifikowaną. Celem nowelizacji jest zautomatyzowanie procesów tworzenia dokumentów w administracji publicznej. Dzięki niej studenci mogą otrzymywać również dyplomy elektroniczne, potwierdzone e-pieczęcią kwalifikowaną.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to usługa zaufania, która może zostać wydana dla podmiotu posiadającego osobowość prawną, np. organizacji, firmy, organu administracji publicznej, w tym dla uczelni wyższej. E-pieczęć pozwala na opieczętowanie dowolnych dokumentów i plików przy użyciu jedynie danych podmiotu. Zgodnie z nowelizacją KPA 2021, w uczelniach wyższych pieczęcią kwalifikowaną mogą być opieczętowane najróżniejsze zaświadczenia, np. o przyjęciu na studia, czy o statusie studenta, czy te do ZUS i KRUS. Dzięki temu możliwe jest skrócenie czasu obsługi studentów.
Pieczęć kwalifikowana – właściwości
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna przede wszystkim identyfikuje daną uczelnię. Zapewnia integralność danych, a także ich niepodważalność. Dzięki e-pieczęci możliwe jest uwierzytelnienie nadawcy oraz spełnienie wymogów określonych przepisami prawa. Pieczęci kwalifikowanej nie da się podrobić. Dlatego studenci, którzy otrzymują e-dokumenty z uczelni wyższej opieczętowane w ten sposób, mogą mieć pewność, że pochodzą one z właściwego źródła.
Oto przykłady innych dokumentów, które można opieczętować pieczęcią kwalifikowaną na uczelniach wyższych:
• oficjalne dokumenty uczelni (np. statuty, zarządzenia)
• faktury elektroniczne
• zamówienia
• korespondencja elektroniczna
• uczelniane akty prawne
• oferty handlowe/przetargowe
Wszechstronność e-pieczęci sprawia, że każda wyższa uczelnia, która ją posiada, może działać znacznie szybciej. Dokumenty w wersji cyfrowej, które zostały opieczętowane w ten sposób, traktowane są na równi z dokumentami w wersji papierowej. Sam moment opatrzenia pliku e-pieczęcią jest czynnością, która wykorzystuje specjalny system informatyczny. Proces wydawania dokumentów staje się wówczas sprawniejszy, a ich autentyczność jest potwierdzona.
Pieczęć kwalifikowana – korzyści dla uczelni wyższych
Oto najważniejsze korzyści, jakie płyną ze stosowania e-pieczęci przez uczelnie wyższe:
• Bezpieczeństwo – Pieczęć kwalifikowana jest gwarancją potwierdzenia tożsamości podmiotu. Ochrania ona nadawców i adresatów plików przed fałszerstwem i manipulacją. Pieczęć wydają jedynie certyfikowani dostawcy usług zaufania, którzy współpracują z Narodowym Centrum Certyfikacji.
• Wiarygodność – Zastosowanie pieczęci kwalifikowane sprawia, że opieczętowane w ten sposób pliki czy dokumenty są autentyczne.
• Zgodność z przepisami prawa – Pieczęć elektroniczna potwierdza, że dokumenty elektroniczne mają pełną moc prawną.
• Cyfryzacja – Zastosowanie pieczęci kwalifikowanej nie wymaga skanowania oryginalnych dokumentów papierowych. Zmienia także model ich archiwizacji na cyfrowy oraz pozwala na przechowywanie dokumentów długoterminowo.
• Automatyzacja – E-pieczęć umożliwia zautomatyzowanie procesów w systemach gromadzenia danych oraz systemach obiegu dokumentów. Zapewnia całkowicie zautomatyzowaną i prawnie wiążącą komunikację elektroniczną B2B i B2C.
• Niższe koszty – Pieczęć elektroniczna oszczędza czas i obniża koszty obsługi dokumentów.
• Profesjonalny wizerunek – E-pieczecie sprawiają, że uczelnie, które z nich korzystają, kreują nowoczesny wizerunek, w którym liczą się zaawansowane technologicznie rozwiązania.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna na e-dyplomach
Uczelnie wyższe, które wyrobiły e-pieczęć, mogą oferować swoim studentom elektroniczne wersje dyplomów (tzw. e-dyplomy) oraz suplementów do tych dyplomów. Cyfrowy dyplom jest autentyczny, a przede wszystkim akceptowany na terenie całej Unii Europejskiej, ponieważ stosowanie pieczęci elektronicznej regulują specjalne przepisy eIDAS. Ważną cechą pieczęci będzie zatem transgraniczność, co oznacza, że jest ona akceptowana poza granicami Polski.
Co umożliwia studentom e-dyplom? Absolwent uczelni, który posługuje się cyfrowym dyplomem, może łatwiej zaaplikować o pracę. Elektroniczna pieczęć na e-dyplomie to również łatwiejsza aplikacja na studia zagraniczne, ponieważ dokument taki jest zgodny z unijnymi standardami.
E pieczęć dla uczelni wyższej – czy warto?
Obecnie coraz więcej czynności zawodowych wykonujemy zdalnie. W cenie są więc technologie, które usprawniają procesy obiegu dokumentów. W przypadku uczelni wyższych idealną sytuacją jest wydawanie stosownych zaświadczeń od razu po złożeniu odpowiedniego żądania przez studenta.
Nowe regulacje KPA 2021 pozwalają m.in. na sprawne opieczętowanie zaświadczeń w formie elektronicznej na uczelniach wyższych. Dzięki pieczęci kwalifikowanej odbywa się to automatycznie i bez fizycznego udziału człowieka. W praktyce pozwala to na podniesienie efektywności procesów związanych z obsługą studentów.
