Odpowiedzialność za uszkodzenie służbowego laptopa może być różna. Wiele zależy od tego, jakie ustalenia poczyniono między pracodawcą a pracownikiem.
Prowadzisz firmę i zdecydowałeś się zatrudnić do pracowników do pomocy. Niezależnie od tego, czy będą to magazynierzy, czy niezależnie pracujący handlowcy, bardzo prawdopodobne jest, że wyposażysz ich w sprzęt służbowy. Wśród tego sprzętu będzie telefon czy laptop. I w tym przypadku pojawia się pytanie, kto odpowiada za uszkodzenie służbowego laptopa? Czy jako pracodawca możesz pracownika obciążyć kosztami zniszczenia takiego sprzętu?
Spis treści
Koszty zniszczenia sprzętu
Pomocne mogą okazać się przepisy o odpowiedzialności materialnej. Pracowników etatowych obowiązuje kodeks pracy. Zgodnie z jego zapisami, pracownik odpowiada za szkody, które powstały w momencie wykonywania przez niego obowiązków służbowych.
To po stronie pracodawcy leży udowodnienie, że strata ma związek np. z tym, że pracownik nie przyłożył się należycie do swoich obowiązków. Jednak w przypadku komputera jako sprzętu wykorzystywanego w pracy będzie trzeba zastosować przepisy o tzw. odpowiedzialności za mienie powierzone.
Odpowiedzialność pracownika w kodeksie pracy
Jeśli pracownik jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę, to nakazuje stosowanie przepisów kodeksu pracy. Wówczas zgodnie z literą prawa w takiej sytuacji odpowiada w pełni finansowo za wszelkie uszkodzenia. Należy do tego również zniszczenie firmowego sprzętu. Pracodawca ma prawo obciążyć go kosztami naprawy lub doprowadzenia do stanu używalności. W tej sytuacji nie ma znaczenia wartość sprzętu. Pracownik odpowiada za niego w pełni.
Dobrze jednak mieć dowód w formie pisemnego dokumentu, w którym pracownik potwierdza otrzymanie sprzętu do korzystania.
Odpowiedzialność za sprzęt przy umowie B2B
Bardzo często zdarza się, że zamiast podpisywać umowę o pracę, firmy podpisują kontrakty B2B. Jeśli mamy do czynienia z programistą, czy grafikiem albo osobą wykonującą podobne zajęcie, to pewnie prowadzi ona jednoosobową działalność gospodarczą. W takiej sytuacji przy wykonywaniu zlecenia będzie korzystać ze swojego sprzętu.
Jeśli jednak zdecydujemy się na to, by przekazać własny sprzęt służbowy: samochód, komputer czy telefon, to taka osoba, po podpisaniu stosownych dokumentów może odpowiadać w pełni za powierzony jej sprzęt. Podobnie będzie w przypadku umowy zlecenie. Korzysta się tu ze swobody zawierania umów i tylko od ustaleń między stronami zależy zakres odpowiedzialności.
Ubezpieczenie komputera przed zniszczeniem
Praktyka biznesowa pokazuje jednak, że w przypadku zniszczeń nieumyślnych pracodawca nie domaga się zwrotu kosztów naprawy. Szczególnie że sprzęt powierzony pracownikowi zwykle jest ubezpieczony na wypadek zniszczenia lub kradzieży.
W takiej sytuacji koszt pokrywa ubezpieczyciel. Mało tego. Często sprzęt służbowy finansowany jest leasingiem. To oznacza, że odpowiedzialność za utrzymanie go w dobrej kondycji jest regulowany zapisami między firmą leasingową a przedsiębiorcą (pracodawcą).
Odpowiedzialność materialna zleceniobiorcy
Zupełnie inaczej wygląda sprawa, gdy pracownik lub zleceniobiorca umyślnie zniszczył sprzęt albo też, gdy jego wina jest bezsporna. Pracodawca ma prawo domagać się zwrotu kosztów sprzętu w pełnej wysokości. Chyba że umówił się z pracownikiem inaczej. W takiej sytuacji zakres odpowiedzialności należy określić w formie pisemnej. Powinna go podpisać osoba, która przyjmuje sprzęt do użytkowania.
Przedsiębiorcy często zastanawiają się jak ograniczyć koszty w firmie usługowej. Biznes usługowy to często firmy niewielkich rozmiarów, stąd ograniczenie kosztów jest bardzo ważne. Jak je zmniejszyć, by cieszyć się większymi zyskami?
Sporym wyzwaniem dla każdego przedsiębiorcy jest kwestia ograniczenia kosztów prowadzenia firmy. To szczególnie ważne w firmie usługowej, gdzie każdy, nawet najdrobniejszy wydatek może okazać się szczególnie dotkliwą pozycją budżetu rodzinnego.
Spis treści
1. Koszty w firmie usługowej – koszty pracownicze
Pracownicy to zazwyczaj największy koszt w firmie usługowej. W przypadku gdy zastanawiasz się nad tym, w jaki sposób te koszty można obniżyć, do głowy przychodzi ci pewnie pomysł zwolnienia części pracowników. Warto zdawać sobie sprawę, że rezygnacja, choć z jednego pracownika powoduje, że firma może mieć znaczące problemy.
Zanim więc zwolnisz pracowników, zastanów się, czy faktycznie warto. Może, zamiast zwalniać, sprawdź, w jaki sposób pracownicy wykonują swoje obowiązki? Może da się zorganizować plan pracy tak, by wykonywali je bardziej efektywnie? Wystarczy, że w ciągu tygodnia uda się „zaoszczędzić” kilka godzin, by odczuć to w firmowej kasie.
2. Kontroluj faktyczny czas pracy
Ograniczenie kosztów można też zastosować, gdy zwrócisz uwagę na to, o której wychodzi z pracy każdy pracownik, a także czy się nie spóźnia. Szacunki wskazują, że nawet 10 proc. czasu pracy jest marnowane przez pracowników, którzy się spóźniają albo wychodzą przed czasem.
