Większość jednostek ma czas do końca czerwca na zatwierdzenie sprawozdania finansowego za 2023 r.

• Jak zatwierdzić ten dokument?
• Kto zatwierdza sprawozdanie finansowe?
• Czy trzeba użyć podpisu elektronicznego przy zatwierdzeniu sprawozdania?
• Dlaczego brak zatwierdzenia sprawozdania może ściągnąć na firmę kłopoty?

– Dowiesz się z naszego artykułu.

Sprawozdanie finansowe to dokument zawierający informacje o rocznej działalności przedsiębiorstwa (w aspekcie finansowym). Sporządzane jest na dzień bilansowy. W przypadku firm, których rok bilansowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym to 31 grudnia.

W jaki sposób zatwierdza się sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe zatwierdza właściwy organ, który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności jest uprawniony do zatwierdzania sprawozdania. Może to być:

• właściciel JDG,
• zwyczajne zgromadzenie wspólników,
• wszyscy wspólnicy,
• zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy,

W przypadku spółki osobowej, z wyjątkiem spółki komandytowo-akcyjnej, oraz spółki cywilnej przez organ zatwierdzający rozumie się jej wspólników (art. 3. ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego następuje poprzez:

• uchwałę lub decyzję organu zatwierdzającego (wspólników bądź walne zgromadzenie akcjonariuszy w przypadku spółek);
• oświadczenie woli (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej).

Właściwy organ ma na zatwierdzenie sprawozdania 6 miesięcy od dnia bilansowego. To znaczy, że termin mija 30 czerwca (o ile rok bilansowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym).

E-sprawozdanie finansowe należy złożyć do KRS/Szefa KAS w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia tego dokumentu (lub w terminie złożenia zeznania podatkowego za dany rok w przypadku podatników PIT).

Badanie sprawozdań finansowych przed zatwierdzeniem

Należy pamiętać, że w przypadku jednostek, których sprawozdania podlegają badaniu, sprawozdanie musi najpierw zostać zaakceptowane przez biegłego rewidenta. Dopiero później zatwierdza je właściwy organ.

Dotyczy to:

• rocznych skonsolidowanych sprawozdań finansowych grup kapitałowych oraz rocznych sprawozdań finansowych jednostek kontynuujących działalność między innymi z  sektora finansowego (również banków), ubezpieczycieli, spółek akcyjnych;
• pozostałych jednostek, które w poprzednim roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdanie finansowe, spełniły dwa z trzech warunków:
  • średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób;
  • suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2.500.000 euro;
  • przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5.000.000 euro.

Czy zatwierdzenie sprawozdania musi być podpisane elektronicznie?

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego nie wymaga podpisu elektronicznego. Może być podpisane osobiście i załączone do sprawozdania w formie skanu.

Natomiast w przypadku sprawozdań podlegających badaniu, opinie i raporty biegłego rewidenta muszą zostać podpisane przez rewidenta podpisem kwalifikowanym.

Czy można zatwierdzić niepodpisane sprawozdanie finansowe?

Zacznijmy od przypomnienia, że sprawozdanie podpisuje kierownik jednostki (lub kierownictwo wieloosobowe) oraz osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Mają oni też prawo odmówić złożenia podpisu. W takim wypadku sporządzają pisemne uzasadnienia odmowy podpisu.

Zamiast podpisu członkowie wieloosobowego kierownictwa mogą złożyć oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia ustawowe wymagania. Niezłożenie tego oświadczenia równa się niepodpisaniu sprawozdania. Oświadczenie lub odmowę należy pisemnie uzasadnić.

Organ zatwierdzający sprawdza, czy sprawozdanie finansowe zostało podpisane przez wszystkie osoby, które miały taki obowiązek. Jeżeli brakuje podpisów lub oświadczeń członków zarządu, organ zatwierdzający może odmówić podjęcia uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania. 

Jeżeli uchwała zostanie podjęta pomimo braku podpisów, to możliwe jest powództwo o stwierdzenie nieważności uchwały (ze względu na naruszenie zasad wynikających z ustawy o rachunkowości).

Co grozi za brak zatwierdzenia sprawozdania finansowego?

Jeżeli właściwy organ nie zatwierdzi sprawozdania finansowego, nie będzie podstawy do podziału zysku lub pokrycia straty jednostki (w związku z art. 53 ust. 3 i 4 ustawy o rachunkowości). Ustawa o rachunkowości nie przewiduje natomiast sankcji karnych za nieterminowe zatwierdzenie sprawozdania.