Na pewno wyzwaniem dla szkolnictwa wyższego jest okres pandemii Covid-19. W oparciu o zdobyte doświadczenia tego okresu poczynione działania przybliżające do świadczenia części usług administracyjnych w formie cyfrowej zostaną i będą sukcesywnie rozwijane. Cyfryzacja to proces, który został już zapoczątkowany.
Z jednej strony nakłada na uczelnie całkiem nowe wymogi i wymusza wdrażanie nowych technologii, ale z drugiej ma też wymierne korzyści -> pozwala na szybkie dostosowanie się do otaczającej rzeczywistości, zapewnia publicznym i prywatnym uczelniom wygodne administrowanie dokumentacją, umożliwia także stabilną działalność i przewagę konkurencyjną na rynku edukacyjnym.
Zainteresowanych ofertą i możliwością nabycia Pieczęci Elektronicznej w najniższej cenie zachęcamy do pozostawienia danych kontaktowych
Nowelizacja Kodeksu Postępowania Administracyjnego w 2021 ma m.in. na celu informatyzację oraz automatyzację procesów w instytucjach publicznych. Ten akt prawny wprowadza do polskich przepisów pojęcie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Dzięki której możliwe jest automatyczne opieczętowanie wniosków czy zaświadczeń w wersji cyfrowej. Jakie korzyści wiążą się ze stosowaniem e-pieczęci w administracji publicznej? Co może zyskać obywatel, który otrzymuje dokument opieczętowany pieczęcią kwalifikowaną?
Spis treści
Co zmienia nowelizacja KPA 2021?
Za sprawą nowelizacji Kodeksu Postępowania Administracyjnego w 2021 roku sposób kontaktów z instytucjami publicznymi może się szybko zmienić, ponieważ nowością, która pojawia się w polskich przepisach, jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Jej najważniejszą cechą jest przede wszystkim to, że może być używana zamiast kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub podpisu osobistego osoby upoważnionej do wydania dokumentu oraz nie zawiera danych personalnych urzędnika.
Czym jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna?
Kwalifikowane pieczęć elektroniczna to usługa zaufania, która może zostać wydana dla podmiotów posiadających osobowość prawną, w tym instytucji administracji publicznej. Za jej pomocą można bardzo prosto podpisać plik lub dokument, bez używania danych osobowych. W praktyce oznacza to, że do wydania niektórych zaświadczeń czy przyjęcia wniosków nie będzie potrzebny kontakt z urzędnikiem, ponieważ niezbędne e-dokumenty będą generowane automatycznie.
Pieczęć kwalifikowana identyfikuje daną instytucję administracji publicznej, zapewniając dokumentom integralność oraz niepodważalność. E-pieczęć uwierzytelnia ponadto nadawcę dokumentu, a także spełnia wszelkie wymogi określone przepisami prawa. Pieczęci elektronicznej nie da się podrobić w żaden sposób, dzięki czemu obywatele mają pewność, że otrzymane przez nich cyfrowe dokumenty są autentyczne, a dzięki temu – traktowane na równi z dokumentami papierowymi.
Oto przykłady dokumentów, które można opieczętować kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną w instytucjach administracji publicznej:
zaświadczenia urzędowe
wnioski
dokumenty dotyczące postępowań przetargowych
faktury elektroniczne
korespondencja elektroniczna
Korzyści ze stosowanie pieczęci elektronicznej w administracji publicznej
Wykorzystywanie e-pieczęci w administracji publicznej pociąga za sobą szereg korzyści. Oto najważniejsze z nich:
Redukcja kosztów obsługi wniosków – Dzięki e-pieczęci instytucja administracji publicznej zmniejsza koszty związane z zakupem papieru, eksploatacją drukarek oraz wysyłką dokumentów.
Informatyzacja – Stosowanie e-pieczęci sprzyja informatyzacji pracy instytucji publicznych. Dzięki temu można odejść od tradycyjnych metod sporządzania dokumentacji papierowej, co jest zgodne z wymogami współczesności.
Dostępność usługi 24/7 – Wniosek o wydanie elektronicznego zaświadczenia można złożyć w każdej chwili, nawet poza godzinami pracy urzędu. W praktyce obywatel generuje potrzebny dokument opieczętowany pieczęcią elektroniczną bez udziału urzędnika.
Automatyzacja – Moment opatrzenia dokumentu urzędowego pieczęcią kwalifikowaną następuje w wyniku wykonania zlecenia przez obywatela w systemie informatycznym. Dzięki temu cały proces przebiega znacznie szybciej.
Brak danych osobowych zawartych w certyfikacie pieczęci kwalifikowanej – Do pieczęci nie są przyporządkowane dane osobowe urzędnika.
E-pieczęć w administracji publicznej – korzyści dla obywatela
Oto korzyści dla obywatela, które płyną ze stosowania e-pieczęci przez urzędy:
Przyspieszenie procesu wydawania dokumentów – Dzięki pieczęci elektronicznej, urzędowe zaświadczenie, wnioski i dokumenty mogą zostać wydane znacznie szybciej, niż w przypadku tradycyjnych metod.
Brak potrzeby wykonywania kopii dokumentów – E-dokumenty opatrzone pieczęcią kwalifikowaną można wielokrotnie kopiować. Każda kopia będzie respektowana na terenie całej Unii Europejskiej, ponieważ kwestie te reguluje specjalne unijne rozporządzenie eIDAS.
