Faktura bez NIP jest zasadniczo nieprawidłowa. Jednak jest to błąd techniczny, a nie merytoryczny. Sprawdź, jak go skorygować. Jakie konsekwencje podatkowe ma brak NIP na fakturze? Czy wciąż odliczysz VAT? Czy wrzucisz taką fakturę w koszty?

Brak NIP – jakie dane muszą być na fakturze?

Faktura dokumentuje sprzedaż lub nabycie określonych produktów albo usług. Pozwala zaliczyć w koszty uzyskania przychodu określone zakupy, a także odliczyć naliczony podatek VAT. Jest najpopularniejszym dokumentem, który potwierdza przeprowadzenie transakcji między podmiotami.

Fakturę VAT możemy sporządzić w wersji papierowej, elektronicznej lub ustrukturyzowanej. Niezależnie od formy, musi zawierać określone elementy, wskazane w Ustawie o VAT.

Wymagane dane do faktury to:

• datę wystawienia,
• numer kolejny faktury,
• dokładną nazwę podatnika lub jego imię i nazwisko wraz z adresem,
• dane nabywcy towaru lub usługi (dokładna nazwa i towar),
• numer identyfikacji podatkowej jednej i drugiej strony (w przypadku przedsiębiorców są to numery NIP),
• datę dostawy towaru lub wykonania usługi,
• datę otrzymania zapłaty,
• nazwę towaru lub usługi,
• ilość towarów lub zakres usług,
• cenę towaru lub usługi bez podatku,
• kwotę bonifikat lub obniżek cen, chyba że już uwzględnione są w cenie jednostkowej,
• wartość towarów lub usług,
• stawkę podatku,
• sumę netto i wartość z podatkiem.

Wszystkie elementy, które muszą zawierać faktury, również w nietypowych przypadkach, oraz elementy, których nie zawierają, znajdziesz w art. 106e Ustawy o podatku od towarów i usług.

Brak NIP – czy NIP musi być na fakturze?

Jak wynika z powyższego, na fakturze powinien znaleźć się numer NIP. Jak jednak czytamy w jednej z interpretacji Dyrektora Krajowej Izby Skarbowej:

„Brak NIP-u przy jednoczesnym prawidłowym wskazaniu pozostałych danych podmiotu będącego nabywcą jest wadą techniczną, niewyłączającą możliwości zweryfikowania dokonania zdarzenia gospodarczego i prawidłowego określenia nabywcy towaru, a jednocześnie pozostającą bez znaczenia dla wysokości zobowiązania podatkowego”.

Co z tego wynika? Teoretycznie pomimo braku NIP możemy od takiej faktury odliczyć VAT lub wliczyć ją w koszty. Warto jednak pamiętać, że mimo tego taka faktura może okazać się problematyczna w przypadku kontroli podatkowej. Jeśli masz więc taką możliwość, lepiej skoryguj fakturę bez NIP.

Brak NIP – wystawienie faktury na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności

Faktura wystawiona na osobę fizyczną nieprowadzącą działalności nie musi zawierać numeru NIP, jako że nie będzie używana do dokonania odliczeń podatkowych. Można powiedzieć więcej: nie ma prawa jej zawierać, jako że osoba fizyczna nieprowadząca działalności nie ma nadanego numeru NIP.

Brak NIP – faktura korygująca lub nota korygująca

Błąd na fakturze możemy poprawić na dwa sposoby. Za pomocą:

• faktury korygującej lub
• noty korygującej.

Fakturę korygującą trzeba wystawić w przypadku błąd w kwotach: transakcji i podatku.

Notą korygującą poprawimy błędy takie jak nasz brak NIP-u czy złą datę. 

Nie można poprawić notą korygującą faktury, która jest wystawiona do paragonu.

Brak NIP – faktura bez NIP a prawo do odliczenia VAT

Zgodnie z art. 86 ust. 1 Ustawy o VAT:

„W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego […]”.

Aby odliczyć podatek naliczony VAT, musisz być czynnym podatnikiem VAT i posiadać dokument potwierdzający transakcję, a zakup musi dotyczyć towarów służących ci do wykonywania działalności gospodarczej i nie dotyczyć towarów, w przypadku których Ustawa ogranicza możliwość odliczenia VAT.

Ponadto, art. 88 ust. 3a wymienia dokumenty, których nie można użyć jako podstawy do odliczenia VAT:

1. faktury wystawione przez nieistniejący podmiot;
2. dokument stwierdza czynności, które nie zostały dokonane;
3. dokument podaje kwoty niezgodnie z rzeczywistością;
4. dokument potwierdza czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego;
5. faktury i faktury korygujące niezaakceptowane przez sprzedającego,
6. faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze.

Jak widać, nie ma na liście tej wykluczenia wynikającego z braku NIP na fakturze. Jak już wcześniej ustaliliśmy, jeśli na podstawie faktury da się stwierdzić zajście zdarzenia gospodarczego i zidentyfikować jego strony, a faktura nie zawiera żadnych błędów merytorycznych – można na jej podstawie dokonać odliczenia VAT naliczonego.

Brak NIP na fakturze a koszty

Jak już kilka razy powtórzyliśmy, brak NIP na fakturze nie wyłącza możliwości zweryfikowania dokonania zdarzenia gospodarczego i prawidłowego określenia nabywcy towaru. Wystarczy, że pozostałe dane stron transakcji podane są prawidłowo. Dzięki temu, możemy na podstawie takiej faktury ująć wydatek w koszty prowadzenia działalności i odliczyć go od podatku.

Brak NIP a faktura do paragonu

Na podstawie paragonu bez NIP możemy wystawić fakturę. Brak wymaganego elementu na paragonie nie podważa ważności faktury.