Istotne jest tutaj śledzenie listy obecności i tego, czy pracownik wpisuje faktyczne godziny wejścia i wyjścia, czy tak jak podpowiadają mu nawyki. Jeśli masz w firmie rejestratory czasu pracy, to dobrze jest zamontować je nie przy wejściu do firmy, ale przy stanowisku pracy. Po to, by wiedzieć, jak długo pracownik przebywa np. przy komputerze.
3. Ogranicz rotację pracowników
Sporym problemem jest rotacja pracowników. Generuje to koszty rekrutacji nowych pracowników, badań lekarskich, czy szkoleń. No i co jest oczywiste, każdy nowy pracownik, ma niższą efektywność niż ten bardzo doświadczony.
Często zdarza się, że firmy usługowe używają bardzo dużo materiałów biurowych. To ten element kosztowy, który najłatwiej ograniczyć.
5. Coworking zamiast biura
Właściciele małych firm usługowych nie muszą wynajmować biura. Jeśli potrzebują miejsca do pracy, mogą skorzystać z coworkingu, czyli przestrzeni współdzielonych. Coworking działa na zasadzie miesięcznego abonamentu. W jego ramach mamy możliwość korzystania z biurka i podstawowych sprzętów biurowych praktycznie w sposób nieograniczony. Użytkownik coworkingu wybiera jedno z miejsc do pracy, które jest aktualnie wolne i może sobie pracować.
Dobrym sposobem oszczędzania jest wybór używanego sprzętu zamiast całkiem nowego. Można wybierać sprzęt komputerowy poleasingowy, używane drukarki czy inne urządzania. Szczególnie gdy nie korzystamy z nich wyjątkowo często.
7. Ograniczenie kosztów księgowości
Mała, jednoosobowa firma może sporo płacić za usługi księgowe. Warto dobrze przeanalizować, co wchodzi w ich skład. Warto spróbować ograniczyć takie koszty.
Firma usługowa to taki rodzaj prowadzonego biznesu, w którym działalność kosztowa jest ważnym elementem. I dlatego koniecznie trzeba zwracać uwagę na koszty.
Umowa B2B jest coraz częściej spotykanym rodzajem umowy. Zamiast umowy o pracę, czy umowy o dzieło, stosuje się umowę B2B. Dla firmy ma to być sposób nie tylko na ograniczenie kosztów, ale i optymalizację podatkową. Jakie są koszty B2B dla pracodawcy?
Umowa B2B to umowa między dwoma przedsiębiorcami. W potocznym stosowaniu jest to nazwa umowy zawieranej między przedsiębiorstwem a osobą prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą. Najczęściej dotyczy to sytuacji, gdy osoba, która prowadzi jednoosobową działalność, podpisuje umowę z firmą, która wcześniej była jego pracodawcą. Koszty B2B są jedną z jej zalet dla pracodawcy.
Spis treści
B2B koszty – jak wygląda umowa B2B?
Praktyka pokazuje, że umowa B2B często polega na tym, że wykonuje się czynności bardzo podobne do tych wykonywanych wcześniej w ramach umowy o pracę. Różnica polega jednak w rozliczeniach. Umowa B2B może być bardziej interesująca pod względem kosztowym choćby w porównaniu z umową o pracę.
Jak to wygląda w konkretach? Jeśli pracownik jest zatrudniony na umowę o pracę i „na rękę” otrzymuje 5000 zł, to razem ze składkami ZUS i podatkami (wliczając w to część pracowniczą i pracodawcy), miesięczny koszt wynagrodzenia to niecałe 8400 zł miesięcznie.
Jeśli ten sam pracownik będzie wystawiał fakturę, to póki faktura będzie niższa niż 8400 zł, zawsze będzie to tańsze rozwiązanie niż umowa o pracę. Mało tego. W przypadku zatrudnienia na umowę o pracę trzeba też będzie sfinansować pracownikowi miejsce pracy, dostarczyć mu sprzęt (w przypadku pracy biurowej będą to wszelkie przybory takie jak komputer czy krzesło, a w przypadku usług serwisowych może to być np. uniform do pracy i narzędzia).
Umowa B2B – koszty
Gdy mamy umowę B2B, to bardzo rzadko trzeba finansować drugiej stronie sprzęt do pracy. Działa on przecież jako niezależny przedsiębiorca. Jako taki samodzielnie odpowiada za wszystkie zobowiązania, a także za błędy popełnione w trakcie wykonywania obowiązków. W przypadku umowy o pracę, za wszystko odpowiada pracodawca.
Dlaczego o tym wspominamy? Bo takie zabezpieczenie, choćby w formie przejęcia odpowiedzialności jest dodatkowym kosztem, choć nie zawsze traktowanym jako koszt ponoszony bezpośrednio.
Ile więc kosztuje umowa B2B? Jedyny koszt związany z taką umową to koszt przygotowania takiej umowy (porównywalny do przygotowania umowy o pracę). Wszystko inne można „zrzucić” na stronę, która jest w tej biznesowej relacji samozatrudnionym.
Praktyka pokazuje jednak, że coraz popularniejsze i częstsze stosowanie umowy B2B w kontaktach biznesowych, skutkuje tym, że firmy decydują się na ponoszenie coraz wyższych kosztów takich umów. I tak samodzielnie finansują dni wolne „freelancerów”, płacą za ich „urlopy”, choć te formalnie nie przysługują. Bo przecież to nie jest umowa o pracę.
Często też same wyposażają miejsce pracy i użyczają je samozatrudnionemu do dyspozycji. W takiej sytuacji mogłoby się wydawać, że to rozwiązanie z kosztami podobnymi do umowy o pracę.