Dostępność usług urzędowych – Pieczęć kwalifikowana dla urzędów umożliwia uzyskiwanie odpowiednich e-dokumentów o dowolnej porze, nawet poza godzinami pracy urzędu. Obywatel otrzymuje odpowiedni dokument od razu po złożeniu elektronicznego zlecenia.
Mobilność – Wygenerowany automatycznie dokument z e-pieczęcią można przesłać do odpowiedniego nadawcy za pomocą poczty elektronicznej w komputerze lub smartfonie.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna, stosowana przez urzędy, jest odpowiedzią na potrzeby obywateli, którym zależy na szybkim załatwieniu sprawy – najlepiej bez osobistej wizyty w instytucji. Organy administracji publicznej mogą oferować tym sposobem nową jakość obsługi obywateli oraz zwiększyć dostęp do informacji publicznych.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest teraz dostępna online w sklepie dziennika „Rzeczpospolita”. Jest ona zgodna z rozporządzeniem eIDAS, spełnia wymogi prawne i jest akceptowana na terenie całej Unii Europejskiej.
Co to jest pieczęć elektroniczna? Poznaj to bardzo ważne narzędzie, bez którego firmie ciężko dzisiaj funkcjonować. Sprawdź, czym różni się od popisu elektronicznego. Poznaj najczęściej zadawane pytania.
Dowiedz się wszystkiego, co najważniejsze na temat tego, co to jest pieczęć elektroniczna. Kto może jej używać? Gdzie możesz ją uzyskać? To tylko niektóre z odpowiedzi, jakie uzyskasz w naszym artykule.
Spis treści
Czym różni się pieczęć elektroniczna od podpisu elektronicznego?
Główną różnicą jest to, kto się podpisuje elektronicznie. W przypadku podpisu podpisuje się osoba z imienia i nazwiska, a w przypadku zastosowania pieczęci podpisuje się firma bądź instytucja – bez danych osobowych.
Zatem pieczęć elektroniczna nie stanowi alternatywy dla podpisu, jest inną formą zabezpieczenia i znajduje zastosowanie, kiedy ważne jest potwierdzenie prawdziwości wystawcy dokumentu oraz jego niezmienionej zawartości. Także z powodzeniem można korzystać z obu tych rozwiązań równolegle i wykorzystywać ich potencjał.
Ile kosztuje pieczęć elektroniczna?
Kwalifikowana pieczęć może występować w kilku wariantach, stąd też na potrzeby udzielenia odpowiedzi wybrany został jeden popularny wariant, czyli kompletny zestaw umożliwiający pieczętowanie dokumentów elektronicznych zgodnie z eIDAS. Ceny takich zestawów u operatorów usług zaufania wahają się od 1 400 do 2 000 zł (ceny netto).
Pieczęć elektroniczna wydawana jest podmiotom posiadającym osobowość prawną, a nie osobom fizycznym, dla których przewidziany jest indywidualny podpis elektroniczny. Z pieczęci mogą korzystać firmy, instytucje, urzędy, jednostki podległe, a także ich oddziały, delegatury, filie, czy przedstawicielstwa. Pieczęć elektroniczna odpowiada stosowaniu pieczęci tradycyjnej „firmowej”, przy czym zapewnia więcej korzyści.
Czy pieczęć jest widoczna na dokumentach?
Tak, pieczęć jest widoczna na dokumentach. Można ją samodzielnie zdefiniować w kilku formatach łączących tekst z grafiką, w tym także zastosować własne pliki graficzne.
Co to jest pieczęć elektroniczna? Jak ją wyrobić?
Wyrobienie pieczęci elektronicznej możliwe jest całkowicie online, czyli bez konieczności osobistej wizyty w punkcie certyfikacji. Wymagana prawem weryfikacja prawdziwości danych podmiotu występującego o pieczęć elektroniczną odbywa się poprzez złożenie oświadczenia i podpisania go kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez jedną z osób reprezentujących dany podmiot i ujawnioną w dokumentach rejestrowych np. KRS.
Na tej podstawie na kartę kryptograficzną wgrywany jest certyfikat i wysyłany do zamawiającego. W przypadku nieposiadania podpisu kwalifikowanego niezbędna jest wizyta w punkcie certyfikacji i dokonanie weryfikacji tożsamości.
Co wchodzi w skład oferowanego zestawu pieczęci elektronicznej?
W skład oferowanego zestawu pieczęci elektronicznej wchodzi: karta kryptograficzna wraz z czytnikiem, 12-miesięczny certyfikat kwalifikowany, oprogramowanie oraz zdalne wsparcie techniczne. Dodatkowo bezpłatna przesyłka kurierska na terenie całego kraju.
Co to jest pieczęć elektroniczna? Jak ją wyrobić?
Pieczęć zawiera dane podmiotu, dla którego wgrany został certyfikat bezpieczeństwa, czyli nazwa podmiotu, dane adresowe oraz numer identyfikacyjny np. NIP. Mogą zostać zawarte także dodatkowe dane posiadacza pieczęci. Ważnym wyróżnikiem pieczęci elektronicznej jest brak zawartych na niej danych osobowych.
Czy można pieczętować wiele dokumentów równocześnie?
Tak, oznaczanie dokumentów w ten sposób może odbywać się równocześnie dla wielu plików, bądź pojedynczo – w zależności od potrzeb. Ponadto pieczęć elektroniczna może zostać zaimplementowana do innych systemów i stanowić jeden z elementów automatyzacji pracy z dokumentami elektronicznymi.
Ile osób może korzystać z pieczęci elektronicznej?
