Deklaracja VAT-R składana jest w momencie rejestracji jako czynny podatnik VAT. Ten sam dokument służy też do aktualizacji danych w związku z rozliczeniem podatku VAT.
Każdy podatnik, który jest zobowiązany rozliczać podatek VAT, ale i taki, który ma status podatnika zwolnionego może spotkać się z koniecznością wypełnienia deklaracji VAT-R. Dotyczy ona właśnie spraw związanych z podatkiem VAT.
Jak wypełnić deklarację VAT -R?
Deklarację VAT-R wypełnić można ręcznie, jak i elektroniczne. W przypadku pierwszym używamy drukowanych liter. W drugim przypadku warto skorzystać z gotowych do wypełnienia, interaktywnych plików. Taki wzór zgłoszenia VAT znajdziesz np. na stronie rządowej – TUTAJ. Szczegółowy sposób wypełnienia formularza VAT-R znajdziesz poniżej.
Druk VAT-R po wypełnieniu można złożyć w urzędzie skarbowym osobiście, za pośrednictwem poczty albo elektronicznie za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego. Jak wypełnić ten formularz zgłoszenia rejestracyjnego? Najpierw podajemy numer identyfikacji podatkowej. Potem określamy, że deklarację składamy w celu zgłoszenia czy aktualizacji.
W części C deklaruje się okoliczności, które określają obowiązek podatkowy, a także podaje się informacje związane ze składaniem deklaracji. Deklaracja VAT-R zawiera też pole do zaznaczenia przez wszystkich tych, którzy rozpoczynają działalność, ale nie mogą skorzystać ze zwolnienia z opodatkowania VAT ze względu na wysokość obrotów albo też sprzedaż np. wyrobów z metali szlachetnych lub tytoniu (pełna lista wyłączeń dostępna jest TUTAJ).
W formularzu VAT-R deklaruje się także fakt wyboru metody kasowej. W największym skrócie polega ona na tym, że obowiązek rozliczenia VAT powstaje dopiero wtedy, gdy należność z faktury zostanie uregulowana przez kontrahenta. Dotyczy to tzw. małych podatników. Każdy przedsiębiorca może jednak z tej możliwości zrezygnować.
Jak wypełnić formularz VAT-R? Szczegółowa instrukcja
Na początku podatnik podaje swój NIP. Formularza VAT-R nie ma się bez niego złożyć. Jeśli go nie posiadasz, a musisz zarejestrować się do VAT, zgłoś się do urzędu skarbowego. Punkty 2 i 3 uzupełnia pracownik urzędu skarbowego.
A. CEL I MIEJSCE ZŁOŻENIA ZGŁOSZENIA ORAZ INFORMACJA DOTYCZĄCA WŁAŚCIWOŚCI NACZELNIKA URZĘDU SKARBOWEGO
W pierwszym formularza zaznaczamy, dlaczego składamy formularza VAT-R: w celu rejestracji podatnika VAT, czy żeby zaktualizować swoje dane. Należy tutaj też wskazać odpowiedniego naczelnika urzędu skarbowego. Punkty 6 i 7 dotyczą osób, które siedzibę działalności gospodarczej mają poza Polską.
Jeśli VAT-R składamy jest nie w celu rejestracji, a po to, żeby zaktualizować dane podatnika, należy wypełnić punkty 8 i 9, w których wskażemy, o które dane chodzi.
B. DANE PODATNIKA
W części B uzupełniamy swoje dane. Na początek, należy zaznaczyć, czy jesteśmy osobą fizyczną, nie jesteśmy osobą fizyczną, lub czy pozostajemy za granicą. Następnie, osoba fizyczna podaje:
- nazwisko i imiona,
- imiona rodziców,
- PESEL.
Druga opcja dotyczy podatnika niebędącego osobą fizyczną. Wpisuje on:
- pełną nazwę;
- nazwę skróconą,
- REGON.
W części B.2. uzupełniamy adres zamieszkania lub adres miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Część B.3. dotyczy osób zidentyfikowanych na potrzeby podatku w innym państwie.
C. OBOWIĄZEK PODATKOWY W ZAKRESIE PODATKU OD TOWARÓW I USŁUG
Kiedy musisz wypełnić formularza VAT-R, część C jest zdecydowanie jedną z najważniejszych. Określisz tutaj dotyczące cię zwolnienia, podasz informacje co do składanych deklaracji, a także zadeklarujesz, czy będziesz dokonywał sprzedaży lub świadczenia usług na terenie UE.
