Zatrudnienie pracownika wiąże się z wieloma kosztami, które różnią się w zależności od formy zatrudnienia. Pracodawcy mają do wyboru przede wszystkim umowę o pracę, umowę zlecenie i umowę o dzieło. Każda z nich wiąże się z innymi obowiązkami i generuje różne koszty. Oto najważniejsze informacje, ile kosztuje zatrudnienie pracownika w 2025 roku.
Głównym kosztem pracodawcy, który zatrudnia pracownika, jest wypłata wynagrodzenia. Jednak to nie wszystko. Należy uwzględnić inne składniki, które sprawiają, że całkowity koszt zatrudnienia różni się od wypłaty otrzymywanej przez pracownika.
Spis treści
Co składa się na koszt zatrudnienia pracownika przy minimalnym wynagrodzeniu w 2025 roku?
Całkowity koszt zatrudnienia pracownika na pensji minimalnej w Polsce w 2025 roku składa się z:
- wynagrodzenia brutto;
- składki ZUS opłacanej przez pracodawcę;
- Pracowniczych Planów Kapitałowych (w części opłacanej przez pracodawcę).
Zacznijmy od wynagrodzenia brutto. W 2025 roku wynagrodzenie minimalne wynosi 4666 złotych brutto. Pracodawca nie może zapłacić etatowemu pracownikowi mniej, niż wynosi minimalne wynagrodzenie.
Składki ZUS opłaca pracownik i pracodawca. Po stronie pracodawcy składki wynoszą (brutto):
- ubezpieczenie emerytalne: 9,76% wynagrodzenia (455,40 zł przy płacy minimalnej);
- ubezpieczenie rentowe: 6,5% wynagrodzenia (303,29 zł przy płacy minimalnej);
- ubezpieczenie wypadkowe: 1,67% wynagrodzenia (standardowa stopa procentowa, konkretna stawka uzależniona jest od rodzaju pracy) (77,92 zł przy płacy minimalnej);
- Fundusz Pracy (FP): 2,45% wynagrodzenia (114,32 zł przy płacy minimalnej);
- Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP): 0,1% wynagrodzenia (4,67 zł przy płacy minimalnej).
Składki ZUS pracownika potrącane są przez pracodawcę z wynagrodzenia brutto (emerytalne – 9,76%, rentowe – 1,50%, zdrowotne – 9%), do tego dochodzi PPK (2% wpłaty podstawowej i ew. 2% wpłaty dodatkowej).
Część PPK opłacana przez pracodawcę wynosi 1,5% (70 zł).
najniższy możliwy koszt zatrudnienia pracownika na pełen etat w 2025 wynosi 5620,60 zł.
Na tę kwotę składa się minimalne wynagrodzenie i składki opłacane przez pracodawcę.
Ta kwota wzrasta do 5690,60 zł, jeśli pracownik korzysta z Pracowniczych Planów Kapitałowych.
| Czy wiesz, że…
Mała Księgowość to program księgowy świetny zarówno dla biur rachunkowych, obsługujących małe i średnie firmy, jak i osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą? |
Jak policzyć koszt zatrudnienia pracownika przy wynagrodzeniu za pracę innym niż minimalne?
Obliczając koszt zatrudnienia pracownika zarabiającego więcej niż najniższa krajowa, należy wziąć pod uwagę wynagrodzenie brutto, składki ZUS pracodawcy oraz Pracownicze Plany Kapitałowe. Wysokość składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotną jest taka sama, jak w przypadku osoby z minimalnym wynagrodzeniem.
Koszt zatrudnienia pracownika na umowę o pracę
W przypadku pracownika z wynagrodzeniem minimalnym koszt jego zatrudnienia wynosi 5620,60 zł.
Na tę kwotę składają się:
- minimalne wynagrodzenie,
- składki ZUS opłacane przez pracodawcę (wymienione wyżej).
W przypadku osoby zarabiającej 6000 zł brutto, koszt jej zatrudnienia na pełen etat, na umowę o pracę to 7241,40 zł.
Osoba zarabiająca 8000 zł to dla pracodawcy koszt w wysokości 9631,20.
Koszt zatrudnienia pracownika na zleceniu
Zatrudnienie pracownika na umowę zlecenie pozwala pracodawcy zmniejszyć koszty, a jednocześnie zachować elastyczność (m.in. taką umowę łatwiej rozwiązać niż umowę o pracę).