W odróżnieniu od podpisu elektronicznego, który wydawany jest dokładnie dla pojedynczego użytkownika (imię i nazwisko na podpisie), z pieczęci może korzystać wiele osób, co pozwala na jej efektywne wykorzystanie niezależnie od rotacji pracowników, okresu urlopowego, czy zwolnień lekarskich. W przypadku podpisu w takich sytuacjach potrzebny jest zakup wielu takich certyfikatów, aby zachować płynność działania.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest cyfrowym odpowiednikiem tradycyjnej pieczęci firmowej i jej zastosowanie jest tak szerokie, jak zastosowanie tzw. stempla. Zobacz, jak ją zdobyć.
Zasadniczą różnicą pomiędzy kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną a stemplem to zarazem główna cecha pieczęci. W odróżnieniu od stempla zabezpiecza dokumenty elektroniczne przed zmianami, czy celowym fałszerstwem. Poznaj wszystkie jej zastosowania.
Spis treści
Co to jest pieczęć elektroniczna?
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna wykorzystywana jest do uwierzytelniania i zapewniania integralności tworzonych dokumentów elektronicznych. Poświadcza prawdziwość ich zawartości, a także zabezpieczania ich przed ewentualnymi zmianami.
To zastosowanie ważne jest zarówno dla posiadacza pieczęci, jak i dla odbiorców jego dokumentów. Te, opatrzone pieczęcią kwalifikowaną gwarantują odbiorcy także prawdziwość ich pochodzenia. Na przykład faktura potwierdzona pieczęcią gwarantuje odbiorcy, że pochodzi od konkretnego wystawcy, a zawarte w niej dane nie zostały w żaden sposób zmienione. Eliminuje to możliwość podrobienia faktury, bądź jej przechwycenia i np. zmianę numeru konta.
Jakakolwiek edycja dokumentu elektronicznego powoduje wyświetlenie komunikatu o braku spójności między opieczętowanym plikiem a zmodyfikowaną wersją.
Zastosowanie pieczęci elektronicznej
Pieczęć elektroniczna zawiera takie informacje jak:
nazwa organizacji,
adres,
inne dane istotne dla prowadzonej działalności.
Dla dokładniejszego wyjaśnienia możliwych zastosowań pieczęci kwalifikowanej można wyróżnić dwa obszary: zastosowanie wewnętrzne w ramach własnej organizacji oraz zastosowanie zewnętrzne, czyli w komunikacji wychodzącej.
Wykorzystanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej wewnątrz organizacji pozwala na oznaczanie i uwiarygodnianie dokumentów otrzymywanych oraz funkcjonujących wewnętrznych twojej firmy.
Dzięki temu będziesz mieć pewność, że wszelkie dokumenty wymagające rejestracji, czy archiwizacji, a opatrzone pieczęcią elektroniczną, będą tymi, które rzeczywiście przyjąłeś. To ułatwia zarządzanie nimi oraz stanowi dowód ich zawartości. Mogą być to:
otrzymane faktury,
oferty,
zamówienia, w
szelka dokumentacja pracownicza,
dokumenty istotne dla firmy takie jak plany, budżety, strategie,
archiwizacja umów, ważnych ofert, sprawozdań, czy raportów.
Co więcej, jeśli przechowujesz dokumenty kadrowe, czy finansowe w formie elektronicznej, będziesz mógł archiwizować je krócej niż w przypadku papierowych. Dodatkową i prozaiczną korzyścią może być także oszczędność miejsca w przypadku dużych ilości dokumentów.
To obszar, w którym pieczęć elektroniczna pozwoli na zabezpieczenie dokumentów cyfrowych wychodzących do zewnętrznych podmiotów np.
obsługiwanych klientów,
potencjalnych partnerów biznesowych,
urzędów,
innych odbiorców związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Jaka aktywność może wymagać takich gwarancji? Są to na przykład:
faktury wychodzące,
umowy i inne dokumenty prawne,
oferty wraz z cenami i warunkami świadczeń,
zamówienia,
oficjalna korespondencja z partnerami biznesowymi, klientami, czy urzędami.
Takie dokumenty opatrzone pieczęcią elektroniczną uwierzytelniają ich wystawcę, spełniają wymogi prawne i dają odbiorcy gwarancję prawdziwości treści. Samemu wystawcy gwarantują ochronę przed fałszerstwem, gdyż pieczęci nie można podrobić.
Odbiorca faktury opatrzonej pieczęcią elektroniczną nie może podważyć jej pochodzenia, w celu unikania bądź celowego przedłużania dokonywania płatności.
Odbiorca faktury opatrzonej pieczęcią elektroniczną ma pewność, że pochodzi od danego wystawcy i nie została sfałszowana.
Nadawca oferty opatrzonej pieczęcią elektroniczną ma pewność, że zawarte w niej warunki nie zostaną zmienione.
Firma szkoleniowa po szkoleniu potwierdza autentyczność wydawanych dyplomów.
Złożone zamówienie na dostawę towarów nie zostanie „błędnie odczytane”, gdyż jakakolwiek zmiana w dokumencie spowoduje wyświetlenie komunikatu o braku spójności między opieczętowanym plikiem a zmodyfikowaną wersją.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest teraz dostępna online w sklepie dziennika „Rzeczpospolita”. Jest ona zgodna z rozporządzeniem eIDAS, spełnia wymogi prawne i jest akceptowana na terenie całej Unii Europejskiej.
