Wchodząc w kooperacje z innymi podmiotami obrotu gospodarczego, zachodzi konieczność ujawnienia informacji o szczególnie wrażliwym znaczeniu dla działalności danego przedsiębiorstwa.  Informacje te dotyczyć mogą w szczególności tajemnic handlowych, technologii, informacji finansowych, danych klientów, czy planów rozwojowych. Celem ochrony takich informacji przed ich ujawnieniem i nieautoryzowanym wykorzystaniem, mogącym zagrażać interesom przedsiębiorstwa, zawierana jest umowa o zachowaniu poufności.

Czym jest umowa o zachowaniu poufności i co powinna zawierać?

Umowa o zachowaniu poufności, zwana również umową NDA (skrót od Non-disclosure agreement), to umowa regulująca zasady ochrony i postępowania z udostępnionymi informacjami poufnymi jednego bądź każdego z umawiających się podmiotów.

Standardowa umowa o zachowaniu poufności powinna zawierać:

1. Oznaczenie stron

W zależności od potrzeb konkretnego przypadku każda z umawiających się stron może być zarówno stroną ujawniającą, jak i zobowiązaną do zachowania poufności. Niekiedy jednak, zaczynając współpracę gospodarczą z kontrahentem, nie można z góry ocenić, czy informacje poufne będą ujawniane tylko przez jedną, czy przez każdą ze stron.

Niemniej jednak rekomendujemy zawieranie umów, w których obie strony już od samego początku współpracy będą wzajemnie zobowiązane do zachowania poufności. Unika się wówczas ryzyka, iż przedsiębiorcy umknie potrzeba uregulowania kwestii związanych z ochroną jego własnych informacji poufnych, zwłaszcza gdy współpraca z kontrahentem trwa już pewien czas.

CZYTAJ TAKŻE: Oświadczenie o odstąpieniu od umowy

2. Definicja informacji poufnych

Należy sprecyzować, co strony rozumieją pod pojęciem informacji poufnych, należy zatem określić katalog danych lub informacji chronionych umową. Chodzi tu nie tylko o ich rodzaj, ale również o formę. Należy pamiętać, że informacje poufne nie zawsze muszą przybrać formę dokumentu. Mogą to być również informacje wyrażone ustnie lub w postaci cyfrowej.

Oznacza to również, że nie zawsze takie informacje możemy oznaczyć widocznym zwrotem „informacje poufne”. Dla bezpieczeństwa rekomendujemy szerokie ujęcie definicji informacji poufnych i objęcie nią informacji wyrażonych w każdej formie, niezależnie od ich widocznego oznaczenia jako poufne.

3. Określenie treści zobowiązania

Chodzi o określenie, do czego strony zawierające umowę się zobowiązują. Zobowiązania te tworzyć powinny procedurę postępowania z informacjami poufnymi. Ponadto strony powinny określić wyjątki od powyższych zobowiązań, które nie będą stanowiły naruszenia umowy.

CZYTAJ TAKŻE: Umowa z prawnikiem. Co musi mieć?

4. Oznaczenie kręgu osób upoważnionych do zapoznania się z udostępnionymi informacjami poufnymi

Określenie takiego kręgu osób ma na celu ograniczenie dostępu do informacji poufnych wyłącznie do osób, którym ujawnienie jest niezbędne i konieczne. W praktyce można spotkać się z zapisami, w których strona zobowiązana do zachowania poufności ma obowiązek stworzenia listy osób, którym udostępnione zostały informacje poufne strony ujawniającej.

Przestrzegamy jednakże przed tego typu zapisami. Po pierwsze, udostępnianie takiej listy rodzić będzie obowiązki związane z przetwarzaniem danych osobowych, a po drugie, wiedza o pracownikach i współpracownikach danego przedsiębiorcy również może mieć wymierną wartość, a co za tym idzie, dostęp do niej powinien być ograniczony.

5. Odpowiedzialność za naruszenie umowy

Sankcje związane z naruszeniem umowy powinny działać odstraszająco. Wówczas umowa o zachowaniu poufności spełniać będzie zamierzony cel. Najczęściej spotykaną praktyką jest sięganie do zapisów o karach umownych. Ich wysokość powinna być adekwatna do wagi informacji i stopnia naruszenia.

Zbyt niska kara nie będzie spełniała swojej funkcji, zbyt wysoka natomiast może okazać się trudna do wyegzekwowania (podczas sporu sądowego, strona zobowiązana będzie mogła żądać jej zmniejszenia – zarzut miarkowania kary). 

6. Okres obowiązywania poufności

Strony powinny wyraźnie określić, przez jaki czas umowa będzie je obowiązywać. Zalecamy, aby umowy takie zawierane były na czas określony. W przypadku umów zawartych na czas nieokreślony istnieje ryzyko ich przedwczesnego rozwiązania. Wówczas ochrona udostępnionych informacji poufnych mogłaby wygasnąć zbyt szybko.

CZYTAJ TAKŻE: Umowa o świadczenie usług

Niezależnie od powyższego, odnotować należy, iż informacje poufne stanowiące jednocześnie tajemnicę handlową w rozumieniu z ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, podlegają nieograniczonej czasem ochronie. Umowa o zachowaniu poufności pozostanie zatem bez wpływu na zapisy samej ustawy.

Przykładowy wzór umowy o zachowaniu poufności (NDA)

Poniżej przedstawiamy przykładowy wzór umowy o zachowaniu poufności, który może być modyfikowany i rozszerzany o dodatkowe zapisy, zgodnie z potrzebami wynikającymi z konkretnego przypadku. 

