Ewidencja księgowa to nie lada wyzwanie. Aby można było uporać się z tym wyzwaniem, konieczne jest prawidłowe ujmowanie, tzn. klasyfikowanie operacji gospodarczych, w których uczestniczy dane przedsiębiorstwo. W przypadku pełnej księgowości służą do tego konta księgowe.
Spis treści
Czym jest konto księgowe?
Konto księgowe jest jednym z głównych narzędzi, jakie stosuje się podczas prowadzenia ewidencji rachunkowej. Konta księgowe stosuje się po to, by było zarejestrować operacje gospodarcze w przedsiębiorstwie. Dzięki temu można odnotować, jakie rodzaje transakcji itp. zawiera się w ramach działalności gospodarczej.
Poszczególne konta w ewidencji rachunkowej są prowadzone dla określonego składnika majątkowego, w tym np. dla każdego odbiorcy lub dostawcy (rozrachunki z kontrahentami) czy dla każdego składnika majątku.
W zależności od potrzeb ewidencja kont księgowych może być prowadzona w formie:
Oczywiste jest, że większą popularnością w ostatnich latach cieszą się komputerowe programy do księgowości. |
Zapisywanie informacji na kontach księgowych da nam odpowiedź w zakresie tego, jaki jest:
- stan aktywów i pasywów na dzień bilansowy,
- poziom oraz struktura przychodów i kosztów w danym przedziale czasowym (zwykle jest to roczny okres rozliczeniowy).
Konta księgowe dzieli się na różne sposoby, w tym np. ze względu na pełnione funkcje:
- konta bilansowe — obejmują one aktywa i pasywa, przedstawiając stan i zmiany w składnikach majątku jednostki oraz źródłach finansowania;
- konta pozabilansowe — służą one do rejestracji dodatkowych informacji gospodarczych, które nie występują w bilansie ani w rachunku zysków i strat;
- konta wynikowe — obejmują one przychody, koszty, zyski i straty nadzwyczajne oraz konto „Wynik finansowy”. Informują one o tym, jaka jest zyskowność prowadzonej działalności biznesowej;
- konta korygujące — wykorzystuje się je w celu korekty stanu niektórych kont bilansowych.
Jednak jedną z najważniejszych klasyfikacji jest podział na konta syntetyczne i analityczne.
PRZECZYTAJ TEŻ:
- Czym jest pełna księgowość? Dla kogo jest obowiązkowa, a kto może stosować księgowość uproszczoną?
- JPK_KR, czyli Jednolity Plik Kontrolny dla Ksiąg Rachunkowych
- Prowadzenie pełnej księgowości w jednoosobowej działalności gospodarczej – kiedy wybrać pełne księgi rachunkowe?
- Jak powinny być prowadzone księgi rachunkowe w pełnej księgowości?
- Czym jest wartość księgowa przedsiębiorstwa? Różnice między wartością księgową a wartością rynkową
Konta syntetyczne i analityczne
Konta syntetyczne i analityczne odzwierciedlają to, że konta księgowe mają różne poziomy szczegółowości. Dzięki temu łatwiej jest przedsiębiorcom monitorować transakcje gospodarcze, a w dłuższej perspektywie analizować wyniki finansowe firmy. Czym różnią się te dwie grupy? Poniżej przedstawiamy Ci różnice między nimi:
- Konto syntetyczne:
- jest ono kontem ogólnym/głównym;
- konto nadrzędne, które grupuje transakcje finansowe o podobnym charakterze/ przynależności do określonej kategorii (zaliczają się do nich np. należności, zobowiązania czy odpisy amortyzacyjne).
A oto kilka przykładów kont syntetycznych: „Konto 100 – Aktywa”, „Konto 200 – Kapitał i rezerwy”.
- Konto analityczne:
- jest ono kontem uszczegóławiającym, pełniąc rolę podrzędną względem konta syntetycznego. Konta analityczne wykorzystuje się w celu rejestrowania konkretnych transakcji finansowych, a także gromadzenia szczegółowych danych na temat tychże operacji;
- generalnie, konta analityczne umożliwiają bardziej precyzyjne śledzenie transakcji (można wówczas ustalić np.liczbę i wartość transakcji przypadających na konkretnego kontrahenta) oraz dokładniejsze analizy finansowe.
Przykłady kont analitycznych to np. „Konto 101 – Gotówka”, „Konto 102-001 – Rachunek bankowy w banku X, numer rachunku bankowego Y”.
Zasady funkcjonowania kont księgowych
Prowadzenie kont księgowych to proces, który składa się z czterech głównych etapów:
- założenie konta — rozumie się przez to stworzenie nazwy dla konta, a także nadanie mu numeru (może być to np. konto 210, które zazwyczaj stosuje się w celu ewidencji zobowiązań z dostawcami);
- otwarcie konta — wpisanie salda początkowego z bilansu otwarcia. Jeśli salda początkowego nie ma, otwarcie konta następuje wraz z pierwszą operacją gospodarczą;
- księgowanie operacji gospodarczych na koncie — zapisywanie na koncie operacji gospodarczych (dane znajdują się na fakturach, rachunkach itp.);
- zamknięcie konta — sprawdzenie obrotów po obu stronach w celu ustalenia odpowiedniego salda końcowego oraz sumy obrotów konta.
| Warto wiedzieć — zakładowy plan kont
Przedsiębiorca, który będzie prowadził dla swojej firmy pełne księgi rachunkowe, musi przygotować tzw. zakładowy plan kont (ZPK). Definicja ZPK znajduje się w ustawie o rachunkowości: „Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:
a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej […]”. |
Saldo konta księgowego
W księgowości firmowej saldo konta księgowego to inaczej różnica między kwotami po stronach „Winien” (Wn) i „Ma” (Ma) w określonym czasie (np. w danym dniu). Oprócz tego możemy również spotkać się z terminami „saldo debetowe” oraz „saldo kredytowe”. Pierwszy z nich oznacza sytuację, kiedy to wpływy na rachunek są większe od wydatków, a drugi oznacza sytuację przeciwną, tzn.gdy wydatki przewyższają wpływy.
Rodzaje sald
Jeśli chodzi o saldo księgowe, wyróżnia się takie kategorie jak:
- saldo początkowe (stosowany w praktyce skrót to Sp.) — występuje ono na początku danego okresu rozliczeniowego, odnosi się ono do stanu początkowego z bilansu otwarcia;
- saldo końcowe (Sk.) – saldo to występuje na końcu okresu i oznacza różnicę między saldem początkowym oraz wszystkimi operacjami, które zostały zaewidencjonowane w danym okresie sprawozdawczym. Co ważne, saldo końcowe z danego okresu rozliczeniowego jest jednocześnie saldem początkowym dla następnego okresu;
- saldo debetowe – z takim rodzajem salda mamy do czynienia w sytuacji, gdy obroty po stronie „Winien” są wyższe niż obroty po stronie „Ma”;
- saldo kredytowe – sytuacja odwrotna do salda debetowego, co oznacza, że „Ma” są wówczas większe niż obroty po stronie „Winien”;
- saldo zerowe – mamy do czynienia z tym saldem, jeśli kwoty „Winien” i „Ma” są równe.
Więcej takich artykułów znajdziesz w kategorii Księgowość.