Rozliczanie kwartalne podatku dochodowego, to jedna z dostępnych dla przedsiębiorcy możliwości. Często jednak o niej zapominamy. Kto może z niej skorzystać? Kiedy nie możemy rozliczać się kwartalnie?
Osobom, które dopiero rozpoczynają swoją przygodę z własną działalnością gospodarczą, często wydaje się, że wszystkie daniny publiczne musimy opłacać co miesiąc. To jednak nieprawda. Kiedy możemy wybrać rozliczanie kwartalne podatku dochodowego?
Spis treści
Jakie podatki można rozliczać w systemie kwartalnym?
Ustawodawca starał się tutaj pójść na rękę przedsiębiorcom, co skutkuje całkiem dużą liczbą danin, jakie można opłacić właśnie w ten sposób, rezygnując przy tym z tradycyjnego rozliczenia w systemie miesięcznym, który wciąż jest w Polsce niezwykle popularny.
W gronie tych danin znajduje się podatek dochodowy. Musimy uiścić go do 20 dnia miesiąca następującego po danym kwartale. Oznacza to, że podatek dochodowy opłacamy do 20 kwietnia, 20 lipca, 20 października oraz 20 stycznia.
Warto pamiętać o tym, że jeśli dwudziesty dzień miesiąca przypadłby na przykład na sobotę, to zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem, nasz czas na przelanie należnego podatku przedłuża się do kolejnego dnia roboczego.
Rozliczanie kwartalne podatku dochodowego – ważne informacje
Z tej formy rozliczeń nie mogą korzystać wszystkie podmioty gospodarcze funkcjonujące w Polsce. Faworyzowane są małe podmioty gospodarcze. Zgodnie z obowiązującym w naszym kraju prawem, mogą skorzystać z nich te firmy, które w poprzednim roku sprzedażowym nie osiągnęły przychodów ze sprzedaży przewyższającą wartość 2 milionów euro.
Ustawodawca w bardzo podobny sposób podszedł do podatku VAT. Możemy opłacić go do 25 dnia miesiąca po danym kwartale. Tutaj również obowiązuje zasada przesunięciu terminu na najbliższy dzień roboczy, jeśli dzień ten wypadnie na przykład na weekend.
Daniny płacimy do: 25 kwietnia, 25 lipca, 25 października oraz 25 stycznia. Po stronie ciekawostek warto wskazać, że z tego systemu rozliczeń nie można skorzystać od pierwszego dnia prowadzenia działalności. Musi minąć co najmniej rok. Dodatkowo musimy złożyć formularz JPK_V7K.
Obostrzenia i wyłączenia z kwartalnego podatku VAT
W tym ujęciu państwo postawiło na o wiele większą liczbę obostrzeń niż w sytuacji, kiedy rozliczamy podatek dochodowy. Wyłączono z niej nowe firmy. Przywilej kwartalnego rozliczania uzyskamy dopiero po roku prowadzenia firmy.
Działalności, które działały na podstawie zwolnień z VAT, mogą skorzystać z tej formy również dopiero po roku od przejścia na rozliczenia tego podatku. Jeśli nasza działalność przekroczyła sprzedaż w wysokości 1,2 miliona euro, to również nie skorzystamy z kwartalnego cyklu rozliczeń z fiskusem.
Kiedy wolno zmienić system rozliczeń z miesięcznych na kwartalne?
Mimo że ustawodawca zapewnia taką możliwość jak rozliczanie kwartalne podatku dochodowego, to jest ona obłożona wieloma restrykcjami. Możemy dokonać takiej zmiany tylko raz w roku, a sam fakt zmiany modelu rozliczeń możemy wykonać z początkiem nowego roku podatkowego.
Nieco inne zasady dotyczą podatku VAT. Tutaj wiążący nie jest rok podatkowy w rozumieniu sensu stricto, ale formularz VAT-R. Takiej modyfikacji możemy dokonać aż czterokrotnie w ciągu roku. Widać więc dość wyraźnie, że w kwestii podatku VAT ustawodawca poszedł zupełnie inną drogą niż przy podatku dochodowym.
Co zyskamy dzięki kwartalnym rozliczeniom podatkowym w praktyce?
Istnieje wiele zalet takiego rozwiązania. Na pewno warto tu wskazać na zmniejszenie liczby dokumentów. Zamiast dwunastu różnych rozliczeń, będziemy musieli wysyłać różnym instytucjom w Polsce tylko cztery pliki dokumentów rocznie.
Ogromnym, a często niedocenianym atutem, jaki zapewnia nam rozliczenie w systemie kwartalnym, jest też zwiększenie płynności finansowej przedsiębiorstwa. Czy tego chcemy, czy nie, składki i obowiązkowe daniny publiczne w Polsce nie należą do najniższych w Europie.
Mogą być one szczególnie odczuwalne dla tych firm, które są nieco mniejsze. Szczególnie zagrożone są więc jednoosobowe działalności gospodarcze i mikroprzedsiębiorstwa, które nie mają takiego kapitału, jak o wiele większe podmioty.
Dlaczego dla tych firm system kwartalnych rozliczeń to ogromna korzyść? Wystarczy wyobrazić sobie scenariusz, kiedy na skutek splotu niezależnych od nas zdarzeń mieliśmy gorszy pod względem obrotów miesiąc. Kwartalny system rozliczeń da nam niezbędny czas na odkucie się lub skonsolidowanie środków, by w porę rozliczyć się z państwem.
Praktyka wielu firm pokazuje, że przejście na system kwartalny może czasem nawet uchronić naszą działalność od bankructwa. Zwłaszcza teraz, w erze pandemii i obostrzeń, które dotknęły wiele gałęzi przemysłu, jest to rozwiązanie, które warto wziąć pod uwagę na poważnie.
