Krajowy System Faktur stanie się obowiązkowy dla wszystkich prawdopodobnie w połowie 2025 roku. Można korzystać z niego już obecnie i warto skorzystać z tej szansy, by go poznać. Dowiedz się wszystkiego, co ważne o KSeF i wypróbuj tę wiedzę w praktyce.

Krajowy System e-Faktur działa już od 1 stycznia 2022 roku. Dotychczas przedsiębiorcy korzystają z niego dobrowolnie, jednak niedługo stanie się to obowiązkiem. Zobacz, na jakiej podstawie KSeF wszedł w życie i o czym trzeba pamiętać, żeby z niego korzystać.

Krajowy System Faktur – podstawa prawna

Nowelizacja ustawy o VAT z 29 października 2021 r. (Dz. U. z 2021 r., poz. 2076) wprowadza (od 1 stycznia 2022 r.) do polskiego systemu prawa podatkowego i określa zasady funkcjonowania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych (e-faktur) i Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Drugim dokumentem określającym działanie KSeF jest Rozporządzenie Ministra Finansów z 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. 2021, poz. 2481).

Krajowy System Faktur – terminy

Uwaga! Data wejścia w życie została po raz kolejny przesunięta podczas konferencji Ministerstwa Finansów z dnia 19 stycznia 2024 roku. Obecnie nie ma informacji na temat tego, kiedy system KSeF stanie się obowiązkowy. Wiemy tylko, że będzie to najszybciej w przyszłym roku. Możliwym terminem jest połowa 2025 roku.

W 2022 roku korzystanie z e-faktur ustrukturyzowanych jest dla podatników dobrowolne, natomiast od 2023 roku Ministerstwo Finansów zamierza wdrożyć obowiązkowe stosowanie e-faktur dla wszystkich przedsiębiorców. KSeF miał stać się obligatoryjny od 2024 roku. Początkowo miał to być II kwartału 2023 r. (najwcześniejszym możliwym terminem był 1 kwietnia).

Dostęp do systemu e-Faktur

Są dwie możliwości, by wystawić e-fakturę za pośrednictwem systemu.

Darmowe aplikacje

Pierwsza to skorzystanie z darmowych aplikacji, które udostępni Ministerstwo Finansów. Jest polecana zwłaszcza dla mniejszych firm, które nie wystawiają wielu faktur i nie mają potrzeby korzystania z bardziej rozbudowanego oprogramowania.

Komercyjne narzędzia

Możliwość druga to skorzystanie z komercyjnych narzędzi do rozliczeń podatkowo-księgowych, które będą zintegrowane z KSeF dzięki interfejsowi API. Podatnik najpierw wygeneruje plik w formacie xml za pomocą oprogramowania, z którego korzysta, a następnie prześle ją do bazy KSeF. Gdy system nada przesłanemu plikowi unikalny numer, stanie się on fakturą.

Niezależnie od przyjętych rozwiązań korzystanie z KSeF wymaga uwierzytelniania.

Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów planowana jest aktualizacja oprogramowania e-Mikrofirma w sposób, który umożliwi wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Aplikacja ta została udostępniona w II kwartale 2022 roku. Warto jednak zaznaczyć, że jest to oprogramowanie służące do obsługi niewielkich spółek. Duzi przedsiębiorcy, czy spółki z sektora SME będą zobowiązani do samodzielnego dostosowania swoich systemów podatkowych i księgowych do nowego obowiązku.

Pieczęć elektroniczna a Krajowy System Faktur

Wykorzystanie pieczęci elektronicznej w procesie KSeF zostało wskazane jako jedna z możliwych metod uwierzytelnienia podatnika [Rozporządzenie ministra finansów z 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. 2021, poz. 2481)].
Zgodnie z treścią § 5. tego rozporządzenia:

1. Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga uwierzytelnienia:

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo
• kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, albo
• podpisem zaufanym, albo
• wygenerowanym przez Krajowy System e-Faktur, po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego w sposób, o którym mowa w pkt 1-3, ciągiem znaków alfanumerycznych, z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych, przypisanym do podatnika lub podmiotu uprawnionego i jego uprawnień

– oraz weryfikacji posiadanych uprawnień.

