Podpis elektroniczny oraz pieczęć elektroniczna to najbardziej znane pozycje z katalogu usług zaufania. Dzięki nim możliwy stał się bezpieczny obieg dokumentów elektronicznych. Przeczytaj o tym, jakie są najprzydatniejsze zastosowania podpisu elektronicznego i pieczęci elektronicznej, zarówno dla firm, jak i osób prywatnych.

Artykuł powstał przy współpracy z firmą EuroCert – certyfikowanym dostawcą usług zaufania

Usługi zaufania

Kwestie dotyczące usług zaufania, ich rozwiązań technicznych oraz wymogów i standaryzacji, znalazły odzwierciedlenie w ustawodawstwie Unii Europejskiej z 23 lipca 2014 roku – w rozporządzeniu eIDAS. 

To wymusiło włączenie tych norm do porządku prawnego wszystkich krajów członkowskich. W Polsce zagadnienia dotyczące usług zaufania reguluje ustawa z dnia 5 września 2016 roku o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U.2021.1797).

Powyższe akty uregulowały kwestie dotyczące: 

• podpisu elektronicznego, 
• pieczęci elektronicznej, 
• elektronicznego znacznika czasu, 
• walidacji, 
• konserwacji, 
• rejestrowanego doręczenia elektronicznego,
• uwierzytelniania witryn internetowych.

Podpis elektroniczny

Najczęstsze zastosowanie usług zaufania wiąże się z podpisem elektronicznym. Podpis elektroniczny to rozwiązanie dedykowane dla osób fizycznych. Zgodnie ze wspomnianym rozporządzeniem unijnym eIDAS, podpis elektroniczny to dane zapisane w postaci elektronicznej, dodane lub logicznie przyporządkowane do innych danych również zapisanych w postaci cyfrowej. Odpowiednie połączenie tych danych umożliwia złożenie podpisu.

Wyróżnia się trzy rodzaje podpisu elektronicznego: 

1. zwykły, 
2. zaawansowany,
3. kwalifikowany. 

Najbezpieczniejszym i najbardziej zaawansowanym technologicznie jest podpis kwalifikowany. Zgodnie z obowiązującymi normami i przepisami posiada on jednakową moc prawną, jak tradycyjny podpis złożony odręcznie. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest podpisem osobistym przypisanym do konkretnej osoby, a jego wydanie wymaga weryfikacji tożsamości tej osoby przez upoważnionego przedstawiciela usług zaufania.

Pieczęć elektroniczna

Pieczęć elektroniczna to usługa zaufania dedykowana osobom prawnym. Dzięki niej możliwe jest elektroniczne pieczętowanie dokumentów. Pozwala to na zachowanie ich cyfrowej formy. 

Definicja pieczęci elektronicznej jest taka sama jak definicja podpisu elektronicznego, choć są to oddzielne rozwiązania skierowane do innych podmiotów. Pieczęć elektroniczna zawiera dane osoby prawnej, czyli zamiast imienia i nazwiska jak ma to miejsce w podpisie – identyfikacyjne firmy lub instytucji np. nazwę, numer NIP, Regon czy KRS oraz dane adresowe.

W praktyce podpis i pieczęć elektroniczna mogą być używane rozdzielnie bądź łącznie. Oddzielnie kiedy na dokumencie cyfrowym nie jest wymagany podpis i wystarczy pieczęć elektroniczna – np. oznaczenie pieczęcią faktury sprzedażowej, oferty, bądź potwierdzenia przyjęcia dokumentu. A łącznie, gdy obok pieczęci elektronicznej osoby prawnej występuje podpis elektroniczny składany przez osobę fizyczną uprawnioną do reprezentowania tejże osoby prawnej – np. osób fizycznych wskazanych w KRS.

Zastosowania podpisu elektronicznego w przedsiębiorstwie

Zastosowanie podpisu elektronicznego w dużej mierze przyczynia się do: ograniczenia kosztów generowanych przez przedsiębiorstwo, usprawnia jego funkcjonowanie, ułatwia kontakt z otoczeniem zewnętrznym i usprawnia wewnętrzne procesy, a także pozytywnie wpływa na PR.