Ulga na start to jedna z inicjatyw, która ma w Polsce zachęcać do zakładania firmy. Sprawdź, na czym polega i co ułatwia nowym przedsiębiorcom. Kto może ubiegać się o jej przyznanie?
W prowadzenie w firmy w Polsce wpisanych jest wiele obowiązkowych danin. Niestety, ale liczba składek i obowiązkowych opłat, jakie firmy z miesiąca na miesiąc muszą odprowadzić, wykazuje tendencję rosnącą. Częściowo może temu zaradzić ulga na start. Na czym polega?
Spis treści
Ulga na start – podstawowe informacje
Nowe działalności gospodarcze, które dopiero rozpoczynają swoją przygodę ze światem biznesu, często nie mają dużych zasobów finansowych ani pokaźnej liczby klientów. Muszą dopiero zbudować swoją pozycję, by w przyszłości rywalizować na równych zasadach z konkurencją.
Tu pojawia się bardzo ważne pytanie: w jaki sposób młode firmy mają walczyć z konkurencją? Obciążone pełną wysokością składek już od pierwszego dnia funkcjonowania nie mogłoby tego zrobić. Ustawodawca wyszedł tutaj ze słusznego założenia, że trzeba takie nowe działalności nieco wesprzeć.
Formą wsparcia, jaką zapewnia polski rząd, jest właśnie Ulga na Start. To radykalne obniżenie opłat, jakie taka działalność przez pierwsze pół roku swojej działalności przelewa na konto Zakładu Ubezpieczeń Zdrowotnych. Podatnik płaci tylko składkę zdrowotną, dzięki czemu musi miesięcznie wygospodarować zaledwie 381 złotych zamiast ponad 1400.
Oznacza to, że w ciągu pierwszych sześciu miesięcy prowadzenia działalności nie są odprowadzane daniny: emerytalna, wypadkowa, chorobowa i rentowa. Niesie to ze sobą wymierne korzyści finansowe. Mogą zaważyć one na tym, czy firma przetrwa na rynku, czy nie. Trzeba też pamiętać o zagrożeniach.
Czym skutkuje ulga na start w przyszłości?
Pamiętajmy o tym, że osoby zatrudnione na etacie oraz ci, którzy w pełni opłacają swoje składki zdrowotne, robią to z myślą o emeryturze. Chcemy, by była ona w odpowiedniej wysokości. Powinna starczyć nie tylko na przeżycie, ale i na w miarę godne życie.
Skoro ulga na start zwalnia nas z obowiązku opłacania części składek na ubezpieczenia ZUS, w tym także składki emerytalnej, to warto zadać sobie pytanie o to, co to oznacza dla nas w przyszłości. Niestety, ale system został pomyślany w taki sposób, że państwo nie rekompensuje nam tych opłat.
Przedsiębiorcy, którzy skorzystali z ulgi na start, stracą więc nieco na emeryturze. Te pół roku zostanie im w pewnym sensie odjęte od wszystkich zgromadzonych składek. To może skutkować zmniejszeniem się kwoty, jaką później wyśle nam Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
Przede wszystkim przedsiębiorcy prowadzący jednoosobowe działalności gospodarcze. Istnieje jednak sporo obostrzeń, co znacznie zmniejsza liczbę podmiotów, które mogą cieszyć się przelewaniem na konto Zakładu Ubezpieczeń Społecznych niższych składek.
Muszą to być podmioty, które tworzą firmą po raz pierwszy lub jest to ich kolejna działalność od co najmniej 60 miesięcy od zawieszenia, lub zamknięcia poprzedniej. Ważnym obostrzeniem jest też zakaz świadczenia usługi pracy na rzecz byłego pracodawcy.
Oznacza to, że jeśli założyliśmy firmę po to, by cieszyć się nieco wyższym wynagrodzeniem za pracę u byłego zatrudniającego nas na umowę o pracę, to otrzymamy decyzję odmowną. Nie można skorzystać z ulgi, jeśli u takiego pracodawcy będziemy wykonywać takie same czynności, jak wtedy, gdy pracowaliśmy tam na umowę o pracę.
Na liście wyłączeń znajdują się też rolnicy. Wynika to z tego, że działalność rolnicza w polskim porządku prawnym nie leży w kompetencji ZUS-u, ale KRUS. Wyłączeni z tego przywileju są też wszyscy ci, którzy w chwili rejestracji działalności świadomie zrezygnowali z ulgi na start.
Co po zakończeniu ulgi na start?
Warto przypomnieć, że przedsiębiorca ma prawo rezygnacji z ulgi w trakcie jej obowiązywania. W takiej sytuacji musimy wypełnić tylko odpowiedni formularz i odesłać go do ZUS-u. Jeśli jednak nie skorzystamy z tej możliwości, to mamy dwie możliwości.
Po ustaniu ulgi możemy od razu przejść na pełne składki, co oznacza, że nasza opłata wzrośnie z 381 złotych do ponad 1400 na miesiąc (wliczając chorobowe). To spora cena, jednak jeśli emerytura jest dla nas ważniejsza, możemy od razu opłacać daniny właśnie w tej wysokości.
Jeśli jednak wciąż chcemy cieszyć się niższymi składkami, możemy skorzystać z rządowego programu Mały ZUS Plus, który nawet przez 36 miesięcy zapewni nam niższe daniny, jakie będziemy opłacać na rzecz państwa.
