Biała lista podatników to rejestr łączący w sobie dane podatników zarejestrowanych, wykreślonych oraz przywróconych do rejestru podatników VAT. Zobacz, do czego służy i kto się w nim znajduje.

Od kiedy działa biała lista podatników? Kiedy musimy z niej korzystać? Kiedy zaczął funkcjonować ten rejestr i w jakim celu? Przeczytaj nasz artykuł i poznaj wszystkie najważniejsze informacje.

Biała lista podatników – kto się na niej znajduje?

Rejestry podatników VAT są ważne o tyle, że pomagają sprawdzić, czy kontrahent, z którymi prowadzimy interesy, faktycznie są czynnymi podatnikami VAT. Biała lista zawiera dane podatników którzy:

• zarejestrowali się do VAT;
• nie zarejestrowali się do VAT;
• zostali wykreśleni jako podatnicy VAT;
• zostali przywróceni jako podatnicy VAT.

CZYTAJ TAKŻE: Biała Lista Podatników VAT – co zrobić, gdy kontrahenta na niej nie ma?

W białej liście podatników znajdziemy dokładną nazwę podatnika VAT albo jego imię i nazwisko, a także NIP, REGON, PESEL lub numer KRS. W rejestrze jest też adres siedziby, a także dane osób, które są uprawnione do reprezentowania danego podmiotu.

Kolejnym elementem jest data rejestracji, a także podstawę prawną. Wyróżnikiem rejestru jest choćby spis numerów rachunków bankowych przypisanych do danej firmy.

Biała lista podatników – czy podatnik VAT zwolniony z podatku się na niej znajduje?

Jeśli nigdy nie rejestrowałeś się do VAT, bo jesteś zwolniony z obowiązku jego opłacania, np. ze względu na małe zarobki, na białej liście znajdą się twoje dane, ale nie twój rachunek rozliczeniowy. Podobnie prezentuje się sytuacja w przypadku osób wykreślonych z rejestru oraz tych, którym odmówiono rejestracji jako podatnik VAT.

CZYTAJ TAKŻE: Czynny podatnik VAT – co to znaczy? Jak sprawdzić, czy ktoś jest czynnym podatnikiem VAT?

Biała lista podatników – do czego służy?

Biała lista podatników ma przede wszystkim wskazywać status podatnika i aktualny numer rachunku bankowego. Jest to elektroniczna baza, do której dostęp ma każdy. Aktualizowana jest codziennie, a jej głównym zadaniem jest możliwość weryfikacji podatników.

Jeśli realizujemy płatność za usługę zrealizowaną przez kontrahenta, to możemy sprawdzić, czy figuruje on w rejestrze VAT. Jeśli będzie widniał jako aktywny płatnik VAT, możemy być spokojni o rozliczenie podatku VAT. Ważne, by przekazać płatność na rachunek wskazany w rejestrze.

CZYTAJ TAKŻE: Obowiązek rejestracji do VAT

Rejestr obowiązuje od 1 września 2019. Odtąd przedsiębiorca powinien sprawdzać, czy jego kontrahent, a przede wszystkim – wskazany przez niego numer konta – figuruje w rejestrze. Jeśli płatność zostanie dokonana na inny rachunek niż ten wskazany w wykazie, to podatnikowi grożą z tego powodu sankcje.

Biała lista podatników VAT została wprowadzona jako sposób na weryfikowanie przez firmy swoich kontrahentów. Pozwala ona sprawdzić, czy firma, z którą planujemy podjąć współpracę, jest czynnym podatnikiem VAT, dlaczego wykreślono ją z rejestru lub całkowicie odmówiono wpisu, a także umożliwia weryfikację rachunku bankowego podanego przez kontrahenta.

Biała lista podatników – jakie dane się na niej znajdują?

Na białej liście podatników VAT znajdziesz poniższe informacje:

• nazwę firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy;
• numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany;
• status podmiotu: w odniesieniu do którego nie dokonano rejestracji albo który wykreślono z rejestru jako podatnika VAT; zarejestrowanego jako „podatnik VAT czynny” albo „podatnik VAT zwolniony”, w tym podmiotu, którego rejestracja została przywrócona;
• numer identyfikacyjny REGON, o ile został nadany;
• numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany;
• adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną;
• imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej;
• imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej;
• imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej;
• daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
• podstawę prawną odpowiednio odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru;
• oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
• numery rachunków rozliczeniowych w banku lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której dana firma jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą – wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR.

CZYTAJ TAKŻE: Deklaracja VAT-R. Jak ją wypełnić?

Biała lista podatników – co grozi za to za przelew na rachunek spoza białej listy VAT?

Przedsiębiorca, który dokona płatności o wartości wyższej niż 15000 zł na inny rachunek bankowy kontrahenta niż ten wskazany w białej liście VAT, musi pamiętać o tym, że nie może zaliczyć tego wydatku do kosztów uzyskania przychodu. To w ramach podatku dochodowego.

W przypadku podatku VAT będzie trzeba ponieść solidarną odpowiedzialność ze sprzedawcą. Nie oznacza to, że zapłata na inny numer rachunku od razu powoduje negatywne konsekwencje. Żeby ich uniknąć, trzeba zawiadomić o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego. Mamy na to 7 dni.

Biała lista podatników jest serwisem aktualizowanym raz dziennie. Jeśli okaże się, że dane (szczególnie dotyczące naszej firmy) są nieaktualne, należy to niezwłocznie zgłosić do KAS. Rejestr ma pomagać w eliminowaniu tzw. karuzel VAT-owskich, czyli firm, założonych tylko po to, by wyłudzać podatek VAT.

CZYTAJ TAKŻE: Rejestracja VAT – jak się zarejestrować do VAT?

Biała lista podatników – wpis rachunku bankowego

Rejestr ten działa automatycznie. W związku z tym dostęp do wykazu podatników VAT możesz uzyskać w ramach serwisów księgowych, a także kont bankowych dla przedsiębiorców. Po wpisaniu danych kontrahenta system sprawdza, czy zgadzają się one z tymi zamieszczonymi w białej liście podatników. Sprawdza przede wszystkim, czy numer konta bankowego zarejestrowanego w spisie jest właściwy.

Banki pozwalają na weryfikację kontrahenta przy okazji realizacji każdego przelewu do danego kontrahenta. Jeśli wiec okaże się, że w czasie naszej współpracy jego status się zmienił, to system bankowy poda nam taką informacją.