Niezależnie od tego, jaką firmę posiada przedsiębiorca, musi on prowadzić ewidencję księgową. Zgodnie z przepisami może być to księgowość uproszczona (Księga Przychodów i Rozchodów, ryczałt ewidencjonowany, karta podatkowa) lub pełna. W naszym tekście wyjaśniamy, czym jest pełna księgowość. Kto musi ją prowadzić i od jakiej kwoty się to robi? Czym pełna księgowość różni się od uproszczonej?

Pełna księgowość – na czym polega?

Pełna księgowość to najbardziej zaawansowana forma ewidencji rachunkowej. Polega ona na tym, że wszystkie zdarzenia – w tym także operacje magazynowe, przelew wynagrodzenia czy zapłata zaległej należności handlowej przez kontrahenta itp. – ewidencjonuje się na specjalnie wydzielonych w tym celu kontach.

Tak rozumiana pełna księgowość, która opiera się na prowadzeniu kont, pozwala na sporządzenie sprawozdania finansowego, w tym m.in.: bilansu, rachunku zysków i strat, rachunku przepływów pieniężnych.

Pełna księgowość a księgowość uproszczona

Podczas gdy np. w KPiR koszty dzielone są na:

• wartość zakupionych towarów i materiałów
• koszty uboczne zakupu,
• koszty wynagrodzeń,
• pozostałe koszty,
• wydatki na działalność B+R,

to pełna ewidencja księgowa jest znacznie bardziej rozbudowana. Na osobnych kontach księguje się np. koszty zużycia energii elektrycznej, opłaty za czynsz, usługi księgowe itp., składki ZUS, pensje, odpisy amortyzacyjne itp.

Pełna księgowość – co się na nią składa?

Pełna księgowość to skomplikowany system ewidencji rachunkowej, na który składają się następujące elementy:

• dziennik – jest to zestawienie zawierające informacje na temat wszystkich zdarzeń gospodarczych z danego okresu sprawozdawczego. Zdarzenia te są zapisane w porządku chronologicznym;
• księga główna – są tu zbierane zapisy z kont syntetycznych bilansu oraz rachunku zysków i strat (mogą być to np. konta księgowe zapasów);
• księga pomocnicza – są to konta analityczne, które „uszczegóławiają” zapisy kont syntetycznych (np. podkonta dla kont poszczególnych dostawców, podczas gdy kontem syntetycznym jest konto „rozrachunki z odbiorcami”).

Oprócz tego ważne są również zestawienia obrotów i sald, a także inwentarz – rejestr, który zawiera informacje na temat stanu majątku (aktywów) oraz źródeł jego finansowania (pasywów).
Wszystkie te czynności można wykonywać przy pomocy programów księgowych, takich jak Mała Księgowość Rzeczpospolitej.

Pełna księgowość – kto ma obowiązek prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych?

Jeśli chodzi o obowiązek prowadzenia pełnej księgowości, to są nim objęte przedsiębiorstwa, wobec których stosuje się zapisy wspomnianej już ustawy o rachunkowości. O tym, jakie są to podmioty, mówi nam art. 2 u. 1. Poniżej przedstawiamy jego fragmenty. Sam artykuł jest bardzo obszerny, ale dużą część jego zapisów reguluje kwestie, które nie dotyczą typowych przedsiębiorców, lecz np. instytucji finansowych:

„Przepisy ustawy o rachunkowości, zwanej dalej „ustawą”, stosuje się […] do mających siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej:

1) spółek handlowych […] spółek cywilnych, z zastrzeżeniem pkt 2, a także innych osób prawnych, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego;

2) osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółek jawnych osób fizycznych, spółek partnerskich oraz przedsiębiorstw w spadku […] – (jeśli spełnione zostanie kryterium przychodowe – więcej informacji na temat znajdziesz w dalszej części tekstu);

2a) przedsiębiorstw w spadku działających zgodnie z ustawą […] o zarządzie sukcesyjnym […], jeżeli na dzień poprzedzający dzień otwarcia spadku prowadzone były księgi rachunkowe;

3) jednostek organizacyjnych działających na podstawie Prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, […] świadczeniu usług finansowania społecznościowego dla przedsięwzięć gospodarczych, […] funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, […] przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej […];

4) gmin, powiatów, województw i ich związków, a także:

a) państwowych, gminnych, powiatowych i wojewódzkich jednostek budżetowych,

b) gminnych, powiatowych i wojewódzkich zakładów budżetowych;

c) (uchylona)

[…]”.

Jeśli chodzi o wyżej wymienione grupy podmiotów, to w ich przypadku prowadzenie pełnej ewidencji księgowej jest obowiązkowe. Nie ma zatem właściwie żadnej prawnej możliwości, by móc uchylić się od tego obowiązku.

Pełna księgowość – od jakiej kwoty jest obowiązkowa?

W art. 2 ust. 1 wymieniono te podmioty, które muszą prowadzić pełną księgowość. Nie ma przy tym znaczenia, jaki jest poziom osiąganych przez nich przychodów. Wskazaliśmy również wyjątek od tej reguły – jest to punkt 2 (możesz wrócić do pogrubionego fragmentu z ustawy o rachunkowości, jeśli chcesz się o tym przekonać).

Podmioty te zobowiązane są do prowadzenia ksiąg rachunkowych pełnych w sytuacji, gdy osiągnięte przez nich przychody (a konkretnie – „przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych”) przekroczyły w poprzednim roku obrotowym dwa miliony euro w przeliczeniu na polskie złote.

A co w sytuacji, gdy przychody prowadzonej działalności nie przekraczają tego ustawowego limitu? Cóż, prowadzenie pełnej księgowości wciąż jest wówczas możliwe, choć nie ma obowiązku, by rozliczać się w ten sposób. Praktyka pokazuje, że część przedsiębiorców się na to godzi. Choć jest to rozwiązanie bardziej czasochłonne (i kosztowne, jeśli prowadzenie księgowości zostało przekazane specjalistom z zewnętrznego biura rachunkowego), to pełne księgi – jak już wspomnieliśmy – pozwala na lepsze poznanie kondycji finansowej danego przedsiębiorstwa.

Przeczytaj więcej w kategorii Biuro rachunkowe.

Mała Księgowość – prosty program do księgowości

Mała Księgowość Rzeczpospolitej to prosty w obsłudze program dla biur rachunkowych, obsługujących małe i średnie firmy oraz osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.
Umożliwia sprawne wprowadzanie danych księgowych, rozliczenia podatku dochodowego, prowadzenie ewidencji oraz bezpieczne przechowywanie wszystkich dokumentów.