Firmy decydujące się na B2B korzystają jednak na składkach ZUS, a także na tym, że mogą realnie zapłacić pracownikowi więcej. W naszym przypadku, gdy osoba zarabia na etacie 5000 zł na rękę, to nawet jeśli wystawi fakturę na 8000 zł, to i tak realnie będzie miała korzyść. A „pracodawca” również zarobi, bo realnie zapłaci za taką pracę mniej.
Budżet firmowy musi być zaplanowany z wielką ostrożnością. Sprawdź, jak się do tego zabrać. Na jakie błędy musisz uważać, planując firmowy budżet? Przeczytaj o tym w naszym artykule.
Planowanie budżetu w firmie to skomplikowane zagadnienie. Zwłaszcza dla młodych przedsiębiorców, którzy dopiero uczą się zarządzania budżetem i nie poznali jeszcze wszystkich zakamarków prowadzenia swojego własnego biznesu. Jak zaplanować budżet firmowy, by środków wystarczyło nam na cały rok?
Co trzeba wiedzieć o budżecie w firmie?
W zdecydowanej większości przypadków to właśnie budżet wyznacza linię rozwoju firmy, a także wpływa na jej dynamikę. Dobrze zaplanowany budżet może zaważyć na tym, czy działalność gospodarcza znajdzie na przykład środki na zatrudnienie nowych pracowników, a co za tym idzie, także na utrzymanie ich.
Najgorszy z możliwych błędów, jaki mogłaby zrobić firma, to przeszacować budżet, w wyniku czego zatrudniono by zbyt wiele osób, na których utrzymanie zabrakłoby środków finansowych. Nie jest to sytuacja korzystna ani z punktu widzenia nowych w zespole osób, ani z punktu widzenia podmiotu gospodarczego, który być może musiałby się posiłkować pożyczką.
W podobnym tonie można wypowiedzieć się na przykład o zakupie nowego pojazdu w firmie. Kupujmy takie auta lub pojazdy specjalistyczne, na jakie daną działalność w konkretnym czasie stać. Wszystko po to, by nie doszło do kuriozalnej sytuacji, kiedy szef przyjeżdża do pracy autem za 300 tysięcy złotych i mówi pracownikom, że w tym miesiącu nie ma dla nich kompletnego wynagrodzenia. To błąd, który na pewno nie pozostanie w branży bez echa. A taką „łatkę” trudno później usunąć.
Jak planować budżet firmowy w praktyce?
Nadrzędnym elementem budżetu są klienci, dzięki którym zarabiamy. Musimy dokładnie poznać ich potencjał finansowy oraz oczekiwania. Idealną sytuacją byłoby związanie ich z naszą firmą umowami terminowymi, jednak taka sytuacja jest możliwa tylko w kilku sektorach usług, na przykład w branży dostawców usług internetowych czy wśród operatorów telefonii komórkowej.
Większość firm nie wie, czy w kolejnym miesiącu współpracujące z nią podmioty nie wybiorą oferty konkurencji. Rodzi to niepewność, ale z drugiej strony trzeba wskazać też na pozytywny aspekt takiej sytuacji. Napędza ona rywalizację i konkurencję, na czym w ostatecznej perspektywie zyskujemy zwłaszcza my – klienci.
Trzeba jednak pamiętać o tym, aby stworzyć budżet w kilku wersjach. Najlepiej utworzyć jego trzy warianty: optymistyczny (czyli taki, gdzie zakładamy, że wszystko pójdzie zgodnie z planem i nie dość, że utrzymamy klientów, to jeszcze zwiększymy nasz udział w rynku), realistyczny (w którym weźmiemy pod uwagę zarówno aspekty pozytywne, jak i zagrożenia) oraz pesymistyczny, czyli taki, który będzie zakładał, że wiele rzeczy może pójść nie tak.
Mediana z tych trzech budżetów i prognozowanego zysku to kwota, jaką warto planować na kolejny cykl rozliczeniowy, na przykład kwartał czy rok, w zależności od tego, jak działa nasza firma. Aby taka analiza była podparta możliwie jak największą liczbą danych, warto skorzystać z profesjonalnego oprogramowania SaaS.
Co z naszą firmą i jej pracownikami, gdy przeszacujemy wpływy? Na pewno nie jest to idealna sytuacja, jednak warto wiedzieć o tym, że można skorzystać z pożyczek celowych z funduszy unijnych, które albo nie są, albo są zaledwie minimalnie oprocentowane. To zastrzyk gotówki, który może pomóc nam przetrwać.
Warto też stale rozwijać firmę i szukać nowych rynków zbytu oraz kanałów dystrybucji, dzięki którym potrzeby do większej grupy docelowej. Im więcej osób usłyszy o naszej firmie, tym większe szanse na to, że z takimi osobami uda nam się nawiązać współpracę biznesową, co powinno ustabilizować firmowe finanse.
Czym jest koszt stanowiska pracy? Sprawdź, co należy wziąć pod uwagę podczas jego obliczania. Jak należy wyposażyć stanowisko pracy, aby nadawało się dla pracownika?
Wielu osobom wydaje się, że koszt stanowiska pracy to bardzo duży wydatek, który może być liczony nawet w dziesiątkach tysiącach złotych. Owszem, w sporadycznych sytuacjach jest to zgodne z prawdą, jednak w większości przypadków koszt utworzenia stanowiska pracy jest bardzo niski, a wręcz… zerowy. Jak to możliwe?
Spis treści
Profesjonalnie urządzone stanowisko pracy
Na miejsce pracy trzeba patrzeć w sposób całościowy. Warto rozpocząć od biurka oraz od odpowiedniego krzesła. To pierwsze powinno być przede wszystkim funkcjonalne i ergonomiczne. Musi zapewniać pracownikowi odpowiednio dużo miejsca na nogi, by mógł wygodnie usiąść, bez obaw o to, że przez długi czas postawa ciała będzie nieprawidłowa.