2. W przypadku kwalifikowanych podpisów elektronicznych niezawierających numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL podatnika będącego osobą fizyczną, uwierzytelnienie oraz weryfikacja posiadanych uprawnień są możliwe również po zgłoszeniu danych unikalnych identyfikujących ten podpis, do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, w zawiadomieniu, o którym mowa w § 4.

Podmioty zobowiązane

Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów ustandaryzowane faktury docelowo mają być obowiązkowe dla wszystkich podmiotów wystawiających faktury i podlegających polskim przepisom podatkowym.

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur – od kiedy będzie obowiązkowy? To ważne pytanie, które zadają sobie wszyscy przedsiębiorcy. Na razie używają go tylko ci, którzy tak zdecydują, jednak już nie długo będzie inaczej. Poznaj datę i sposób działania KSeF.

Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy prawdopodobnie od połowy 2025 roku. Poznaj Rozporządzenie Ministra Finansów, na podstawie którego ten system działa już od początku 2022 roku. Sprawdź, co trzeba o nim wiedzieć.

Krajowy System e-Faktur – od kiedy będzie obowiązkowy? Co to jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur – w skrócie KSeF – to system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów umożliwiający wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Ta wprowadzona na drodze administracyjnej rewolucyjna zmiana w zakresie fakturowania, nakłada nowe obowiązki zarówno na wystawców, jak i odbiorców faktur. Z uwagi na zakres danych dostarczanych do KSeF, kluczowym elementem tego procesu jest bezpieczeństwo.

Uzyskaj dostęp do KSeF z elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną.

Do tego celu ustawodawca zobowiązał uczestników obrotu gospodarczego do weryfikacji uprawnień do systemu w ściśle określony sposób. Regulacje w tym zakresie wyznacza Rozporządzenie ministra finansów z 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. 2021, poz. 2481). Publikujemy tu pełną treść rozporządzenia, a także całość dokumentu do pobrania w pliku PDF (link pod treścią rozporządzenia).

Krajowy System e-Faktur – od kiedy będzie obowiązkowy?

Data wejścia w życie KSeF-u została po raz kolejny przesunięta podczas konferencji Ministerstwa Finansów 19 stycznia 2024 roku. Obecnie nie ma informacji na temat tego, kiedy system KSeF stanie się obowiązkowy. Wiemy tylko, że będzie to najszybciej w przyszłym roku. Możliwym terminem jest połowa 2025 roku.

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie KSeF

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA FINANSÓW z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur

Na podstawie art. 106r ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685, z późn. zm.2)) zarządza się, co następuje:

§ 1

Rozporządzenie określa:

1) rodzaje uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
2) sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur oraz wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu tych uprawnień;
3) sposoby uwierzytelnienia podmiotów korzystających z Krajowego Systemu e-Faktur;
4) dane faktury ustrukturyzowanej, których podanie umożliwia dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.

§ 2

1. Uprawnieniami do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur są uprawnienia do:

1) nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
2) wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
3) wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej „ustawą”, będących fakturami ustrukturyzowanymi.

2. Uprawnienie, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, posiada:

1) podatnik;
2) osoba fizyczna wskazana przez podatnika;
3) podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy;
4) osoba fizyczna wskazana przez podmiot, o którym mowa w art. 106c pkt 1 ustawy.

3. Uprawnienia, o których mowa w ust. 1 pkt 2, posiada:

1) podatnik;
2) osoba fizyczna wskazana przez podatnika;
3) podmiot wskazany przez podatnika;
4) osoba fizyczna wskazana przez podmiot, który został wskazany przez podatnika;
5) podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy;
6) osoba fizyczna wskazana przez podmiot, o którym mowa w art. 106c ustawy.

4. Uprawnienia, o których mowa ust. 1 pkt 2, posiadane przez podmiot wskazany przez podatnika są również uprawnie- niami osób fizycznych wskazanych przez ten podmiot.