Zobacz, czym jest kod wykonywanego zawodu. Czy na liście możemy znaleźć każdy możliwy zawód? Kiedy trzeba wybrać kod? Przeczytaj i dowiedz się wszystkiego, co ważne.
Polskie prawo podatkowe zmienia się w ostatnich latach bardzo dynamicznie. Rząd co rusz wprowadza zmiany, które mają jeszcze bardziej uszczelnić system podatkowy. Jedną z ostatnich innowacji są tak zwane kody wykonywanego zawodu. Co trzeba o nich wiedzieć?
Spis treści
Kod wykonywanego zawodu w ZUS – podstawowe informacje
Zmiany w prawie weszły w życie 16 maja 2021 roku. Właśnie od tego dnia na deklaracjach do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych muszą znajdować się dane o zawodzie, jaki wykonuje osoba ubezpieczona. Czy prawo obliguje też do wprowadzenia kodu zawodu umowy zawarte przed 16 maja?
Co do zasady, nie. Jednak jeśli uzupełniamy lub aktualizujemy zgłoszenie, to mamy już prawny obowiązek podania kodu zawodu. Musimy w tym celu wypełnić właściwe dane na formularzu ZUA oraz ZZA. W tym pierwszym przypadku jest to rubryka nr 1, a w formularzu ZZA właściwe dane znajdują się w bloku V.
Ustawodawca podszedł do tej kwestii w sposób praktyczny. Jeśli na liście nie ma naszego zawodu, bo jest to na przykład jedna z nowych dyscyplin, która dopiero się kształtuje, to musimy wybrać zawód, który jest najbardziej zbliżony do tego, jaki wykonujemy.
Doskonale można wytłumaczyć to na przykładzie specjalisty SEM. To nowa dziedzina, która dopiero się kształtuje. Jeśli tego zawodu nie znajdziemy w formularzu, a znajdzie się tam na przykład specjalista SEO, czyli zawód pod wieloma względami bardzo podobny, to możemy wybrać właśnie ten.
Po stronie ciekawostek warto wskazać, że kod wykonywanego zawodu musimy też uzupełnić u współpracowników, z jakimi pracujemy w ramach na przykład umowy o dzieło lub zlecenie. Tutaj ustawodawca zdecydował się na zastosowanie dokładnie tego samego klucza.
Kod wykonywanego zawodu w ZUS a podstawa prawna
Warto pamiętać o tym, że nie możemy wpisywać w formularze dowolnych zawodów. Ich lista jest zgodna z obowiązującymi w Polsce kodami PKD, czyli z tak zwaną klasyfikacją zawodów. Dokładne zasady reguluje tutaj rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 7 sierpnia 2014 roku w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku sprawy oraz zakresu jej stosowania.
Wszystkie kody, które możemy wykorzystać podczas uzupełniania formularzy ZUS, znajdziemy na stronach Głównego Urzędu Statystycznego. Znajdą się też w samym rozporządzeniu regulującym tę kwestię w polskim porządku prawnym.
Czasem może zdarzyć się sytuacja, kiedy w swojej pracy osoba korzysta z umiejętności, które są typowe dla dwóch zawodów. To dość specyficzna, jednak wcale nie nazbyt rzadka sytuacja. Jak osoba, która porusza się na płaszczyźnie dwóch zawodów (na przykład mechanik-lakiernik) ma wypełnić formularze?
Odpowiedź na to pytanie uzyskujemy bezpośrednio z interpretacji rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej. W takiej sytuacji musimy wskazać zawód dominujący, czyli ten, który w naszej codziennej pracy wykonujemy częściej.
Paradoks dotyczy jednoosobowych działalności gospodarczych. Co do zasady, każda osoba samozatrudniona mogłaby określać się mianem kierownika lub prezesa. W ich sytuacji o wiele rozsądniej będzie jednak wskazać właściwie wykonywany zawód, czyli na przykład redaktora, korektora tekstu lub specjalisty do spraw reklamy.
Dlaczego dane o wykonywanych zawodach mają dla ZUS tak duże znaczenie?
Warto tu wskazać na szybkie odnajdowanie zawodów nadwyżkowych i deficytowych. Są to zawody, w których kierunku mogą się kształcić osoby młode, dopiero wchodzące na rynek pracy, by zwiększyć swoje szanse na sukces zawodowy.
Pozwala to stwierdzić, że intencją Zakładu Ubezpieczeń Społecznych może być lepsze dopasowanie ofert z sektora kształcenia zawodowego. Jeśli z analizy danych okaże się, że na rynku pojawia się duża nadwyżka marketingowców, to będzie to doskonała poszlaka dla uczelni i osób młodych, by szybko zmienić swoje priorytety zawodowe.
Analogicznie, jeśli na rynku będzie na przykład brakowało specjalistów do spraw energii elektrycznej czy architektów, to właściwe podmioty będą mogły w porę zareagować i zaoferować taki model kształcenia, który pozwoli szybko uzupełnić te braki.
Ukrytym beneficjentem tych wszystkich zmian będą też imigranci zarobkowi, którzy trafiają do Polski z wielu różnych państw z Europy i świata. Dane o deficycie w różnych sektorach rynku będą udostępniane opinii publicznej. Dowiedzą się o nich wybrani specjaliści, którzy będą mogli reagować, np. aplikując o wizę pracowniczą.
Kiedy jest obowiązkowe zgłoszenie do ubezpieczeń ZUS? Sprawdź, kto musi zgłosić ubezpieczenie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych? Jak przebiega to zgłoszenie?