Z roku na rok rośnie cena sprzętów, które dają możliwość regulacji wysokości blatu biurka. Można wybrać sprzęty, które oferują tryb regulacji elektronicznej, co z kolei wymaga zapewnienia stałego dopływu prądu, jednak wciąż można też kupić biurka, gdzie regulacja wysokości odbywa się ręcznie, wystarczy tylko pokręcić pokrętłem, które zwykle ulokowane jest przy lewej i przy prawej nodze konstrukcji.
To świetne, bardzo wygodne rozwiązanie, które oczywiście wpływa na koszt stanowiska pracy, ale też znacznie zwiększa komfort. Kolejna kluczowa kwestia, to wybór odpowiedniego fotelu. Powinien mieć stabilne, regulowane, podparcie lędźwiowe, a także zagłówek. Możliwość regulacji wysokości siedziska to w zasadzie standard, więc warto i o tym rozwiązaniu pamiętać.
Pamiętajmy o tym, że podczas pracy przy komputerze, nogi pracownika powinny być umieszczone na podłodze idealnie płasko. Zapewnia to o wiele lepszy przepływ krwi w organizmie, a także dodatkowo uwalnia nasze dolne kończyny od dużego napięcia mięśniowego. Łączny koszt, dobrego biurka oraz fotela, który będzie pomagał nam utrzymać prawidłową postawę ciała, zamyka się w kwocie zbliżonej do 2000-3000 złotych, w zależności od tego, czy postawimy na biurko z regulacją wysokości, czy nie.
Urządzenia elektryczne a stanowisko pracy
Bez wątpienia dużą rolę warto poświęcić komputerowi. Można zdecydować się na tradycyjny komputer PC („skrzynia” + monitor) lub na laptopa. To drugie urządzenie z roku na rok zyskuje sobie coraz więcej fanów, w czym spory udział ma pandemia COVID-19. W razie przejścia na pracę zdalną, takie urządzenie można szybko zabrać do domu i kontynuować zleconą przez przełożonego pracę.
Warto zapewnić też szybki dostęp do drukarki lub urządzenia wielofunkcyjnego. To nie musi znajdować się na biurku pracownika. Wystarczy, że będzie znajdować się w jego dziale. Uśredniony koszt zakupu komputera, który powinien sprawdzić się w tradycyjnej pracy biurowej, waha się między 2500 a 3000 złotych. Dla branż specjalistycznych może to być kwota o wiele wyższa.
Koszt stanowiska pracy – jak go pokryć?
Nie każda firma ma 5-6 tysięcy złotych, by z marszu wyposażyć pracownika w optymalny sprzęt do pracy. Rosnące obciążenia podatkowe dają się wielu firmom we znaki. Trudno dziwić się temu, że podmioty gospodarcze szukają oszczędności, by spełnić coraz bardziej rygorystyczne wymagania prawne, na przykład te związane z podwyżką pensji minimalnej.
Dobrym pomysłem wydaje się skorzystanie z oferty wsparcia od Powiatowego Urzędu Pracy. Wciąż można uzyskać pełną rekompensatę za urządzenie stanowiska pracy dla nowego członka zespołu po spełnieniu kilku prostych wytycznych, na przykład zatrudnienia takiej osoby na umowę o pracę i niezwolnienie jej przez określony czas. Oznacza to, że w kieszeni firmy może zostać całkiem sporo pieniędzy, jakie można zainwestować w inne obszary funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Czym jest rentowność produktu? Dowiedz się, dlaczego ma tak ogromne znaczenie i w jaki sposób możesz ją poprawić. Sprawdź, kiedy podwyższenie ceny produktu ma sens.
Analiza rentowności produktu to jeden z fundamentów biznesu, który może szybko pomóc ustalić, czy nasza firma maksymalizuje możliwe do osiągnięcia zyski. Jak szybko i skutecznie obliczyć rentowność produktu?
Dlaczego rentowność produktu ma znaczenie?
Nawet najlepszy pomysł na biznes i najdoskonalszy produkt będzie dobry tylko wtedy, kiedy jego zakup lub wdrożenie czy sprzedaż, będzie się opłacała. Na szczęście można to ustalić bardzo łatwo. Nadrzędną zasadą, jaka panuje w biznesie, jest ta, by koszty wytworzenia danego dobra lub usługi nie przewyższały ceny, jakiej oczekujemy za taki produkt.
Gdy zarządzamy firmą, musimy podejść do analizy rentowności zakładu w sposób niezwykle skrupulatny. Historia zna wiele działalności gospodarczych, które miały świetny produkt, a jednak przeszacowały i źle obliczyły koszty jego wytworzenia w relacji do ceny.
Dziś większość ekonomistów jest zgodna: musimy dążyć do sytuacji, kiedy sprzedaż danego dobra lub usługi pokryje całkowite koszty funkcjonowania przedsiębiorstwa. To zaś oznacza, że działalności gospodarcze powinny dynamicznie rozwijać portfolio swoich usług i towarów. Dlaczego?
W praktyce pokrycie kosztów funkcjonowania firmy jest równoznaczne z sukcesem. Zapłaciliśmy pracownikom, opłaciliśmy media i podatki i nie jesteśmy na minusie. Czyli jest dobrze, prawda? Niestety, niekoniecznie. Każda firma powinna dążyć do maksymalizacji zysku. Powinniśmy nie tylko mieć pieniądze na bieżące działanie firmy, ale też oszczędności. Nigdy przecież nie wiadomo, czy kolejny lockdown nie dotknie właśnie naszego obszaru funkcjonowania.
Zasada BEP w biznesie
Jak w prosty sposób oszacować, czy produkt jest rentowny? Oczywiście można podjąć się samodzielnej analizy tego obszaru, jednak z pomocą przychodzi nam zasada BEP, która głosi, że dane dobro lub usługa jest dla firmy opłacalne, jeśli po podzieleniu kosztów całych przez różnicę między ceną a kosztami zmiennymi, zamykamy na plusie.