Zachodzące w firmie i w jej otoczeniu procesy związane z dokumentami mogą zostać przeniesione na drogę całkowicie zdalną, z wykorzystaniem dokumentów elektronicznych. 

Podpisu elektronicznego w firmie można używać chociażby do:

• rejestracji działalności i innych czynności administracyjnych, 
• zatrudniania pracowników,
• zawierania umów handlowych, 
• dokonywania obowiązków ubezpieczeniowych, podatkowych i skarbowych. 

Wśród dokumentów, na których najczęściej pojawia się podpis elektroniczny, znajdują się: 

• dokumenty prawne, czyli wszelkiego rodzaju umowy, dokumenty przetargowe, medyczne, kadrowe i finansowe, 
• deklaracje VAT, CIT i JKP,
• pozwy sądowe.

Zastosowania podpisu elektronicznego w różnych branżach

Podpis elektroniczny stosowany jest przez przedsiębiorstwa w każdej branży. Całkowicie zdominował sektor finansowy, gdzie niemalże każdą umowę można podpisać w sposób elektroniczny. Mowa tutaj o umowach kredytowych, leasingowych czy ubezpieczeniowych.

Liczne zastosowania podpisu elektronicznego docenione zostały w logistyce i transporcie. Składa się go między innymi na: 

• umowach i dokumentach o charakterze handlowym i cywilno-prawnym, 
• umowach o zachowaniu poufności, 
• elektronicznych fakturach i rachunkach, 
• pełnomocnictwach, 
• potwierdzeniach zamówień, 
• instrukcjach BHP,
• ugodach.

Podpis elektroniczny usprawnia też pracę wykonywaną przez prawników. Umożliwia on pełną digitalizację świadczonych usług. Wiele kancelarii prawnych decyduje się na prowadzenie wirtualnych archiwów z e-aktami, zdalne sporządzanie pism sądowych i wystawianie faktur dla klientów. Dodatkowo podpis elektroniczny usprawnia elektroniczną komunikację z sądami, rejestrami sądowymi i klientami. Za jego pośrednictwem można założyć i reprezentować spółkę w imieniu klientów oraz podpisywać umowy cywilno-prawne.

W tyle nie pozostają biura rachunkowe. Podpis oparty na certyfikacje kwalifikowanym umożliwia dostęp do aplikacji Płatnik ZUS oraz eDeklaracje. Można go też stosować w zintegrowanych systemach typu ERP, a także służy do weryfikacji w KSEF.

Podpisy elektroniczne widnieją również na większości dokumentów generowanych przez placówki podstawowej opieki zdrowotnej, laboratoria i apteki. Stosują go również agencje nieruchomości, uczelnie wyższe, a także freelancerzy, którzy oferują w pełni zdalne usługi na rzecz innych podmiotów. Cyfrowa obsługa dokumentacji staje się już standardem w sektorze HR.

Zastosowania podpisu elektronicznego przez osoby prywatne

Funkcjonuje błędne przekonanie, że podpis elektroniczny znajduje zastosowanie wyłącznie wśród przedsiębiorstw. W rzeczywistości istotą podpisu elektronicznego jest przypisanie go do osoby fizycznej z imienia i nazwiska. Także z powodzeniem mogą z niego korzystać osoby prywatne, w tym także nieprowadzące działalności gospodarczej. W tym przypadku podpis elektroniczny:

• ułatwi zdalne załatwienie większości spraw urzędowych i administracyjnych – za jego pomocą można się na przykład: zalogować na platformę PUE ZUS, składać deklaracje podatkowe w urzędach skarbowych, potwierdzać swoją tożsamość, pobierać akta pracownicze, zawierać umowy cywilnoprawne w sposób elektroniczny;
• pozwoli na sprawny kontakt z pracodawcą – mowa tutaj w szczególności o podpisywaniu różnorodnych umów, wniosków i oświadczeń pracowniczych;
• umożliwi zawieranie rozmaitych umów przez Internet – na przykład umów o świadczenie usług telekomunikacyjnych;
• pozwoli na wynajęcie mieszkania, sprzedaż samochodu, czy zawarcie umowy ubezpieczeniowej.