Umowę o zachowaniu poufności (NDA) w formacie PDF pobierzesz tutaj.

Umowa o zachowaniu poufności

Zawarta dnia [data] w [miejscowość] pomiędzy: 

[Oznaczenie Strony nr 1]

a

[Oznaczenie Strony nr 2]

zwanymi dalej „Stronami”, a w zakresie, w jakim zgodnie z warunkami Umowy jedna ze Stron będzie ujawniała Informacje Poufne, będzie zwana „Stroną Ujawniającą”, a Strona, która zgodnie z warunkami Umowy będzie otrzymywała Informacje Poufne, zwana będzie „Stroną Otrzymującą”,

zwana dalej „Umową”.

Zważywszy na fakt, że Strony zamierzają podjąć współpracę w zakresie [należy określić czego współpraca dotyczy], Strony postanawiają zawrzeć niniejszą Umowę o następującej treści:

§ 1

W rozumieniu Umowy Informacje Poufne oznaczają informacje techniczne, technologiczne, ekonomiczne, finansowe, handlowe, prawne, organizacyjne lub inne posiadające wartość gospodarczą,  dotyczące Strony Ujawniającej lub od niej pochodzące, niezależnie od formy i sposobu ujawnienia tych informacji i ich źródła, a także bez względu na to, czy podczas ujawnienia określono je wyraźnie jako informacje poufne. 

§ 2

1. Strona Otrzymująca zobowiązuje się do:

1. zachowania w poufności i ochrony przed nieuprawnionym ujawnieniem Informacji Poufnych,
2. wykorzystywania Informacji Poufnych wyłącznie w celach związanych z podejmowaną współpracą,
3. przechowywania Informacji Poufnych w sposób uniemożliwiający dostęp do tych Informacji osobom nieupoważnionym,
4. niekopiowania i niepowielania Informacji Poufnych, za wyjątkiem uzasadnionej potrzeby niezbędnej do realizacji podejmowanej współpracy.

2. Postanowienia niniejszej Umowy nie będą miały zastosowania do tych informacji, które:

1. zostały opublikowane, są znane lub urzędowo podane do publicznej wiadomości bez naruszenia postanowień Umowy,
2. zostaną wyłączone z zakresu obowiązywania Umowy, na podstawie wyraźnej zgody Strony Ujawniającej wyrażonej w formie pisemnej pod rygorem nieważności,
3. Strona Otrzymująca będzie zobowiązana ujawnić w odpowiednim zakresie z mocy właściwych przepisów prawa lub na mocy decyzji sądu, lub innego właściwego organu [należy określić rodzaj organów],  lub gdy ujawnienie będzie niezbędne do dochodzenia przez Stronę Otrzymującą roszczeń, lub swoich praw.

3. Strony postanawiają, iż w razie wątpliwości, czy dana informacja jest Informacją Poufną, Strony będą traktować tę informację tak, jakby była ona Informacją Poufną.

§ 3

1. Strona Otrzymująca ma prawo do ujawnienia Informacji Poufnych jej upoważnionym członków organów, pracownikom, współpracownikom lub doradcom.
2. Ujawnienie przez Stronę Informacji Poufnych zgodnie z ust. 1 może nastąpić wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania przez te osoby powierzonych im czynności i tylko w takim zakresie, w jakim jest to konieczne. Za naruszenie przez osoby postanowień Umowy, Strona Otrzymująca ponosi odpowiedzialność jak za własne działania lub zaniechania.
3. Strona Otrzymująca zobowiązuje się do zapewnienia, aby wszystkie osoby, o których mowa w ust. 1, zobowiązały się przed ujawnieniem im Informacji Poufnych do zachowania tych informacji w poufności na warunkach nie słabszych niż wynikające z Umowy.

§ 4

Strona Ujawniająca może żądać od Strony Otrzymującej zapłaty kary umownej w wysokości [należy określić kwotę] zł  (słownie:…) za każdy przypadek naruszenia obowiązku zachowania Informacji Poufnych w poufności, którego skutkiem było ujawnienie Informacji Poufnych sprzeczne z Umową. Strona Ujawniająca może także żądać odszkodowania przewyższającego zastrzeżoną karę umowną.

§ 5

1. Umowa obowiązuje przez okres 5 lat, licząc od dnia jej zawarcia.
2. Umowa nie wyłącza ani nie ogranicza ochrony informacji objętych tajemnicą przedsiębiorstwa, zgodnie z postanowieniami ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
3. Strona Otrzymująca na żądanie Strony Ujawniającej w trakcie obowiązywania Umowy lub po jej wygaśnięciu, lub rozwiązaniu bezzwłocznie postąpi z Informacjami Poufnymi w sposób wskazany przez Stronę Ujawniającą, to jest – w zależności od wyboru Strony Ujawniającej – zwróci Informacje Poufne Stronie Ujawniającej, lub je zniszczy.

§ 6

1. Umowę sporządzono na piśmie, w dwóch egzemplarzach.
2. Wszelki zmiany i uzupełnienia Umowy wymagają formy pisemnej, zastrzeżonej pod rygorem nieważności.

________________________                                             ________________________

[podpis Strony nr 1]                                                             [podpis Strony nr 2]

Autorem artykułu jest Barbara Stanecka, adwokat, Kancelaria Radców Prawnych Mirosławski, Galo Mozes