Dlaczego BEP jest tak ważne? Pozwala nie tylko odpowiedzieć na pytanie o rentowność produktu, ale też – w pewnym sensie – wyznacza kierunek rozwoju firmy i wpływa na jej portfolio. Jeślim flagowy produkt nie generuje odpowiednich kwot, to albo musimy zmienić model biznesowy, albo powinniśmy raz jeszcze oszacować cenę. Może jest ona za niska, zbyt agresywna?
Tu docieramy do bardzo ważnej dla wielu polskich firm kwestii: atrakcyjności cenowej. Jeśli nagle, na przykład na skutek kolejnej podwyżki podatków i pensji minimalnej, nasz BEP jest na minusie, to w teorii nadrobimy to podwyżką ceny dobra lub usługi.
W praktyce może jednak okazać się, że z punktu widzenia zasad wolnorynkowych przestaniemy być konkurencyjni, bo kilka firm za mniejsze pieniądze będzie oferowało dokładnie ten sam produkt. Co wtedy? W takiej sytuacji ujemny BEP musi skłonić nas do refleksji na temat tego, czy lepszą ścieżką rozwoju nie będzie poszerzenie portfolio i szukanie dla siebie nowych nisz, by skompensować brakujące środki.
Czy da się obronić podwyżkę cen?
Owszem, jest to zadanie wykonalne, jednak powinno być poprzedzone dogłębną analizą rynku. Jeśli konkurencja może sprzedawać dane dobro za 39,99 PLN i wychodzi na swoje, a nasz biznes potrzebuje do tego kwoty zbliżonej do 50 złotych, to coś jest nie tak.
W takiej sytuacji warto przyjrzeć się wszystkim wydatkom w firmie. Być może jest jakieś miejsce w jej strukturze, gdzie budżet jest przepalany? Im szybciej będziemy w stanie zdiagnozować to miejsce, tym prędzej uda nam się ustabilizować BEP na poziomie, który pozwoli zachować konkurencyjność.
Nie wiesz, co to jest faktura zaliczkowa, a co to faktura końcowa? Postaramy się rozwiać twoje wątpliwości. Przeczytaj nasz artykuł i poznaj wszystkie najważniejsze informacje.
W polskim prawie spotykamy się z wieloma różnymi dokumentami fiskalnymi. Mamy na przykład fakturę proforma, a także faktury końcowe i zaliczkowe. Zwłaszcza te ostatnie wzbudzają wiele wątpliwości. Czym różni się faktura zaliczkowa od końcowej?
Spis treści
Co to jest faktura zaliczkowa?
Jest to dopuszczony do obiegu w polskim porządku prawnym dokument. Jego celem jest właściwe rozliczenie zaliczek za konkretne produkty lub usługi, które dopiero będą wykonane. Taki druk można wystawić na przykład wtedy, gdy spedytor pobiera pieniądze za kurs do klienta, który dopiero się odbędzie.
Dokumentacja tego typu zwykle bywa popularna przy towarach lub usługach o wysokiej wartości. Wystawia się ją, gdy mogły zachodzić przesłanki, że strona kupująca lub zamawiająca nie będzie mogła wywiązać się ze swoich zobowiązań finansowych.
Z biegiem czasu faktura zaliczkowa stała się coraz bardziej popularna na przykład w świecie programistów czy copywriterów. Chcą oni w ten sposób chronić siebie oraz swoją pracę przed brakiem uiszczenia zapłaty w terminie.
Po stronie ciekawostek warto dodać, że partner w biznesie nie musi wpłacić pełnej kwoty wartości zamówienia. Jeśli strony umówią się na 50% płatności, to po wywiązaniu się usługodawcy ze swojej części, będzie konieczne wystawienie faktury zamykającej transakcję.
Po stronie ciekawostek można natomiast wskazać na sytuację, kiedy firmy wystawiają dwie (lub więcej) faktury zaliczkowe. Takie działanie jest dopuszczalne w myśl Ustawy o podatku VAT. Jeśli suma kosztów uzyskana z takich dokumentów wynosi sto procent oczekiwanej kwoty, nie zachodzi obowiązek wystawienia faktury końcowej.
Czy wiesz, że…
Mała Księgowość to program księgowy świetny zarówno dla biur rachunkowych, obsługujących małe i średnie firmy, jak i osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą?
Jakie dane trzeba zawrzeć na fakturze zaliczkowej i końcowej?
Różnic nie ma zbyt wiele, co definiuje Ustawa o VAT. Oba dokumenty muszą zawierać:
nazwy podatników, a więc sprzedającego i kupującego,
oznaczenia podatników (np. NIP).
Dokumenty tego typu muszą być też opatrzone datą realizacji zamówienia lub wykonania usługi. Jest tak tylko w sytuacji, gdy nie jest to ta sama data, co ta, która widnieje na fakturze. Dokument wieńczy oczywiście informacje o kwocie zapłaty oraz wysokości podatku, a także nazwa towaru i jego liczba.
Warto odnotować, że w kilku sytuacjach nie można wystawić faktury zaliczkowej. Można tu wskazać na przykład na poczet usług telekomunikacyjnych, usług związanych z uzdatnieniem wody czy usług obsługi biurowej, czy leasingu. Pełna lista dostępna jest w załącznikach do Ustawy o VAT.
Co trzeba wiedzieć o fakturze końcowej?
Warto rozpocząć od tego, że musimy wystawić ją tylko wtedy, gdy faktura zaliczkowa nie obejmowała 100% oczekiwanej przez sprzedającego kwoty. Jeśli tak właśnie było, to faktura końcowa nie jest wystawiana na łączną kwotę, ale tylko na tę część, której jeszcze nie zapłaciliśmy.
Ustawodawca w podobny sposób podszedł do kwestii należnego mu podatku. Jego kwotę należy odpowiednio pomniejszona. Chodzi o to, by nie okazało się, że faktura końcowa oblicza sto procent opodatkowania od całej sumy, na jaką były wystawione oba te dokumenty.