Całkowity koszt zatrudnienia na umowę zlecenie dla pracodawcy składa się z kilku elementów:
- wynagrodzenia brutto, pracodawca musi pamiętać o minimalnej stawce godzinowej, która wynosi 27,70 zł do czerwca 2024 r. i 28,10 zł od lipca do grudnia 2024 r.;
- składki ZUS opłacanej przez zleceniodawcę, składki na ubezpieczenie emerytalne 9,76%, rentowe 6,5%, wypadkowe 1,67% (standardowa stopa procentowa), Fundusz Pracy (FP) 2,45% i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) 0,1% (składki ZUS opłacane przez zleceniobiorcę obejmują składki na ubezpieczenie emerytalne 9,76%, rentowe 1,5%, chorobowe 2,45% (dobrowolne) i zdrowotne 9%);
- wpłaty do PPK finansowane przez zleceniodawcę (1,5% wynagrodzenia) oraz przez zleceniobiorcę (wpłata dodatkowa 2,5%).
Zdarza się, że jedna osoba może mieć podpisanych kilka umów zlecenia. Opłata składek na ubezpieczenia społeczne jest obowiązkowe, o ile wynagrodzenie jest równe co najmniej wynagrodzeniu minimalnemu: 4666 złotych (w 2025 roku).
Przed przekroczeniem tego progu zleceniodawca nie musi opłacać składek ZUS, a kosztem będzie dla niego wynagrodzenie brutto (składka zdrowotna pozostaje obowiązkowa dla każdej zawartej umowy). Podobnie będzie w sytuacji studenta, który nie ukończył 26 roku życia.
Zleceniobiorca, który zawarł umowę z pracodawcą, u którego pracuje na etat, podlega wszystkim ubezpieczeniom ZUS. Podpisanie umowy zlecenia z emerytem/rencistą oznacza, że zleceniodawca będzie musiał opłacić za niego ubezpieczenie społeczne.
CZYTAJ TAKŻE:
- B2B – koszty pracodawcy. Jakich się spodziewać?
- Co można wliczyć w koszty firmy?
- Składki ZUS w kosztach jednoosobowej działalności gospodarczej – kiedy można je odliczyć?
- Jak zatrudnić pierwszego pracownika?
- Zatrudnienie osoby niepełnosprawnej. Jak zatrudnić osobę niepełnosprawną?
Koszt zatrudnienia pracownika na umowę o dzieło
Zatrudnienie osoby na umowę o dzieło wiąże się dla pracodawcy ze znacznie niższymi kosztami w porównaniu do umowy o pracę czy zlecenie – nie ma obowiązku odprowadzania składek ZUS. Wyjątkiem jest sytuacja, w której dziełobiorca zawiera umowę z własnym pracodawcą.
Koszt całkowity zatrudnienia na umowę o dzieło składa się zazwyczaj tylko z wynagrodzenia brutto.
Trzeba pamiętać, że w przypadku umowy o dzieło nie obowiązuje minimalne wynagrodzenie ani minimalna stawka godzinowa.
Uwaga! Należy pamiętać, że od 2021 roku płatnik składek lub osoba fizyczna zlecająca dzieło musi poinformować ZUS o zawarciu każdej umowy o dzieło (w ciągu 7 dni od dnia zawarcia tej umowy). Podmiot, np. spółka z o.o., który nie jest płatnikiem składek, nie ma tego obowiązku informacyjnego. Z tego obowiązku zwolnione są również umowy zawarte z własnymi pracownikami, wykonywane na rzecz własnego pracodawcy, zawarte z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą na wykonanie przez nie usług, które wchodzą w zakres prowadzonej działalności.
Osoba fizyczna zawsze musi zgłosić umowę o dzieło do ZUS.
Program Mała Księgowość
Program Mała Księgowość ma wszystkie funkcje potrzebne do prowadzenia księgowości małej lub średniej firmy. Możesz skorzystać z niego niezależnie od wybranej formy opodatkowania. Wystawisz dzięki niemu faktury, zapłacisz podatek dochodowy i VAT, będziesz mógł zarządzać listą płac, kontrolować zobowiązania, amortyzować środki trwałe i korzystać z wielu, wielu innych funkcjonalności, których pełną listę znajdziesz na mk.rp.pl.