Podpis elektroniczny, w tym szczególnie z certyfikatem kwalifikowanym, poza kilkoma wyjątkami, jak np. sprzedaż nieruchomości, umożliwia podpisanie każdej umowy, z jaką można spotkać się w codziennym życiu.

Kwalifikowany podpis elektroniczny w skuteczny sposób zastępuje też Profil Zaufany wykorzystywany do autoryzacji tożsamości w serwisach administracji publicznej.

Jakie są zastosowania pieczęci elektronicznej?

Pieczęć elektroniczna dedykowana jest osobom prawnym, a więc w szczególności: 

• spółkom kapitałowym, 
• spółdzielniom, 
• jednostkom samorządu terytorialnego, 
• uczelniom wyższym, 
• kościołom, 
• partiom politycznym,
• administracji centralnej. 

Zastosowanie pieczęci elektronicznej jest tak szerokie, jak stosowanie pieczątki tradycyjnej. Każdy dokument papierowy oznaczony pieczątką miał charakter oryginału, tak też jest z pieczęcią elektroniczną i dokumentami w formie elektronicznej. 

Pieczęć elektroniczna z ważnym certyfikatem na e-dokumencie potwierdza, że jego wystawcą jest podmiot występujący na tej pieczęci, a treść dokumentu nie została zmieniona.

Najczęściej pieczęć elektroniczną wykorzystujemy do oznaczania wysyłanych i odbieranych dokumentów oraz wszędzie tam, gdzie wymagana jest weryfikacja tożsamości podmiotu.

Pieczęć elektroniczna znajduje zastosowanie w szeregu obszarów gospodarki, np.:

• administracja publiczna – przy oznaczaniu dokumentów o charakterze: administracyjnym (np.: wnioski, zaświadczenia, obsługa mieszkańców);
• przedsiębiorczość  (np.: umowy, faktury, oferty, dokumenty przetargowe);
• HR – prowadzenie elektronicznych archiwów i kartotek;
• edukacja – świadectwa, dyplomy, zaświadczenia, legitymacje;
• rejestry publiczne – weryfikacja tożsamości podmiotów (np. EPREL);
• KSeF – krajowy system eFaktur.

Dzięki zastosowaniu pieczęci elektronicznej możliwe staje się automatyzowanie procesów, szybsza obsługa spraw i ogólne zwiększenie bezpieczeństwa wysyłanych i odbieranych dokumentów. Ma to znaczenie na każdym poziomie prowadzonej działalności.

Posiadanie pieczęci elektronicznej pozytywnie wpływa na budowanie wizerunku przedsiębiorstwa, czy instytucji. Dzięki niej firma może przedstawiać się jako pro-ekologiczna i idąca z duchem czasu. Poprawia komunikację i w znaczny sposób obniża koszty prowadzenia dokumentacji. Jej zastosowanie umożliwia zautomatyzowanie procesów biznesowych przy jednoczesnym zachowaniu integralności i autentyczności dokumentów.

Podsumowując, zastosowania pieczęci elektronicznej oraz podpisu elektronicznego są bardzo szerokie. Obecnie z narzędzi tych korzystają przedsiębiorstwa funkcjonujące w każdym sektorze gospodarki oraz administracja państwowa. Usługi zaufania można z powodzeniem wykorzystywać w obrębie całej Unii Europejskiej.

Artykuł powstał przy współpracy z firmą EuroCert – certyfikowanym dostawcą usług zaufania

* * *

EuroCert działa na rynku od 2012 roku i jest jedną z pięciu firm w Polsce, która świadczy kwalifikowane usługi zaufania. Robi to na podstawie statusu przyznanego jej przez Narodowe Centrum Certyfikacji NBP. Oferuje ona m.in. elektroniczne podpisy, pieczęcie i znaczniki czasu, czym zapewnia bezpieczne uwierzytelnianie i wspiera realizację cyfrowych strategii organizacji.