Zakład Ubezpieczeń Społecznych jest w polskim systemie prawnym ulokowany w sposób niezwykle mocny. To jedna z niewielu instytucji w Polsce, która niemal w żadnym aspekcie swojej działalności nie ma konkurencji. Kogo obejmuje zgłoszenie do ubezpieczeń ZUS? Jak się za to zabrać?
Spis treści
Kto musi zgłosić ubezpieczenie w ZUS?
Konieczność zgłoszenia do ubezpieczenia ZUS dotyczy praktycznie każdej osoby zatrudnionej. Nie jest prawdą, że tylko osoby zatrudnione na etacie odprowadzają do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych sporą część swojego wynagrodzenia. Bardzo podobne zasady dotyczą też działalności gospodarczych.
W ich sytuacji spotykamy się jednak z dwoma głównymi programami pomocowymi, dzięki którym składki przez pewien czas mogą być niższe. Są to:
ulga na start,
mały ZUS+.
Ulga na start jest przyznawana podmiotom, które dopiero rozpoczęły swoje funkcjonowanie na rynku, czyli nowym firmom. Przedsiębiorcy, którzy z niej skorzystali, przez pół roku opłacają tylko składki zdrowotne, co oznacza dla nich ogromne oszczędności.
Zamiast kwoty 1457 złotych (wraz ze składką na chorobowe) oddajemy Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych tylko 381 złotych. Oczywiście w parze z opłacaniem mniejszych danin dla państwa, idzie też w parze proporcjonalne zmniejszenie naszej składki emerytalnej w przyszłości.
Podobnie można wypowiedzieć się o programie Mały ZUS Plus. To z gruntu bardzo wysoko oceniany przez przedsiębiorców program. Umożliwia on dodatkowe cieszenie się niższymi składkami przez 36 miesięcy. Możemy skorzystać z niego zaraz po ustaniu ulgi początkowej lub rozłożyć korzystanie z niego w czasie.
Preferencyjny Mały ZUS Plus na 2022 rok wynosi 647 złotych. Widać więc dość dokładnie, że wciąż to ponad o połowę mniej niż w sytuacji, gdybyśmy płacili państwu tę daninę w pełnej wysokości. Tutaj również musimy pamiętać o tym, że ceną za niższe składki w teraźniejszości będzie obniżony przelicznik emerytury w przyszłości. Oczywiście tylko za czas, kiedy korzystamy z Małego ZUS-u Plus.
W jakiej roli może występować przedsiębiorca zgłaszający się do ubezpieczeń w ZUS?
Dla osób, które przez lata pracowały na etacie, to właśnie tutaj rysuje się jedna z największych zmian. W oczach ZUS-u jesteśmy jednocześnie podmiotem opłacającym składki oraz ubezpieczonego. Wynika to z tego, że jednocześnie reprezentujemy zarówno firmę (jako osobowość prawną), jak i siebie.
Kto odpowiada za przelewy dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych?
Często mylnie twierdzi się, że pełną odpowiedzialność ponosi dział kadr lub księgowa, jaką zatrudniamy. To mylne założenie, które może wpędzić przedsiębiorców w tarapaty. Zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem, pełną odpowiedzialność ponosi pracodawca. Dotyczy to zarówno terminowości ich opłacania, jak i obliczenia należytej wysokości.
Pamiętajmy też o tym, że rejestracja płatnika składek na ubezpieczenie społeczne to zupełnie inny proces niż zgłoszenie się do ubezpieczeń. ZUS stawia tutaj sprawę bardzo jasno: najpierw trzeba być ubezpieczonym płatnikiem składek, a dopiero później możemy zgłosić do ubezpieczenia tak siebie, jak i współpracowników.
Jak przebiega zgłoszenie do ubezpieczeń ZUS?
Najprościej będzie dokonać go poprzez Centralną Ewidencję Działalności Gospodarczych (CEIDG) na etapie rejestracji firmy. Wtedy nasze dane automatycznie zostaną przekazane Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych, a my unikniemy konieczności odwiedzania tej instytucji i czekania w kolejkach.
Na etapie wypełniania formularza możemy określić się jako płatnik składek – w tym celu wybieramy formularz ZFA. Dane o rachunkach bankowych, z których będą przekazywane przelewy do tej instytucji wypełniamy na zgłoszeniu ZBA, a dzięki zgłoszeniu ZUS ZAA dostarczamy informację o adresie (lub adresach), gdzie prowadzona jest firma. Warto też podkreślić, że CEIDG daje nam możliwość poprawienia i edycji tych danych, na przykład, gdy firma zmieni swój adres.
Warto pamiętać też o pewnym ułatwieniu, jakie Zakład Ubezpieczeń Społecznych przewidział dla jednoosobowych działalności gospodarczych, czyli tych podmiotów, których w Polsce jest zdecydowanie najwięcej i które w dużej mierze napędzają gospodarkę i zapewniają rządowi wpływy do budżetu.
Jednoosobowe firmy płacą składki tylko za siebie, nie muszą opłacać składek zleceniobiorców. Daniny w ZUS opłacamy oczywiście nie tylko wtedy, gdy prowadzimy jednoosobową działalność gospodarczą. Prawo narzuca też konieczność ich opłacania dla wspólników spółek (m.in. jawnej, partnerskiej, z o.o.), pracowników, a także tak zwanych osób współpracujących, z którymi mieszkamy, a które pomagają przy prowadzeniu firmy. W takiej sytuacji musimy opłacić też obowiązkowe ubezpieczenie na przykład dla rodziców.