W polskim porządku prawnym dominuje wykładnia, jakoby faktura końcowa powinna była zawierać identyfikator pierwszej faktury zaliczkowej. Na pewno jest to duże ułatwienie i działanie, które może pomóc zapanować nad dokumentacją w firmie.
Jak zaksięgować fakturę zaliczkową w Małej Księgowości?
Fakturę zaliczkową możesz wystawić, a następnie zaksięgować w programie księgowym. Aby zrobić to w Małej Księgowości, należy wystawić dokument księgowy.
W tym celu w menu otwórz okno 'Księgowość’ > 'Dokumenty’ > 'Wprowadzanie dokumentów księgowych’.
Taki dokument wprowadzamy tylko do ewidencji VAT. W związku z tym w powyższym oknie zależy wybrać opcje:
'Kolumna KPiR’ > 'Bez wpisu do księgi’ (jeśli rozliczasz się według skali).
’Stawka ryczałtu’ > 'Nie podlega ryczałtowi’ (jeśli rozliczasz się na podstawie ryczałtu dla przychodów ewidencjonowanych).
Nie wiesz, jak poprawić płynność finansową? Coraz częściej zdarza się, że w firmowej kasie brakuje pieniędzy? Oto kilka podpowiedzi, które pomogą ci ogarnąć finanse. Sprawdź, czym jest płynność finansowa.
Płynność finansowa jest najważniejszym elementem prowadzenia biznesu. Nie księgowość, kwestie podatkowe i brak klientów bezpośrednio wpływają na niepowodzenia biznesowe. Bankructwa to zwykle efekt nieumiejętności utrzymania płynności finansowej.
Spis treści
Co to jest płynność finansowa?
Płynność finansowa to możliwość regulowania w terminie wszystkich swoich zobowiązań. Chodzi mniej więcej o to, czy jako przedsiębiorca jesteś w stanie terminowo płacić wszystkie swoje rachunki.
Jeśli firma co miesiąc generuje 50 tys. złotych przychodu, a klienci, kupując produkty płacą za nie od razu (np. w małym sklepie spożywczym) lub w sklepie internetowym korzystając z płatności z góry, to pieniądze pojawią się na koncie firmowym praktycznie od razu. Jeśli właściciel takiej firmy będzie musiał zapłacić rachunek za wynajem, to niezależnie od tego, czy jego biznes jest rentowny, czy nie będzie miał na koncie firmowym pieniądze, żeby taki rachunek zapłacić.
Po drugiej stronie mamy przedsiębiorstwo generujące milion złotych przychodu każdego miesiąca. Świadczy jednak usługi i płatności od klientów spływają średnio po 3-4 miesiącach. W takiej sytuacji firma musi zagwarantować sobie pieniądze na koncie przynajmniej na tych kilka miesięcy. Z bieżących środków trudno bowiem będzie płacić, bo kontrahenci regulują zobowiązania ze znacznym opóźnieniem.
Płynność finansowa nie zależy ani od zyskowności, ani wielkości firmy. Oczywiście im większe obroty i większa liczba kontrahentów, tym łatwiej utrzymać płynność. Jak to jednak zrobić, gdy nasza firma jest bardzo mała?
1. Przede wszystkim zrób porządek w prywatnych wydatkach
Przedsiębiorca, w przeciwieństwie do osoby zatrudnionej nie ma pewności zarobkowania. Są okresy lepsze i gorsze, a jak to mówią „żyć trzeba”. Nawet jeśli nie prowadzisz dokładnego budżetu rodzinnego, musisz wiedzieć, ile wydajesz na swoje utrzymanie. Wystarczy, że oszacujesz taką kwotę. Teraz będziesz wiedział, ile kosztuje cię utrzymanie samego siebie i swojej rodziny. Uśrednione wydatki pokażą ci, jaką kwotą musisz dysponować, żeby nie narzekać na finanse.
2. Ogarnij wydatki służbowe
Potem podsumuj, ile pieniędzy kosztuje cię utrzymanie firmy. Co istotne, staraj się od początku prowadzenia biznesu rozdzielać wydatki prywatne od służbowych. Będzie zdecydowanie łatwiej uporządkować finanse.
3. Pracuj na tygodniówkach
Jeśli twój biznes jest wybitnie sezonowy, pracuj na tygodniówkach. Co tydzień odkładaj konkretną kwotę na wydatki firmowe i prywatne (w odpowiedniej proporcji). Dzięki temu w czasie, gdy firma ma lepszy okres, nie będzie cię kusić by, wydawać znacznie więcej niż powinieneś.
Płynność finansową możesz ograniczyć, znacząco zmniejszając koszty stałe, a zamieniając je na koszty zmienne. Dzięki temu duże płatności będziesz mógł rozdzielać na niższe kwoty. Zamiast zatrudniać pracownika na stałe (na umowę o pracę), gdzie koszty będziesz miał zawsze, niezależnie od efektów pracy, rozważ czy nie lepiej będzie, rozliczać się z freelancerem na podstawie umowy godzinowej.
Zamiast płacić kilka tysięcy złotych miesięcznie, zapłacisz mniej, a na dodatek możesz poprosić o rozdzielenie płatności na kilka faktur, zależnie od zaawansowania prac. To dobry sposób na to, by poprawić płynność
5. Jak poprawić płynność? Podziel projekty na części
Pora pomówić trochę o przychodach. Jeśli masz do zrealizowania bardzo duży projekt, rozłożony na kilka miesięcy, warto zdecydować się na podzielenie go na mniejsze części. Tym samym i ty otrzymasz od klienta pieniądze znacznie szybciej.
6. Zaliczka na projekt
Dobrym pomysłem może być wynegocjowanie zaliczki. Często jest tak, że procedury w dużych firmach są tak skomplikowane, że zanim faktura zostanie ostatecznie potwierdzona do wypłaty, może minąć sporo czasu.