Niezatwierdzone sprawozdanie finansowe należy złożyć w terminie 15 dni od ustawowego terminu jego zatwierdzenia. Następnie należy je zatwierdzić w ciągu kolejnych 15 dni i złożyć powtórnie. Uwaga, to drugie złożenia sprawozdania jest już płatne.

Sprawozdanie niezatwierdzone i niezłożone

Może się zdarzyć, że sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone i przez to nie zostało w terminie złożone do KRS.

Jednostki, które nie złożą sprawozdania w ustawowym terminie, zostaną do tego zobowiązane przez sąd rejestrowy, który rozpocznie tzw. postępowanie przymuszające. Na złożenie dokumentów będą miały 7 dni.

Za niesporządzenie sprawozdania finansowego grozi kara grzywny lub kara pozbawienia wolności do lat 2, lub obie kary łącznie (art. 77 ustawy o rachunkowości). Możliwe jest również rozwiązanie z urzędu podmiotu wpisanego do KRS. Zagrożony jest nim podmiot, który nie złoży sprawozdań finansowych za dwa kolejne lata obrotowe.

Trzeba pamiętać, że obowiązek sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego i przedstawienia go właściwym organom spoczywa na kierowniku jednostki i to on może ponieść odpowiedzialność karną.

Aby uniknąć kary za niezłożenie sprawozdania finansowego, można skorzystać z instytucji czynnego żalu – jak najszybciej złożyć zaległe dokumenty, zawiadomić pisemnie urząd skarbowy o popełnieniu wykroczenia lub przestępstwa, oraz uzasadnić zwłokę i podać okoliczności, które doprowadziły do przekroczenia terminu złożenia sprawozdania finansowego.

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:

1. Sprawozdanie finansowe – jak je przygotować? Co musi zawierać?
2. Kara za niezłożenie sprawozdania finansowego
3. Jak podpisać sprawozdanie finansowe profilem zaufanym?
4. Kto podpisuje sprawozdanie finansowe za 2023 rok w spółce?
5. Odmowa podpisania sprawozdania finansowego przez księgowego

Kiedy zatwierdzenie sprawozdania finansowego?

Organ zatwierdzający jednostki powinien zatwierdzić sprawozdanie najpóźniej 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli zazwyczaj do 30 czerwca. Jeżeli tak się nie stanie, to należy je złożyć w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni po tym terminie oraz dodatkowo, po jego zatwierdzeniu, ponownie złożyć je w rejestrze w ciągu kolejnych 15 dni (art. 69 ust. 2 ustawy).

Jak poprawiać błędy ujawnione po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego?

Poprawienie błędów wykrytych po zatwierdzeniu sprawozdania jest możliwe. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, nie można tego jednak zrobić w zamkniętych księgach rachunkowych. Korektę ujmuje się w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym informacje te otrzymała (art. 54 ust. 2. ustawy). 

W przypadku popełnienia w poprzednich latach obrotowych błędu, w następstwie którego nie można uznać sprawozdania finansowego za rok lub lata poprzednie za przedstawiające rzetelnie i jasno sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy jednostki, kwotę korekty spowodowanej usunięciem tego błędu odnosi się na kapitał (fundusz) własny i wykazuje jako „zysk (strata) z lat ubiegłych” (art. 54. ust. 3 ustawy).

Dodajmy, że „błędy” są to rozumiane jako pominięcia lub nieprawidłowości w sprawozdaniach finansowych jednostki za poprzedni rok bądź wcześniejsze lata obrotowe, które powodują istotne zniekształcenie danych sprawozdawczych zawartych w zatwierdzonych sprawozdaniach finansowych. W efekcie sprawozdań finansowych nie można uznać za jasno i rzetelnie przedstawiające sytuację majątkową, finansową i wynik finansowy jednostki (pkt 5.5-5.7 Krajowego Standardu Rachunkowości nr 7 „Zmiany zasad (polityki) rachunkowości, wartości szacunkowych, poprawianie błędów, zdarzenia następujące po dniu bilansowym – ujęcie i prezentacja”).

Program Mała Księgowość

Program Mała Księgowość ma wszystkie funkcje potrzebne do prowadzenia księgowości małej lub średniej firmy. Możesz skorzystać z niego niezależnie od wybranej formy opodatkowania. Wystawisz dzięki niemu faktury, zapłacisz podatek dochodowy i VAT, będziesz mógł zarządzać listą płac, kontrolować zobowiązania, amortyzować środki trwałe i korzystać z wielu, wielu innych funkcjonalności, których pełną listę znajdziesz na mk.rp.pl.