Praca zdalna wykonywana poza granicami Polski może być dla wielu osób kuszącym pomysłem. Jednak pracodawca i pracownik muszą bardzo dobrze przemyśleć czy praca zdalna z zagranicy nie stworzy dla nich dodatkowych obowiązków podatkowo-składkowych.

Przepisy o pracy zdalnej weszły w życie 7 kwietnia 2023 roku. Zgodnie ze znowelizowanym Kodeksem pracy (art. 67), praca zdalna polega na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą. Czy możliwa jest zatem praca zdalna z zagranicy? Na jakich warunkach? Co mówią na ten temat nowe przepisy?

Praca zdalna z zagranicy – kiedy jest możliwa?

Prawo pracy nie zakazuje zdalnego wykonywania obowiązków służbowych pracownikom przebywającym poza granicami Polski w 2023 r. Praca zdalna z zagranicy jest możliwa po spełnieniu dwóch podstawowych warunków:

• pracownik wskazuje miejsce, w którym będzie wykonywał pracę,
• uzgodni to z pracodawcą, czyli otrzyma jego zgodę.

Szczegóły należy uzgodnić przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia, z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika i w oparciu o regulamin zakładu pracy.

Pracodawca musi zapewnić pracownikowi warunki do wykonywania pracy zdalnej – także z innego kraju. Są to m.in. materiały i narzędzia, instalację, serwis i konserwację sprzętu oraz pokryć koszty energii elektrycznej, a także usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Pracownikowi przysługuje ryczałt lub ekwiwalent pieniężny za użycie własnych urządzeń w miejscu wykonywania pracy. 

Osoba, która chce wykonywać swoje obowiązki zdalnie, deklaruje, że ma zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Pracodawca ma prawo skontrolować czy „zdalny” pracownik rzeczywiście przestrzega zasad BHP.

Praca zdalna z zagranicy – jak długo można ją wykonywać?

Przepisy nie regulują, jak długo można pracować zdalnie, przebywając za granicą Polski. To kwestia umowy pomiędzy pracownikiem i pracodawcą.

Co w sytuacji, kiedy jedna ze stron chce zakończyć pracę zdalną za granicą? Konieczne jest złożenie wniosku o zaprzestanie wykonywania obowiązków poza siedzibą firmy i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Takie przywrócenie nie może trwać dłużej niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. 

Jeżeli brak będzie porozumienia, to przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Co ważne, zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej na wspomnianych wyżej zasadach, nie może uzasadniać wypowiedzenia przez pracodawcę umowy o pracę.

Praca zdalna z zagranicy – czy można ją wykonywać na podstawie umowy o pracę?

Pracownik zatrudniony na etacie może wykonywać swoje obowiązki zdalnie, podczas pobytu za granicą. Jednak musi o tym poinformować pracodawcę. To nie wszystko. Zatrudniający musi wydać na to zgodę, a odpowiedni zapis powinien znaleźć się w umowie o pracę.

Warto pamiętać, że praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy tylko:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,
• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej – jeżeli pracownik ma warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Praca zdalna z zagranicy – PIT

Uwaga! Od lipca obowiązują nowe przepisy dotyczące ustalania tego, w którym państwie powinien się rozliczać pracownik. Przeczytasz więcej o tym w akapicie: Wykonywanie pracy zdalnej za granicą a prawo Unii Europejskiej. W najbliższych miesiącach będzie się klarować, jak przepisy te wprowadzane są w życie.

Osoba pracująca zdalnie z zagranicy może stanąć przed koniecznością rozliczania się z fiskusem danego kraju.

Jeżeli pracownik posiada na danym terytorium centrum interesów osobistych/ gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) i/lub przebywa na danym terytorium dłużej niż 183 dni w roku podatkowym, to posiada rezydencję podatkową w tym kraju. Co to znaczy? Będzie musiał płacić podatek dochodowy w kraju, w którym wykonuje pracę i ma rezydencję podatkową. Szczegóły zależą od przepisów obowiązujących w danych państwie oraz ew. umów międzynarodowych.

Z konsekwencjami podatkowymi musi się też liczyć pracodawca, jeżeli zostanie zobowiązany do rozliczenia części dochodów w państwie, w którym pracuje zdalnie jego pracownik.

Na obowiązki podatkowo-składkowe nie będzie miał natomiast wpływu krótki wyjazd i praca zdalna np. podczas zagranicznych wakacji.

Praca zdalna z zagranicy – ZUS

Uwaga! Od lipca obowiązują nowe przepisy dotyczące ustalania tego, w którym państwie powinien się rozliczać pracownik. Przeczytasz więcej o tym w akapicie: Wykonywanie pracy zdalnej za granicą a prawo Unii Europejskiej. W najbliższych miesiącach będzie się klarować, jak przepisy te wprowadzane są w życie.

Praca za granicą wiąże się opłacaniem składek na ubezpieczenie społeczne na rzecz tylko jednego państwa, na terenie, którego wykonywana jest praca. Taka zasada obowiązuje w Unii Europejskiej.

Pracodawca ma obowiązek zgłosić „zdalnego” pracownika do ubezpieczenia społecznego w danym kraju oraz do opłacenia składek. Można tego uniknąć po uzyskaniu z ZUS w Polsce zaświadczenia A1. Potwierdza ono, któremu ustawodawstwu w zakresie zabezpieczenia społecznego podlega dana osoba. Pracownik z takim dokumentem będzie mógł płacić składki w Polsce.

Jeżeli praca wykonywana jest z terytorium spoza UE, należy zapoznać się z lokalnymi przepisami, które dotyczą opłacania ubezpieczeń społecznych i składek na ubezpieczenie zdrowotne.

Praca zdalna z zagranicy – a prawo Unii Europejskiej

W lipcu 2023 weszły w życie przepisy Umowy Ramowej, która od tego momentu reguluje rozliczenia podatkowe i ubezpieczenia społeczne pracowników pracujących za granicą. Według jej postanowień, pracownik będzie obejmowany przepisami tego kraju, w którym spędził powyżej 50% swojego czasu pracy. 

Praca zdalna z zagranicy – podsumowanie

Praca zdalna z zagranicy jest możliwa, jednak obwarowana wieloma warunkami i wymaga głębokiego przemyślenia. Pracodawca i pracownik powinni zorientować się, czy będą mieli nowe lub dodatkowe obowiązki dotyczące np. podatków i ubezpieczenia społecznego. Należy też bezwzględnie przestrzegać przepisów prawa pracy obowiązujących w państwie, z którego wykonywana jest praca zdalna.

Przeczytaj więcej w kategorii prawo pracy.