To wszystko powoduje, że nawet jeśli termin płatności jest krótki, może się znacząco wydłużyć, bo ktoś „po drodze” nie dopilnował całego schematu płatności. Przy okazji łatwiej zweryfikować kontrahenta. Jeśli nie chce płacić zaliczki w przypadku dużego projektu, może się okazać, że może mieć problemy z późniejszą płatnością.
7. Zgromadź przynajmniej 3-miesięczną poduszkę finansową w firmie
Wciąż zdarzają się przedsiębiorcy, działający w trybie „z dnia na dzień”. Nie planują przyszłości, nie zastanawiają się, co będzie, gdy kontrahent nie zapłaci faktury. Tymczasem wystarczy zebrać przynajmniej 3-miesięczne oszczędności, które zawsze są do dyspozycji na koncie firmowym, by cieszyć się większym spokojem o płynność.
Nawet taka niewielka poduszka finansowa może spowodować, że znacznie łatwiej będziemy zdobywać kolejnych klientów, nie martwiąc się o to, że w kolejnym miesiącu nie będziemy mieć pieniędzy.
8. Mądrze zdywersyfikuj biznes
Jeśli pracujesz głównie dla klientów biznesowych, stwórz produkt lub usługę, z której będą mogli korzystać klienci indywidualni. Tu szansa na otrzymanie płatności szybciej jest znacznie większa. Może warto też dodać do swojej podstawowej usługi, specjalny produkt dostępny „tu i teraz”, tak by od razu pobrać od klienta płatność?
9. Popracuj nad zyskownością
Sporym ułatwieniem w pracy nad płynnością finansową jest zwrócenie uwagi na marżowość. Spróbuj tak wycenić swoje produkty lub usługi, by w kasie firmy zostawało z nich jak najwięcej pieniędzy.
Oczywiście w czasach ogromnej konkurencji nie jest to łatwe. Warto jednak zaoferować klientowi coś więcej tak by pojawiło się uzasadnienie dla tego, że warto zapłacić za twoje usługi drożej. Im bardziej rentowny jest biznes, tym łatwiej utrzymać płynność, bo więcej pieniędzy zostaje w kasie.
10. Ogranicz rezerwy towarowe
Zwróć uwagę czy nie kupujesz określonych materiałów na zapas. Choć wiele rzeczy dość szybko drożej, rozważ, czy warto blokować tak dużo gotówki w zakup towaru. To pozwoli ci poprawić płynność.
11. Przypilnuj księgowego
To punkt, którego waga jest przez wielu przedsiębiorców niedoceniania. Dlaczego? Wielu przedsiębiorców „zrzuca” wszystko na księgowego, kompletnie nie pilnując stanu rozrachunków. Nie wiedzą, ile produktów sprzedali danego dnia, często nawet nie są świadomi, ile pieniędzy wpłynęło do kasy.
Zadaniem księgowej nie jest śledzenie płatności od kontrahentów. Szczególnie wtedy, gdy wybierasz najtańsze biuro rachunkowe. W takiej sytuacji księgowy dobrze zapisze, przyporządkuje dokumenty i rozliczy podatki, ale raczej nie będzie pilnował płatności. Dlatego, jeśli nie chcesz takiej pomocy „dokupić” u księgowego, postaraj się prowadzić swoje zapiski, z których będzie wiadomo ile pieniędzy firma tak naprawdę ma. I łatwiej będzie śledzić przepływ gotówki.
Każdy przedsiębiorca, który współpracuje z biurem rachunkowym, zastanawia się, co się stanie, jeśli księgowość będzie prowadzona nierzetelnie. Czy przysługuje ci odszkodowania za błędy biura rachunkowego?
W jakich przypadkach odszkodowanie za błędy biura rachunkowego to coś, czego możemy się spodziewać? Jak sformułować umowę z biurem rachunkowym? Sprawdź i uchroń się przed odpowiedzialnością za cudze błędy.
Spis treści
Odszkodowanie za błędy biura rachunkowego. Po co współpracować z biurem rachunkowym?
Przedsiębiorca może prowadzić księgowość samodzielnie albo zlecając to wyspecjalizowanemu księgowemu. Niezależnie od tego, czy wszystkie rachunki rozliczamy samodzielnie, czy płacimy za to biuru rachunkowego, zawsze i tak to my, jako przedsiębiorcy odpowiadamy w całości za jakość rozliczeń.
Po co więc zlecać prowadzenie rachunków? Choćby po to, by mieć więcej czasu na prowadzenie swojej firmy. No i po to, że profesjonalista z reguły zrobi to lepiej niż my. Przedsiębiorca bowiem nie musi wcale znać się na rachunkach.
Przyjmijmy jednak, że w księdze przychodów i rozchodów albo w księgach handlowych pojawiły się błędy. Kontrola wykazała braki lub nieścisłości, a urzędnicy domagają się kary. Czy można w takiej sytuacji żądać od biura rachunkowego odszkodowania?
Umowa z biurem rachunkowym zakłada zwykle (a przynajmniej powinna), że księgowy prowadzi nasze sprawy z zachowaniem najwyższej staranności i rzetelności. Mimo to może zdarzyć się, że natrafimy na błąd. Jako że i tak przedsiębiorca zawsze za ewentualne błędy odpowiada, będzie musiał zapłacić karę lub mandat za nierzetelne prowadzenie ksiąg. Dopiero potem może on domagać się odszkodowania za błędy biura rachunkowego.
Odszkodowanie za błędy biura rachunkowego. Jak wybrać najlepsze biuro rachunkowe?
Jeśli przedsiębiorca poniesie straty związane z tym, że rozliczenia były prowadzone nierzetelnie, ma prawo domagać się odszkodowania za błędy. Żeby jednak takie odszkodowanie od biura rachunkowego uzyskać, będzie musiał wystąpić na drogę cywilną. Zgodnie z zapisami kodeksu cywilnego, w przypadku szkody związanej z niewykonania albo nienależytego wykonania zobowiązania, trzeba będzie taką szkodę wynagrodzić.