5. Uprawnienie, o którym mowa w ust. 1 pkt 3, posiada wskazany przez podatnika nabywca towarów lub usług oraz podmioty uprawnione przez tego nabywcę do wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

§ 3

1. Nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur jest dokonywane za pomocą oprogramowania interfejsowego, o którym mowa w art. 106nc ust. 1 ustawy, dostępnego na stronie, której adres jest podany w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych, i następuje z zastosowaniem specyfikacji tego oprogramowania interfejsowego, po weryfika- cji posiadanych uprawnień.

2. Nadanie, zmiana lub odebranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga podania:

1) numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika;
2) danych podmiotu lub danych osoby fizycznej, którym jest nadawane, zmieniane lub odbierane uprawnienie:

a) numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podmiotu albo numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub numeru PESEL osoby fizycznej,
b) imienia i nazwiska osoby fizycznej albo nazwy podmiotu,
c) daty urodzenia osoby fizycznej, w przypadku niepodania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL,
d) numeru i serii dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość osoby fizycznej wraz z krajem jego wydania, w przypadku nieposiadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL,
e) danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny uprawnionej osoby fizycznej, w przypadku gdy podpis ten nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL;

3) rodzaju uprawnienia;
4) informacji, czy podmiot lub osoba fizyczna, którym jest nadawane, zmieniane lub odbierane uprawnienie, jest przed- stawicielem podatkowym, o którym mowa w art. 18a ustawy.

3. Nadanie, zmiana lub odebranie uprawnienia do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez osobę fizyczną uprawnioną przez podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy, wymaga podania:

1) numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podmiotu, o którym mowa w art. 106c pkt 2 ustawy, lub urzędu obsługującego podmiot, o którym mowa w art. 106c pkt 1 ustawy, oraz
2) danych, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b–e.

§ 4

1. W przypadku podatników lub podmiotów niebędących osobami fizycznymi, nieposiadających możliwości uwierzytelnienia się w sposób, o którym mowa w § 5 ust. 1, nadawanie lub odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur jest dokonywane przez złożenie w postaci papierowej do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

2. Wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur określa za- łącznik do rozporządzenia.

§ 5

1. Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga uwierzytelnienia:

1) kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo
2) kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, albo
3) podpisem zaufanym, albo
4) wygenerowanym przez Krajowy System e-Faktur, po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego w sposób, o którym mowa w pkt 1–3, ciągiem znaków alfanumerycznych, z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych, przypisanym do podatnika lub podmiotu uprawnionego i jego uprawnień
– oraz weryfikacji posiadanych uprawnień.

2. W przypadku kwalifikowanych podpisów elektronicznych niezawierających numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL podatnika będącego osobą fizyczną, uwierzytelnienie oraz weryfikacja posiadanych uprawnień są możli- we również po zgłoszeniu danych unikalnych identyfikujących ten podpis, do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, w zawiadomieniu, o którym mowa w § 4.

§ 6

Dostęp do faktury ustrukturyzowanej jest możliwy poprzez podanie:

1) numeru identyfikującego daną fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, o którym mowa w art. 106nd ust. 2 pkt 8 ustawy;
2) numeru faktury, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy;
3) numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub innego identyfikatora nabywcy towarów lub usług albo informacji o braku identyfikatora;
4) imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy towarów lub usług albo informacji o braku tych danych;
5) kwoty należności ogółem.

§ 7

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2022 r.

Minister Finansów: wz. S. Skuza

Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów od 2025 roku ustandaryzowane faktury mają być obowiązkowe dla wszystkich podmiotów wystawiających faktury podlegające polskim przepisom podatkowym. Specjaliści z branży bezpieczeństwa do weryfikacji w systemie KSeF rekomendują zastosowanie rozwiązań z certyfikatem kwalifikowanym, czyli odpowiednio podpisów kwalifikowanych dla osób fizycznych i pieczęci kwalifikowanych dla osób prawnych.

Pieczęć elektroniczna do nabycia najtaniej w sklepie dziennika „Rzeczpospolita” na sklep.rp.pl

POBIERZ PLIK Z TREŚCIĄ ROZPORZĄDZENIA PDF

CZYTAJ TAKŻE: Ustawa o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw

Zainteresowanych szerszą informacją o zastosowaniu pieczęci elektronicznej w KSeF zachęcamy do pozostawienia danych kontaktowych.