C.1. OKOLICZNOŚCI OKREŚLAJĄCE OBOWIĄZEK PODATKOWY
W tej części określasz:
- czy i od kiedy będziesz korzystać ze zwolnień określonych przez ustawę VAT, czy też z nich rezygnujesz;
- czy będziesz korzystał z metody kasowej;
- czy wybierasz możliwość rozliczenia kwartalnego.
C.2. INFORMACJE DOTYCZĄCE SKŁADANIA DEKLARACJI
W części C.2. deklarujesz, czy będziesz składał deklaracje:
- VAT-7K, służąca do kwartalnego obliczania kwoty podatku oraz podstawy opodatkowania. Dotyczy ona małych przedsiębiorców, których wartość przychodu nie przekroczyła 1 200 000 euro;
- VAT-8, dotyczącą osób dokonujących transakcji wewnątrzwspólnotowych;
- VAT-12, dotyczącą podatników świadczących usługi taksówek osobowych, którzy wybrali opodatkowanie w formie ryczałtu.
C.3. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYKONYWANIA TRANSAKCJI WEWNĄTRZWSPÓLNOTOWYCH
Tutaj oznaczysz, czy i kiedy będziesz:
- dokonywał sprzedaży towaru lub jego nabycia wewnątrz UE;
- świadczyć usługi na terenie UE.
D. WNIOSEK O POTWIERDZENIE ZAREJESTROWANIA PODMIOTU JAKO PODATNIKA VAT
W części D należy zaznaczyć, czy podatnik wnioskuje o wydanie potwierdzenia zarejestrowania jako podatnika VAT czynnego albo podatnika VAT zwolnionego. Należy pamiętać, że zaznaczenie w tym punkcie „tak” wiąże się z koniecznością wniesienia opłaty skarbowej.
E. PODPIS PODATNIKA LUB OSOBY REPREZENTUJĄCEJ PODATNIKA
Podajemy tutaj swoje imię, nazwisko, dane kontaktowe, datę wypełnienia formularza VAT-R oraz składamy podpis.
F. ADNOTACJE URZĘDU SKARBOWEGO
Uzupełnia urząd skarbowy.
Kiedy złożyć VAT-R?
Deklarację VAT-R trzeba złożyć, zanim dokonamy pierwszej czynności, która podlega opodatkowaniu podatkiem VAT. Złożenie deklaracji jest bezpłatne. Jeśli jednak chcemy uzyskać zaświadczenie o rejestracji, trzeba będzie zapłacić 170 złotych. Każda zmiana danych wskazanych w deklaracji wymaga zgłoszenia do urzędu skarbowego. Przedsiębiorca ma na to 7 dni.
Obowiązek złożenia zgłoszenia rejestracyjnego VAT
Każdy czynny podatnik VAT ma obowiązek złożenia zgłoszenia rejestracyjnego VAT. Tak jak tłumaczyliśmy powyżej, musi to nastąpić przed dokonaniem czynności opodatkowanej w zakresie podatku VAT.
Jak jednak wygląda sytuacja u podatnika VAT zwolnionego z podatku VAT na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 oraz art. 43 ust. 1 ustawy o VAT? Osoby te, w przeciwieństwie do podatnika VAT czynnego, nie muszą, ale mogą dokonać rejestracji.
Jaki jest urząd skarbowy właściwy dla podatnika?
Przed złożeniem formularza VAT R, koniecznie trzeba wiedzieć, w jaki sposób ustalić właściwość urzędu skarbowego dla określonego podmiotu.
W przypadku deklaracji VAT ważna będzie właściwość urzędu skarbowego. Mówiąc wprost, musimy wiedzieć, pod który urząd skarbowy podlegamy. W przypadku osób fizycznych (jednoosobowych działalności gospodarczych) właściwym urzędem skarbowym będzie ten obsługujący miejsce zamieszkania podatnika.
W przypadku osób prawnych albo innych niż osoby fizyczne, właściwy urząd skarbowy będzie tym obsługującym adres siedziby działalności gospodarczej.
Właśnie dlatego osoby fizyczne w deklaracji podają miejsce zamieszkania, a osoby, które nie są osobą fizyczną – adres prowadzenia działalności gospodarczej. Jest to ważne o tyle, że takie same dane muszą znaleźć się na fakturach przedsiębiorcy.
Rozliczenia kwartalne czy miesięczne
Na deklaracji VAT-R określamy też sposób rozliczania VAT. Składając zgłoszenie rejestracyjne, zaznaczamy, czy podatek będziemy rozliczać miesięcznie, czy kwartalnie. Możliwość rozliczania podatku kwartalnie przysługuje tym przedsiębiorcom, których obrót w ciągu roku nie przekracza 2 mln euro (w 2023 roku).