Odszkodowanie za błędy biura rachunkowego. Co daje ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej biura rachunkowego?
Biura rachunkowe chwalą się często w materiałach promocyjnych wysoką sumą ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za ewentualne błędy. To dobrze, że taką polisę mają. Nie możemy jednak zapominać, że sam fakt posiadania takiego ubezpieczenia, nie oznacza automatycznie, że odszkodowanie dostaniemy. Zawsze musi być poprzedzone postępowaniem cywilnym.
Wymaga to udowodnienia, że błędy powstały na skutek działania biura rachunkowego. A to może być dość trudne. Jeśli osoba, która realizuje rozliczenia, wykaże, że to nie z jej winy doszło do błędów, może się w całości uwolnić od odpowiedzialności.
Odszkodowanie za błędy biura rachunkowego – umowa
I właśnie dlatego, by uniknąć nieporozumień w przyszłości, warto bardzo dokładnie określić warunki umowy między nami a biurem rachunkowym. Jeśli natomiast te warunki nie będą przestrzegane, konieczne będzie wypowiedzenie umowy z biurem księgowym.
Szczególną uwagę warto poświęcić zapisom dotyczącym odpowiedzialności za prawidłowe sporządzenie dokumentów, a także zapisać kary umowne. Te będą zupełnie niezależne od ewentualnego odszkodowania.
Co istotne, trzeba będzie koniecznie ustalić bardzo dokładny zakres działań biura rachunkowego. Błąd w dokumentach może być bowiem skutkiem niezrozumienia, kto był odpowiedzialny za dostarczenie określonych dokumentów i kiedy. Uzyskanie odszkodowania za błędy w rozliczeniach nie jest niemożliwe.
Warto jednak wiedzieć, że w określonych sytuacjach może to być procedura długotrwała. Niezależnie od wszystkiego i tak w razie błędu, to my, jako przedsiębiorcy, będziemy musieli zapłacić mandat lub karę, a dopiero potem ewentualnie dochodzić odszkodowania.
Pieczęć kwalifikowana – wygodne rozwiązanie dla Twojej firmy
Pieczęć kwalifikowana to usługa zaufania przeznaczona dla osób prawnych. Za jej pomocą potwierdzisz, że dokument jest autentyczny i nie został naruszony. To niezawodne narzędzie w kontaktach z kontrahentami i wewnętrznych działaniach firmy. Pieczęć elektroniczną pochodząca od kwalifikowanego dostawcy zaufania kupisz napieczeckwalifikowana.pl. Jest absolutnie niezbędna, jeśli chcesz wygodnie korzystać z KSeF.
Zakup samochodu na firmę to bardzo często podejmowana przez przedsiębiorców decyzja biznesowa. Samochód może bowiem być pomocny w dowożeniu towarów, dojazdach do klienta. Jak rozliczyć zakup samochodu na firmę?
Samochód kupiony na firmę może być bardzo dobrym źródłem generowania kosztów, które obniżają podstawę opodatkowania. Zakup samochodu i dodanie go do środków trwałych pozwala na obniżenie podatku. Ważne jednak by zakup samochodu właściwie udokumentować. Jeśli przedsiębiorca jest podatnikiem VAT, to również dobrze rozliczyć ten podatek.
Spis treści
Zakup samochodu.Pojazd samochodowy – pojęcie księgowe
Dla zwykłego użytkownika auta, samochód to samochód i nie musi rozwodzić się nad jego definicję. Jednak dla księgowego pojazd samochodowy to pojazd o dopuszczalnej masie całkowitej, która nie przekracza 3,5 tony i taki, który pozwala jechać więcej niż 25 km/h. Zgodnie z tą definicją pojazdem będzie więc samochód, motocykl, quad, a także wybrane skutery.
Zakup samochodu „na firmę”
Zdecydowanie najpopularniejszym sposobem zakupu samochodu „na firmę” jest zakup na fakturę VAT. Faktura VAT powinna mieć te same elementy, co każda inna faktura VAT, czyli pozwalać na identyfikację sprzedawcy i nabywcy, a także ich numery NIP.
Zakup samochodu. Jak rozliczyć w firmie?
Gdy już samochód zostanie kupiony, trzeba zadeklarować, jak będzie on wykorzystywany. Można tutaj zdecydować się tylko na użytkowanie pojazdu dla celów działalności gospodarczej albo w sposób mieszany – gdy używamy go zarówno firmowo, jak i prywatnie. Decyzja ta ma o tyle znaczenie, że zależy od niej to, czy będziemy mogli odliczyć 50%, czy 100% podatku VAT.
W przypadku gdy zdecydujemy się na wykorzystywanie pojazdu wyłącznie w celach związanych z działalnością gospodarczą, to możemy odliczyć 100% VAT. Trzeba jednak dopełnić określonych formalności, związanych ze zgłoszeniem tego faktu w urzędzie skarbowym. W takiej sytuacji pojazd ujęty w środkach trwałych będzie miał wartość równą kwocie netto na fakturze.
Gdy przedsiębiorca wybierze sposób mieszany, to będzie mógł odliczać połowę VAT, a wartość pojazdu w środkach trwałych będzie równa cenie netto plus połowie wartości podatku VAT.
Zakup samochodu – ile można odliczyć od samochodu?
Samochód, który kupimy na firmę, może być źródłem odpisów amortyzacyjnych (kosztów). Dla samochodów elektrycznych maksymalna wartość amortyzacji to 225 000 zł. Dla pozostałych pojazdów jest to równowartość 150 000 zł.
Jeśli samochód jest wart mniej niż 10 000 zł, to nie musimy go ujmować w środkach trwałych. Możemy go od razu wliczyć w koszty.
Zakup samochodu – jak rozliczyć samochód na firmę bez VAT
A co zrobić, gdy przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia z VAT? Wtedy do rozliczenia stosujemy wartość brutto faktury.