W przypadku dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych należy wypełnić część C.3 deklaracji.
Potwierdzenie złożenia deklaracji VAT-R
W części D formularza można zaznaczyć pole, w którym wnioskujemy o potwierdzenie zarejestrowania do VAT. Na końcu dokumentu koniecznie trzeba się podpisać. Na końcu formularza VAT-R dodano pouczenie, na podstawie którego za podanie nieprawdy lub zatajenie prawdy i przez to narażenie podatku na uszczuplenie grozi odpowiedzialność przewidziana w Kodeksie karnym skarbowym.
Jak złożyć formularz VAT-R?
Jak już wspomnieliśmy powyżej, deklarację VAT-R należy złożyć do urzędu skarbowego właściwemu podatnikowi. Nie oznacza to jednak, że musimy dostarczyć ją fizycznie. Możemy oczywiście przesłać ją korespondencyjnie, jednak najłatwiej jest złożyć ją przez Internet.
Żeby wypełnić formularz VAT-R przez Internet i w ten sam sposób go przesłać, należy mieć Profil Zaufany bądź kwalifikowany podpis elektroniczny. Za ich pomocą na stronie biznes.gov.pl, poświadczymy prawdziwość danych osobowych zawartych w formularzu.
Często zadawane pytania – VAT-R
Co to jest VAT-R?
VAT-R to deklaracja, która służy do rejestracji jako płatnik VAT, a także do aktualizacji swoich danych osobowych.
Kiedy należy złożyć VAT-R?
Deklarację VAT-R należy złożyć w ramach rejestracji do VAT, albo po zmianie danych, takich jak nazwisko lub adres.
Skąd wziąć VAT-R?
VAT-R możesz wypełnić i złożyć online na stronie biznes.gov.pl.
Kogo dotyczy VAT-R?
VAT-R dotyczy wszystkich osób, które rejestrują się do VAT, a także tych, które są już zarejestrowane i chcą zmienić swoje dane.
Jakie dokumenty dołączyć do VAT-R?
Do zgłoszenia VAT-R należy dołączyć, jeśli są wymagane: dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu, pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji podatkowych UPL-1/UPL-1P i potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej za pełnomocnictwo.
Czy VAT-R trzeba składać osobiście?
Wniosku VAT-R nie musisz składać osobiście, możesz zrobić to przez pełnomocnika. Nie musi być on też fizycznie dostarczony do urzędu, możesz wysłać go pocztą lub dostarczyć elektronicznie.
Czy jest opłata za VAT-R?
Złożenie wniosku VAT-R jest bezpłatne.
Ile się czeka na VAT-R?
Proces weryfikacji zgłoszenia VAT-R może potrwać nawet kilka tygodni.
Jak sprawdzić, czy jestem czynnym podatnikiem VAT?
Swój status albo status innego przedsiębiorcy jako czynnego, zwolnionego lub niezarejestrowanego podatnika VAT możesz sprawdzić na stronie podatki.gov.pl.
Jak złożyć deklaracje VAT-R?
Deklarację VAT-R możesz złożyć osobiście w odpowiednim urzędzie skarbowym lub też wysłać ją pocztą, lub złożyć przez stronę internetową.
Czy VAT-R można podpisać profilem zaufanym?
Tak, VAT-R składany online podpiszesz profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.
Jaka data rozpoczęcia działalności w VAT-R?
W VAT-R należy podać datę rozpoczęcia działalności poprzedzającą wykonanie pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu VAT.
Czy można złożyć VAT-R bez NIP?
Nie da się złożyć VAT-R bez NIP-u. Jest on wymaganym elementem na formularzu rejestracyjnym.
Czy można zgłosić się do VAT w trakcie miesiąca?
Do VAT-u możemy zgłosić się w dowolnym momencie, byle byłoby to przed wykonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu VAT.
Pieczęć kwalifikowana – wygodne rozwiązanie dla Twojej firmy
Pieczęć kwalifikowana to usługa zaufania przeznaczona dla osób prawnych. Za jej pomocą potwierdzisz, że dokument jest autentyczny i nie został naruszony. To niezawodne narzędzie w kontaktach z kontrahentami i wewnętrznych działaniach firmy. Pieczęć elektroniczną pochodząca od kwalifikowanego dostawcy zaufania kupisz na pieczeckwalifikowana.pl. Jest absolutnie niezbędna, jeśli chcesz wygodnie korzystać z KSeF.
